Tietojenhallinta: käsite, tyypit ja toiminnot

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Taloustieteen tieteellisessä kirjallisuudessa käsite "tiedonhallinta" on yhä yleisempi. Tämä termi on laaj alti käytössä tutkimuksessa ja käytännön työssä, jota käyttävät yritykset eri toimialoilla. Tietämyksenhallinta on sellaisten tietojen tunnistamis-, tallennus-, soveltamis- ja siirtoprosessin hallintaa, jota voidaan myöhemmin parantaa ja käyttää aiottuun tarkoitukseen.

Määritelmä

Tietojohtaminen on itsenäinen johtamisen tieteenala. Jotkut asiantuntijat pitävät sitä yhtenä johtamisen muodoista, jota tulisi käyttää kaikessa toiminnassa, joka vaatii asiantuntevaa tiedonhallintaa ja analyyttisiä prosesseja.

Tietojohtaminen tarkoittaa strategiaa, joka voi muuttaa kaikki henkisen pääoman alatyypit parantuneeksi työn tuottavuudeksi, paremmaksi vastineeksi lopputuotteelle ja kestäväksi kilpailukyvyksi. Tiedonhallinnan käsite sisältää monimutkaisenyhdistelmä, joka koostuu useista organisaation johtamisen elementeistä, mukaan lukien henkilöstötietojen hallinta, yrityksen innovatiivinen ja viestintäkehitys nykyaikaista tietotekniikkaa käyttäen.

Jos paljastat tämän termin käsitteen tieteellisestä näkökulmasta, saat eräänlaisen sekoituksen talouden tieteenaloja, erilaisia suuntia, lähestymistapoja ja käsitteitä. Itse tiedonhallinnan mallia on käytetty teoriassa ja käytännössä koko ajan, mutta siitä tiedettiin vähän, koska sitä kutsuttiin eri tavalla. Tiedonhallintajärjestelmä on ajatukseltaan lähellä henkilökohtaista markkinointia, kuluttajasuhdeteoriaa, uudelleensuunnittelua, hallintoa, yrityksen henkilöstöjohtamista jne.

Tällä hetkellä on tärkeää huomata uusien mahdollisuuksien ilmaantuminen tietoprojektien kehittämisen, paikallisverkostojen ja Internetin muodostumisen yhteydessä. Toisa alta henkisen omaisuuden hallintaa ei identifioida uusien tietoteknologioiden käyttöön hallintaympäristössä. Tärkeä osa tiedonhallintaa on oikean tekniikan valinta tietojen mukauttamiseen, jakeluun ja muuntamiseen.

Mitä tämä käsite sisältää?

Tiedonhallinnan roolia on vaikea yliarvioida, varsinkin nykyisessä vaiheessa, kun on tapahtunut voimakas siirtymä sisäisestä kehityksestä ulkoiseen kehitykseen. Tiedonhallinnan ala, joka liittyy perinteisiin johtamisperiaatteisiin teknologisen innovaation alalla, ei käsittele vain tieteen, tekniikan ja suunnittelun kehitystä, vaan vaatii myös markkinointipolitiikan huomioon ottamista.yritykset, asiakasvuorovaikutus, tiedon ja kokemusten vaihto-ohjelmat kumppaneiden kanssa jne.

Koska osaamisen hallinnan päätavoitteena on vahvistaa markkina-asemia ja parantaa kilpailukykyä, tämä toimiala kattaa useita alueita kerralla. Tämän käsitteen rakenne sisältää seuraavat elementit:

• uuden tiedon muodostuminen;
• stimuloi tiedon kasvua;
• ulkopuolelta tulevien merkityksellisten tietojen suodattaminen;
• käytettäessä todistettuja ja uusia luotettavan tiedon lähteitä etsimällä;
• tiedon varastointi, jakelu, käsittely ja saatavuuden lisääminen;
• tiedon levittäminen ja vaihto ensisijaisesti yrityksen sisällä;
• tietojen integrointi tuotantoprosesseihin;
• osaamisen sisällyttäminen tärkeisiin päätöksiin;
• tietosisältö valmiissa tuotteessa, palvelussa, asiakirjoissa, ohjelmistossa jne.;
• tietosuojaluokitus.

Siten tiedon hallinta edellyttää useita ehtoja kerralla, koska tämä toimiala ei ole itsenäinen eikä ole olemassa yksinään. Tietämyksenhallintaprosessilla on tärkeä rooli minkä tahansa organisaation kehitysstrategian muovaamisessa. Tämä työkalu yhdistää ja kodifioi saapuvan tiedon, jakaa sen oikeille alueille ja käyttää sitä aiottuun tarkoitukseen. Tässä organisaatiojohtamisen mallissa tapahtuu innovaatio- ja oppimisjohtamista.

