Esimerkkejä edistymisraporteista. Kuinka kirjoittaa raportti

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Ei ole sellaista johtajaa, joka vähintään kerran vuodessa ei vaadi alaistensa raportoimaan tehdystä. Ja ongelma on, että rutiinityössä tällaisen asiakirjan kehittäminen näyttää olevan melko vaikea tehtävä. Ja jostain syystä olemme hämmentyneet pyytää viranomaisilta esimerkkejä tehdystä työstä. Entä jos hän päättää, että emme vastaa asemaamme?

Kuka sitä tarvitsee

Tämän kysymyksen esittää esiintyjä, joka sai raportoitavan tehtävän. Useimmiten yritysten työntekijät tuntevat itsensä melkein loukkaantuneiksi tällaisista vaatimuksista. Mutta kaikella on merkitys.

Ensinnäkin selvityksen tehdystä työstä tarvitsee esiintyjä itse. Ei muodollinen, vaan kiinnostunut asenne tähän prosessiin auttaa sinua löytämään pullonkauloja ja heikkouksia pätevyyksissäsi. Joten määritetään ne suunnat, joissa on mahdollista (ja tarpeellista) kehittyä. Loppujen lopuksi me kaikki opimme virheistämme.

Toiseksi johtaja tarvitsee sitä. Tehdyn työn raportin avulla voit objektiivisesti arvioida laatua jatehtävien ratkaisemisen nopeus. Tämän asiakirjan ansiosta monet kysymykset katoavat - alkeellisimmasta "mitä teet koko ajan" monimutkaiseen "miksi minun pitäisi vaihtaa tietokoneesi nykyaikaisempaan". Koska raportti osoittaa, että dokumentin muutosten tallentaminen kestää kauan. Eikä se riipu esiintyjästä - vanhentuneet toimistolaitteet eivät voi toimia nopeammin. Itse asiassa tästä syystä näyttää siltä, että työntekijä juo koko ajan teetä - hän vain odottaa leikkauksen valmistumista.

Ja kysymys: "Miksi minun pitää kirjoittaa raportti kuukauden työstä?" itse on väärä. Koska tilastotietojen kerääminen ja tietokantojen täyttäminen on järkevää strategeille, ei operatiivisille työntekijöille. Heidän on vain helpompi ratkaista ongelma kuin puhua sen ratkaisumenetelmistä.

Mitä kirjoittaa

Esimerkit edistymisraporteista osoittavat, että sinun on kirjoitettava hyvin yksityiskohtaisesti. Mikä tahansa, joka näyttää pieneltä asi alta tai pieneltä eleeltä, voi olla avaintekijä tiettyjen toimintojen suorittamisessa. Mutta tämän ymmärtäminen tulee vasta useiden kirjallisten raporttien tutkimisen jälkeen.

Jos työ on rutiiniluonteista, esimerkiksi asiakirjojen yhteensovittamista ja epäjohdonmukaisuuksien tunnistamista, on järkevää kehittää taulukkomuotoinen muoto. Tässä tapauksessa taas taulukon tulee aluksi olla hyvin yksityiskohtainen ja sisältää monia sarakkeita; ajan myötä joidenkin sarakkeiden tarve katoaa ja raportin muoto saa normaalin (lue - kohtuullisen) ilmeen.

BUseissa tapauksissa, kun laaditaan raporttia tehdystä työstä (esimerkiksi opettajat), on mahdotonta lähestyä muodollisesti itsetutkiskelua. Suunnitellun koulutus- ja metodologisen kuormituksen ja tarvittavan materiaalin opiskelun lisäksi koulu harjoittaa todellakin myös koulutustoimintaa. Tämä vaatii erityistä lähestymistapaa asiakirjan valmisteluun: on ymmärrettävä syyt useiden opiskelijoiden jälkeen jäämiseen, löydettävä tapoja kiinnostaa lapsia aiheestaan. Ja samalla emme saa unohtaa menestyviä (ja jopa lahjakkaita) koululaisia.

Ilmoita tavoitteet

Oikean kokoamisen ja minimaalisten aikakustannusten vuoksi on alusta alkaen päätettävä, mihin tarkoitukseen ja miksi vuoden työstä raportti kirjoitetaan. Nimetään suosituin:

- perustelu tietyn aseman todelliselle hyödylle organisaatiossa;

- työntekijän pätevyyden vahvistus;

- tehokkaan työn osoitus johdolle;

- saa rahoituksen seuraavalle raportointikaudelle;

- suostumuksen saaminen suunnan (idean) kehittämiseen;

- perustelut kohdistettujen resurssien ja rahoituksen käyttämiselle jne.

Tunnettu muotoilu - ongelman oikea ilmaisu antaa 50 % ratkaisusta - toimii myös tässä tapauksessa. Mitä paremmin ymmärrämme, miksi raporttia tarvitaan, sitä helpompi meidän on kirjoittaa se. Siihen asti, että dokumentti "esittelyyn" ei vaadi meiltä luovaa lähestymistapaa ollenkaan. Ja aikaa vievää.

Asiakirjan rakenne

Jos yrityksellä ei olekehitetty raportointilomake, sinun on kehitettävä se itse. Kun tiedät asiakirjan tarkoituksen, on tarpeen miettiä sen rakennetta. Esimerkki edistymisraporteista viittaa siihen, että tarvitaan selkeä ja yksinkertainen luonnos.

Tiedon esittämisen tarkoitus ja logiikka tulisi heti alussa selittää. Selitä esitysjärjestys ja tee sisällysluettelo. Taulukkoa varten on annettava lyhyet selitykset, miksi tällainen muoto valittiin.

