KDP - mikä se on? KDP:n suorittaminen - mitä se on?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Hyvin kirjoitetun henkilöstödokumentaation merkitystä on vaikea yliarvioida. Henkilöstöasiakirjat ovat merkittävien oikeudellisten tosiasioiden koomista paperille. Ja mikä tahansa henkilöstöpäällikön virhe aiheuttaa kielteisiä seurauksia sekä työntekijälle että työnantajalle, minkä vuoksi on niin tärkeää noudattaa KDP:n sääntöjä henkilöstössä.

Mikä on HR?

KDP - mikä se on? Tämä on toiminta-alue, joka dokumentoi kaikki työsuhteet ja kerää tietoa henkilöstöstä ja henkilöstön liikkuvuudesta, minkä seurauksena kaikki henkilöstötoimenpiteet dokumentoidaan.

Mikä KDP on juridisesta näkökulmasta? Kaikilla henkilöstöasiakirjoilla on oikeudellista (tai kaupallista) arvoa. Käyttämällä niitä kirjallisina todisteina voit puolustaa kantaasi tuomioistuimessa. Joten esimerkiksi henkilöstö, henkilöstömääräykset ja palkkalaskelmat voivat toimia perustana vero- ja tuloetujen saamiselle tai vahvistamiselle.

KDP - mitä se on ja mihin se on tarkoitettutarve? Useimmat oikein laaditut henkilöstöasiakirjat sisältävät erittäin tärkeitä tietoja. Tämän dokumentaation perusteella voidaan vahvistaa tietyt työntekijän oikeudet esimerkiksi haettaessa varhaiseläkettä vaarallisilla tai vaarallisilla toimialoilla tapahtuvan työn vuoksi.

KDP – mitä se on sosiaalialalle? Työsuhteiden dokumentoinnilla on merkittävä rooli työntekijöille voimassa olevan lainsäädännön mukaisten eläke-, sosiaali- ja muiden takeiden varmistamisessa. Kaikki työoikeuteen liittyvät säädökset ja säädökset ovat välttämättömiä henkilöstöasiantuntijan laadukkaalle työlle.

KDP-hallinta - mitä se on ja mistä se koostuu?

Työkirjojen ja sopimusten toimeenpano on tietysti erittäin tärkeä osa jokaisen henkilöstöpalvelun työntekijän työtä, mutta henkilöstöasiakirjojen hallinta ei rajoitu näihin hetkiin. Kaikki asiakirjat, jotka henkilöstövirkailijalla on oltava käsillä, voidaan jakaa kahteen päälohkoon.

Ensimmäiseen ryhmään kuuluvat sekä lait että ohjesäännöt, jotka selittävät työsuojelun ja työlainsäädännön normeja. Kaikki tämän tyyppiset asiakirjat ovat pakollisia.

Toinen ryhmä - suositteleva dokumentaatio: metodologiset suositukset henkilöstöasiakirjojen hallinnasta ja esimiestyöstä.

Henkilöstötyöntekijän on tärkeää tietää, mitkä asiakirjat ovat pakollisia tietyssä yrityksessä suoritettavaksi ja mitkä tulevat voimaan vain tietyissä olosuhteissa. Tämä välttäänegatiivinen kokemus henkilöstötarkastajien kanssa tekemisistä.

Henkilöstön dokumentaatiota luotaessa tulee noudattaa seuraavia sääntöjä:

sisäiset asiakirjat (niiden ulkoasu, kehitys- ja hyväksymismenettely) voivat olla käteviä ja ymmärrettäviä nimenomaan tietylle yritykselle tai organisaatiolle;

ulkoiset asiakirjat laaditaan yleisesti hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti siten, että näillä asiakirjoilla on lainvoimaa;

Henkilöstön dokumentaation säilytys tapahtuu arkistopalvelun säännöt ja vaatimukset huomioiden

Henkilörekisterien hallinnan ohjeiden laatiminen

KDP-ohje - mikä se on? Itse asiassa tämä on yksityiskohtainen opas osaston tai henkilöstöpalvelun järjestämiseen ja asiointiin niissä. Organisaation johtaja nimeää tämän asiakirjan kehittämisestä vastaavan henkilön. Pääsääntöisesti tämän tekee henkilöstöosaston johtaja, lakimies tai pääkirjanpitäjä. Myös organisaation johtaja voi itse laatia ohjeita KDP:stä (tätä harjoitetaan usein pienissä yrityksissä). Kun ohje on valmis, se on hyväksyttävä johtajan tai johtajan määräyksellä ja myös kaikkien kiinnostuneiden virkamiesten allekirjoituksilla. Kaikki työntekijät tutustuvat ohjeeseen henkilökohtaisella allekirjoituksella.