Toisessa tulkinnassaTiedon hallinta tarkoittaa tuotantokustannuksiin vaikuttamista, sen tuottavuutta, ja sen muodostumisessa pääroolissa tulee olla organisaation aineettomat hyödykkeet. Brändin suosion ylläpitäminen ja kehittäminen yrityksen arvostuksen indikaattorina on vaikea tehtävä, joka vaatii perusteellista lähestymistapaa. Ilman halua muuttaa tietoa arvoksi on lähes mahdotonta nostaa liiketoimintaa uudelle tasolle. Juuri tiedonhallinta voi muuttaa ajattelutapaa ja auttaa siirtymään pois vanhentuneista yrityskehityksen muodoista.

Kehityshistoria

Tietohallinta pyyhkäisi Länsi-Euroopan, Yhdysv altojen ja Kiinan liiketoiminnan useita vuosikymmeniä sitten. Tämän suunnan suosio osoittaa, kuinka merkittävänä sitä pidetään maailmantaloudessa. Tietämyksenhallinnan standardit ovat saavuttaneet Venäjän. Ja vaikka kotimaiset yritykset ovat käyttäneet tätä tieto- ja taloudellista työkalua suhteellisen hiljattain, voimme jo päätellä, että tällä alueella on kysyntää maassamme.

Ensimmäinen maininta tiedon ja taitojen hallinnasta löytyy Platonin teoksista, jotka on päivätty 4. vuosisadalla eKr. Viime vuosisadan puoliväliin asti tämä tieteellinen suunta ei kehittynyt millään tavalla, se oli "nukkumistilassa". Kiinnostus osaamisen hallintaa kohtaan sai alkunsa toistuvat globaalin kriisin jaksot ja sen seurauksista tulleet radikaalit muutokset liiketoiminnan muodoissa ja menetelmissä. Ajan mittaan elinkeinoelämän suuret toimijat tulivat siihen tulokseen, että tieto on tärkein resurssi talouskehitykseen javaurautta. Kaikki liiketoimintaprosessit perustuvat toimialan tuntemukseen, mikä lisää osuuttaan valmiiden tuotteiden kustannusten muodostumisessa.

Itse asiassa kaikki viime vuosikymmeninä syntyneet ja laaj alti levinneet nykyaikaiset talouden alat perustuvat tietojohtamiseen. Lääkkeiden, geenitekniikan, kemianteollisuuden ja muiden alojen kehittämiseen ei liity pelkästään valmiiden tuotteiden tuotantoa, vaan myös tiedon levittämistä kemikaalien uusista ominaisuuksista, niiden tutkimusmenetelmistä, patenttisuojasta ja edelleen edistämisestä.

On syytä huomata toimialat, jotka eivät tuota kulutustavaroita. Heidän toimintansa koostuu tiedon välittämisestä eri tavoin - elokuvien, tv-sarjojen kuvaamiseen, lääketieteellisten ja koulutuspalvelujen tarjoamiseen, koulutusten, seminaarien järjestämiseen sekä toimialoihin, joissa tuotteet ovat pääosin tiedonkäsittelyn tuloksia (arkkitehtuuriprojektien kehittäminen, tietokoneohjelmat, luominen digitaalitekniikan) jne.).

Edellytykset tehokkaalle johtamiselle

Tietoympäristön hallinta on yksi yrityksen määräävistä toiminnoista ulkoisen talouden epävakaissa olosuhteissa. Sen avulla voit noudattaa integroivaa lähestymistapaa nykyaikaisten ja tehokkaiden tekniikoiden käyttöönotossa markkinoinnin, innovatiivisten projektien ja PR-hallinnan alalla. Tiedonhallinta edellyttää symbioottista suhdetta tuotanto- ja toteutusnäkökohtien välillä. Tietämyksen hallinta- Tämä on jatkuvaa työtä henkisen pääoman parissa, lisäksi sen kaikissa lajikkeissa ja jokaisessa muodossa erikseen. Se tarjoaa tarvittavan yhdistelmän inhimillistä ja organisatorista pääomaa kuluttajakysynnän parantamiseksi.

Hyvin valitulla tiedonhallintatekniikalla saavutetaan seuraavat tulokset:

• luoda hyvin koordinoitu teknologinen infrastruktuuri, joka mahdollistaa kertyneen tiedon levittämisen ja tarvittavan kokemuksen hankkimisen;
• luoda kulttuurin aiempien työntekijöiden tietojen ja taitojen siirtämiseksi yrityksen sisällä ja vuorovaikutuksessa kumppaniyritysten kanssa;
• järjestä jatkuva koulutusjärjestelmä ja henkilöstön jatkokoulutus.

Henkilökunnan henkilökohtainen pätevyys

Täydellisen tiedonhallinnan kann alta tämä elementti on erityisen tärkeä. Yksi tavanomaisista ja tunnetuista menetelmistä työntekijöiden yksilöllisen suorituskyvyn parantamiseksi ovat koulutukset, seminaarit, muunlaiset koulutukset sekä henkilöstön rotaatio. Työntekijöiden henkilökohtaista osaamista voidaan lisätä ottamalla käyttöön erilaisia markkinointitekniikoita tiedon, asiakkailta, ostajilta saatavan tiedon aktiivisella käytöllä, paikallisten tietokantojen ja palautetyökalujen kehittämisellä.

Joitakin yksilöllisen osaamisen komponentteja käytetään organisaatiopääoman kasvattamiseen. Tämä konsepti tarkoittaa muutaman luovan tiimin luomista, henkilöstön jakamista ryhmiin,joka auttaa saamaan tehokkaammin käyttöön yksilöllisen osaamisen muuntamalla sen kollektiivisiksi taidoiksi. Tiedonhallinnan käsitteessä yrityksen tietotekniikkajärjestelmien muodostuksella pyritään vahvistamaan henkilökohtaisen osaamisen eri elementtien vuorovaikutusta ja antamaan yksittäisille omaisuuksille organisaatiota yhdistävä muoto.

Tiedonhallintatoiminnot

Yleensä tiedonhallinta on ilmaus monitahoisesta toimintamuodosta, jota voidaan tarkastella niin taloustieteen ja liiketalouden, tietotekniikan ja ohjelmoinnin sekä humanististen tieteiden (psykologia, sosiologia) näkökulmasta. Tällä tieteenalalla integroidaan onnistuneesti osat henkilöstöjohtamisesta, mainonnasta, organisaation kokonaiskehityksestä, innovatiivisten järjestelmien käyttöönotosta jne. Tietämyksenhallinta on tulosta kaikkien edellä mainittujen toimialojen vuorovaikutuksesta. Tiedonhallinnan päätoiminnot ovat:

• tietojen muuntaminen organisaation käytäntöjen tehostamiseksi;
• jatkuva oppiminen, kokemuksen ja taitojen hankkiminen yrityksen keskeisen kehittämisstrategian toteuttamiseksi;
• luoda asiakastietokanta ja hyödynnä tietoa uusien asiakkaiden houkuttelemiseksi ja siten myynnin parantamiseksi;
• vakaan myyntijärjestelmän kehittäminen;
• yrityksen henkisen pääoman (inhimillinen, organisaatio, kuluttaja) käyttö;
• parantaa kaikkien aineettomien hyödykkeiden tuottoa ja levittää tuloksiakehityshankkeita;
• edellytysten luominen olemassa olevan tiedon lujittamiseen ja tiettyjen innovatiivisten hankkeiden tukemiseen.

Kuinka tieto muodostuu

Kun päätät ottaa käyttöön tiedonhallintajärjestelmän yritykseesi, sinun on ensin selvitettävä, mihin sitä tarvitaan ja minkä tuloksen se auttaa saavuttamaan. Tiedonhallintaa ei voi tehdä vain siksi, että kilpailijat tekevät niin. Tiedonhallintajärjestelmä seuraa organisaation yhtenäisistä strategisista suunnitelmista ja tavoitteista, tulee liittää suunnitteluun eri toiminta-alueilla. Tiedonhallinta edistää omaperäisten ja hyödyllisten ideoiden tehokasta luomista ja kehittämistä.

Jotta tiedon käyttöprosessi tuo toivotun tuloksen, kyselyt on muotoiltava oikein. Se on luotava siten, että se voidaan myöhemmin tarvittaessa koodata lähetettäväksi. Pyynnön rakenteen vuoksi sinun tulee luoda luettelo jokaiselle sen osalle ja määrittää käyttötarkoitus.

Organisaation tehokkaan tiedonhallinnan kann alta tärkeä rooli on palautteen läsnäolo kuluttaj alta, jonka on kyettävä muotoilemaan pyyntö oikein ja syöttämään tiedot oikein. Ohjelmistomenetelmien tulee taata nopea tiedonhaku, dekoodaus ja tiedon antaminen sekä tarvittaessa suojata ne, tehdä niistä luottamuksellisia.