Tämän asiakirjan säätelemät pääasiat:

• luettelo organisaation pakollisista henkilöstöasiakirjoista;
• työsuhteita sääntelevien asiakirjojen laatimismenettely;
• henkilöstöasiakirjojen käsittelysäännöt;
• asiakirjavirta henkilöstössäpalvelu;
• asiakirjanhallinta;
• tapausten siirtäminen OK:sta arkistoon.

KDP:n organisaatio

Sääntelysäädösten, menetelmäsuositusten perusteella on mahdollista laatia seuraava kaava yrityksen koko henkilöstötoimistotyön järjestämiseksi:

1. Laadi yritykselle pakolliset asiakirjat (määräykset, ohjeet, sisäiset määräykset, työturvallisuus- ja paloturvallisuusmääräykset).

2. Säädä henkilöstöä. Pääsääntöisesti organisaatiolla on jo kehitetty henkilöstötaulukko ja tiettyjä tehtäviä suorittavat työntekijät, mutta työkirjoja ja työpöytäkirjoja ei aina laadita oikein. Henkilöstötaulukon voit tarkistaa pyytämällä tietoja työntekijöiden palkoista ja tehtävien nimet kirjanpidosta. Henkilöstömäärät löytyvät sieltä. Kannattaa myös tarkistaa yrityksen työntekijöiden henkilötietojen oikeellisuus ja selvittää, mitä asiakirjoja puuttuu.

3. Tarkista henkilöstötaulukon ja työsopimusten tietojen oikeellisuus.

4. Tarkista tilausten toteuttamisen oikeellisuus OK. Kaikki henkilöstötapahtumat (rekrytointi, muutto, palkankorotus) on kirjattava asianmukaisen näytteen asiakirjoihin. Ne on allekirjoitettava sekä organisaation johtajan että työntekijän toimesta. Kaikki puutteet tulee korjata.

5. Tarkista työkirjojen täytön oikeellisuus.

6. Järjestä työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostotjos niitä ei ole tehty aiemmin.

7. Anna tarvittavat kirjat ja lehdet.

8. Tee loma-aikataulu.

9. Ryhmän henkilöstötiedostot.

10. Anna tapausten nimikkeistö.

KDP:n tarkastus

Henkilöstöauditointi on kaiken henkilöstödokumentaation kokonaisv altainen analyysi, sen todentaminen, että se täyttää voimassa olevan lainsäädännön, paikallisten lakien ja protokollien vaatimukset. Henkilöstökirjanpidon asianmukainen järjestäminen on kiireellinen asia, jonka huomiotta jättäminen voi sisältää tiettyjä riskejä.

Henkilöstön auditoinnissa tarkistetaan dokumentaation oikeellisuuden lisäksi myös sen soveltuvien lakien mukaisuus. Henkilöstöasiakirjojen tarkastus on tehokas työkalu yrityksen taloudellisessa ja taloudellisessa toiminnassa ilmenevien ongelmien ratkaisemiseen.

Tyypillisiä virheitä KDP:tä haettaessa

Henkilöasiakirjojen tarkastuksen avulla voimme tunnistaa useita suuria virheitä, jotka toistuvat useaan kertaan eri yrityksissä ja organisaatioissa. Pienissä laitoksissa luodaan lukuisia paikallisia protokollia, jotka itse asiassa yksinkertaisesti kopioivat toisiaan tai mikä vielä pahempaa, ovat ristiriidassa keskenään. Kaiken henkilöstön työnkulun on oltava yhtenäinen ja minimoitu.

Myös yleisiä virheitä ovat:

• hyväksytyn tiedon puute laitoksen työ- ja lepoaikatauluista tai sen ristiriita työsopimuksessa mainittujen tietojen kanssa;
• poissaolopalkkojen laskenta- ja maksumenettely;
• henkilöstövirheet;
• ei palkkalaskutusta;
• työntekijöiden oikeuksien loukkaaminen määriteltäessä henkilötietojen ja henkilötietojen käsittelyä koskevia sääntöjä;
• Väärin laadittu työsopimus.

Tämä ei ole koko luettelo. Virheiden välttämiseksi henkilöstödokumentaatiossa on noudatettava tarkasti määräyksiä, säädöksiä ja metodologisia suosituksia.