Tietonsiirtoprosessia ohjaavia tietokoneohjelmia suunniteltaessa on tarpeen määritellä vakiomuoto jaantaa tietoja pyynnöstä. Tietämyksenhallinta perustuu periaatteeseen, jonka mukaan varmistetaan tietojen ja tietojen tarkistaminen ja hyväksyminen siten, että tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot poistetaan tai korjataan ajoissa, jolloin niistä tulee kysyntää ja merkityksellisiä.

Tapoja motivoida työntekijöitä

Johtamisen perusteiden tuntemuksella on ratkaiseva rooli tiedon luomis- ja jakeluprosesseissa, mutta mikään organisaatio ei pysty työskentelemään tuottavasti ja tehokkaasti ilman koordinoituja toimia hallinnollisella tasolla.

Tiedonhallintajärjestelmän kehittämis- ja toteutusvaiheessa ylläpitäjän roolin tulee ottaa projektia rahoittava ja työn edistymistä valvova tiimi. Ihannetapauksessa sinun tulisi välittömästi tunnistaa vastuullinen virkamies - yleensä tämä on henkilö, joka käsittelee tekniikkaa ja ohjelmistoja. Jotta tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessi etenee onnistuneesti, tarvitset:

• nimittää virallisesti järjestelmänvalvojan;
• antaa hänelle toiminnallista osaamista suhteessa alaistensa työntekijöihin;
• määritä valvontasäännöt;
• kehitä suorituskyvyn arviointikriteerit;
• ottaa käyttöön menetelmiä, joilla määritetään henkisen pääoman määrä.

Organisaatiossa tiedonhallintastrategiaa luotaessa on tärkeää selvittää, miten kulttuurin muutokset liittyvät mekanismeihin, jotka motivoivat työntekijöitä kehitystyöhöntietojärjestelmä ja sen hedelmällinen käyttö yrityksen jatkotoiminnassa.

Tietojen hallinta tarkoittaa halua moninkertaistaa saatavilla oleva tieto, pyrkimys synergistiseen vaikutukseen ja vaatia korkeampaa motivaatiota kuin rahallinen maksu. Tehokkaan motivaation aikaansaamiseksi käytetään erilaisia motivointimenetelmiä, jotka edistävät itsensä toteuttamista.

Henkilökunnan kehittäminen ja urakehitys on ensimmäinen motivaatiotyökalu, jonka johto tarjoaa alaisilleen. Millä tahansa tiedonhallintamenetelmällä työntekijät saavat lähes rajattomat mahdollisuudet ylennykseen ja arvokkaan kokemuksen hankkimiseen tietyltä alueelta. Tässä tapauksessa henkilökunnalle voidaan tarjota erityisiä sisäisiä koulutuskursseja pätevyyden parantamiseksi ja koejärjestelmää, myös verkossa. On tärkeää varmistaa työntekijöiden jatkuva tiedonsaanti ja kohdentaa lisäresursseja, jotta heillä on mahdollisuus saada koulutusta työaikana.

Toinen henkilöstön motivaatiotekijä on kysynnän tae. Koska oppimisprosessi vaatii kustannuksia, työntekijöiden on tiedettävä, että nämä kustannukset on suunniteltu ja sisällytetty yrityksen budjettiin, ja siksi niiden käyttöä tietyissä olosuhteissa kannustetaan, muuten tietämyksenhallintajärjestelmää ei ole ketään tukemassa. Oman tietämyksensä käytöstä tiedonhallinnassa työntekijä on palkitseva, hänen keksintönsä on patentoitava tai hankittava yrityksen toimesta työsopimuksessa määrätyin ehdoin. Muutenpalkkio menettää motivoivan osansa ja siitä tulee sopimaton.

Yhtä vahva motivoiva tekijä on tunnustus. Tiedonhallinnan toimintoihin kuuluu työntekijöiden kyky ilmaista itseään, jakaa mielipiteitään ja tutustua kritiikkiin. Vaikka usein ihmiset ovat haluttomia antamaan omaa tietoaan yleisön hyväksi, jos he eivät ymmärrä, minkä palkkion he voivat saada tästä. Tässä yhteydessä tieteellisten keskustelukerhojen järjestämisestä ja niihin aktiiviseen osallistumiseen kannustamisesta tulee tehokas väline tiedonhallinnan kehittämisessä. Yrityksen johdon tulee varmistaa, että ulkopuolisia julkaisuja ja virallisia tunnustuksia tuetaan. Hyödyllinen motivaatioelementti on kyky käyttää Internetiä. Tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto on yleensä henkilöstön valintaan ja koulutukseen osallistuvan esimiehen vastuulla.

Koska koulutusprosessi vaatii tiettyjä kustannuksia ja resursseja, sen on oltava jatkuvasti yrityksen hallinnon hallinnassa. Johdon tulee kyetä arvioimaan käytettyjen keinojen tehokkuutta ja tiedonhallinnasta saatavia hyötyjä, valvomaan ja analysoimaan työntekijöiden toimintaa tähän suuntaan. Tiedonhallintajärjestelmän kehittäminen, käyttöönotto ja optimointi ei tuota heti voittoa - se vie aikaa. Johtamisesta ei tarvitse luopua, sillä ensimmäiset tulokset saavutetaan vasta jonkin ajan kuluttua.

Järjestelmän toteutuksen vivahteet

Jokainen organisaatio, joka on havainnut tiedonhallintajärjestelmän käyttökelpoisuuden, on joutunut kohtaamaan useita vaikeuksia. Hallintomekanismin käyttöönottoprosessi kestää yleensä useita vuosia. Jos otamme pohjaksi erilaisten tutkimusten tiedot tiedonhallinnan käytännön toteutumisesta konsulttiyritysten toiminnassa, voidaan tuoda esiin tärkeimmät ongelmakohdat, joita yritysten on prosessissa kohdattava.

Yleisin ongelma on kyvyttömyys tunnistaa vastuuhenkilöä. Tiedonhallinnan tyypistä riippumatta organisaatiot joutuivat käyttämään paljon aikaa henkilöstön koulutukseen. On tärkeää ymmärtää, että tämä investointi maksaa itsensä takaisin voitolla vain pitkällä aikavälillä. Lisäksi toteutusongelma voi liittyä siihen, että yrityksen ylin johto ei pidä tiedonhallintaa sopivana, eikä siksi ole valmis ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin sen toteuttamiseksi.

Aiheuttaa vaikeuksia tiedonhallinnan kehittämisessä ja palkitsemisen puutetta, tunnustuksen puutetta. Palkitsemisella on v altava rooli, ja sen vuoksi on tärkeää muuttaa yksilötyö ryhmätyöksi.

Tiedonhallinnan käyttöönoton suurin ongelma on siis tietyn tavoitteen puute ja järkevän lähestymistavan puute käytettävissä olevien resurssien tuhlaamiseen. Yhdysvalloissa viime vuosisadan lopulla tehdyt mielipidemittaukset osoittivat, että suurin osa vastaajista onsuurin este tiedonhallintajärjestelmän parantamisessa on organisaation kulttuuri. Tietämyksenhallinnan uutena virstanpylvänä henkisen omaisuuden keräämiseen ja tehokkaaseen käyttöön tähtäävänä yritysten toiminnassa tulee olla tärkein työkalu niiden kilpailukyvyn ja markkina-asemien vahvistamisessa.

Johtopäätökset

Tietämyksen hallinnan (johtamisen) päästrategian tavoitteena on luoda uusi arvo myytäville tuotteille, ihmisille ja prosesseille rationaalisen tietodatan muodostamisen ja toteuttamisen avulla yrityksen kehittämisstrategiassa. Ensisijaisena tehtävänä on saada rationaalinen tuotto käytettyjen resurssien käytölle, kehittää tehokkaampia innovatiivisia teknologioita, parantaa asiakaspalvelumekanismeja, vähentää passiivisen henkisen pääoman menetyksiä.

Tietämyksen hallinnan käsitteellisiä säännöksiä voidaan soveltaa paitsi kauppa- ja tuotantoyrityksissä myös budjettityyppisissä organisaatioissa, voittoa tavoittelemattomissa ja julkisissa yhdistyksissä. Lisäksi useimmat voittoa tavoittelemattomat yritykset liittyvät suoraan tiedonhallintaan. Heidän toimintansa perustuu nimenomaan erilaisten tieto- ja tietovirtojen luomiseen, säätelyyn, levittämiseen ja käsittelyyn. Nykyvaiheen tiedonhallintamalli on myös viranomaisten käytössä.

Jos tarkastellaan tiedonhallinnan mahdollista rationaalisuutta teoreettisesta näkökulmasta, se voi tuntua korke alta. Mutta huolimatta tämän hallintaprosessin osan tehokkuudesta, sen soveltaminenharjoittelu aiheuttaa useita vaikeuksia. Tämä alue on toistaiseksi saanut vain vähän huomiota kotimaisessa kirjallisuudessa. Kokemusta tiedonhallintajärjestelmän soveltamisesta käytännössä ei ole riittävästi. Julkishallinnossa tiedonhallintatekniikoita käytetään useammin kuin kaupallisissa yrityksissä, mutta niissäkään ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota niin tärkeään kehittämisen osa-alueeseen kuin organisaation henkilöstön kouluttaminen.