Osioiden ja alaosien sisällä on myös noudatettava esityksen yhtenäisyyttä. Joten asiakirja on ymmärrettävämpi, minkä seurauksena se on helpompi havaita. Pitkän ajan raportissa kaavioiden ja kaavioiden muodossa olevat kuvat ovat varsin sopivia, mikä helpottaa havaitsemista. Mutta tässä on noudatettava "kultaista keskitietä": kiinteä teksti sekä yksinomaan visuaaliset materiaalit väsyvät hyvin nopeasti.

Styling

Tavalliselle työntekijälle ehkä vaikeinta kirjoittaa on terminologia ja sanamuoto. Mahtava raportti näyttää luonnottom alta ja aiheuttaa johdolta kielteisen reaktion. Liian yksinkertainen sanamuoto (esimerkiksi 25 dokumenttia xeroxed) hylkii myös lukijan.

Mutta malleja tulee välttää. Ainoa poikkeus on asiakirja, jota kukaan ei koskaan lue. Kohtaamme joskus tällaisia ongelmia, mutta tässä artikkelissa olemme kiinnostuneita todellisista (ei pro forma -raporteista).

Joka tapauksessa sinun ei pidä puhua vain saavutuksista. Korostamaan niitäon tarpeen puhua vaikeuksista, joita työn aikana on kohdattava. Muun muassa monimutkaisuusanalyysi on ajattelua johtajien työn optimoinnista. Esimerkit edistymisraporteista osoittavat, että sinun ei pitäisi käyttää epämääräisiä ilmaisuja, kuten "epätyydyttävä tila", "ongelmia" jne. On parempi kutsua kaikkea sen oikealla nimellä: "rikkinäinen kopiokone", "Internet-yhteyden puute", "Tiedon puute tai ennenaikainen vastaanottaminen asiaankuuluv alta osastolta. Kaikki tämä antaa meille mahdollisuuden arvioida riittävästi ja objektiivisesti tämänhetkistä tilannetta yrityksessä.

Tulosten arviointi

Jokainen tulos on varmuuskopioitava numeroilla. Tällainen konkretisointi antaa ymmärryksen kehityksen dynamiikasta.

Lisäksi on tarpeen asettaa kriteerit tulosten arvioimiseksi. Onko kyseessä edellinen raportointikausi (jos se on esimerkiksi neljännesvuosittainen raportti) vai päinvastoin asetettujen tavoitteiden saavuttamisen prosenttiosuus, se on asiakirjan laatijan asia.

Yleensä epäsuorat indikaattorit voivat kertoa paljon tehtävien ratkaisuprosessista. Täältä löytyy myös runsaasti tietoa lisäanalyysiä varten. Työvoimakustannusten määrittämisestä tavoitteiden asettamisen oikeellisuuden ymmärtämiseen.

Ongelmasta ratkaisuun

Useimmat raportit kirjoitetaan edistymisen edistymisen perusteella. Asiakirja, joka osoittaa selkeästi ongelman ja ratkaisun suhteen, on edullisempi. Lukija ymmärtää heti, mitkä menetelmät ja tekniikat (tarvittaessa)esiintyjä käytti hyväkseen tehtävän oikea-aikaista ja laadukasta suorittamista.

Vielä yksityiskohtaisempi ketju "erityinen ongelma - sen syyt - tavoitteiden asettaminen - ratkaisu" viittaa välittömästi tarpeeseen esittää päivittäinen raportti taulukkomuodossa. Lisäksi kaavioiden nimet ovat jo tiedossa. Tällä tavalla esitettyä tietoa on helppo lukea ja analysoida.

Määrällisten indikaattoreiden esittely

Tapauksissa, joissa raportti koostuu pääasiassa numeerisista tiedoista, taulukkomuoto voi vain olla hyvin vaikea ymmärtää. Jatkuva numerovirta kirjaimellisesti väsyttää lukijaa muutaman minuutin kuluttua. Toinen asia - värikkäät kaaviot ja kaaviot. Ne ovat selkeitä, ymmärrettäviä ja helppolukuisia.

Jokainen kaavio on kommentoitava. Lisäksi on tarpeen osoittaa, kuinka eri kaaviot ovat yhteydessä toisiinsa; syy-seuraus-suhteiden selittäminen helpottaa edelleen raportin analysointia.

Jos työn aikana käytettiin aineellisia resursseja, älä vain luettele niitä kaikkia. Sen sijaan hankitut edut tulisi luetella. Kuiva lause: "Toimistolaitteet ostettu" kuulostaa täysin erilaiselta, jos kirjoitat: "Luotu 2 työpaikkaa, mikä mahdollisti osaston tuotannon lisäämisen."

Asiakirjan myöntäminen

Huolimatta siitä, ettei ole olemassa yhtä ainoaa kokoamismuotoa, tehdystä työstä voidaan laatia raportti GOST:n mukaisesti, joka määrittelee tärkeimmättieteelliset kriteerit. Siinä määritellään muotoilua, kirjasintyyppiä ja kokoa koskevat vaatimukset jne.

Asiakirjan luettavuuden os alta tässä on muutamia vinkkejä:

- yritä olla enintään 5 lausetta yhdessä kappaleessa;

- avainilmaisimet voidaan korostaa fontilla tai värillä;

- katkaise teksti niin, että taulukko tai kaavio ei täytä koko sivua; muista jättää tilaa kommenteille;

- kirjoita selkeä ja ytimekäs yhteenveto raportista.

Nämä vinkit auttavat ymmärtämään raporttisi, mikä tarkoittaa, että ne antavat lukijalle aluksi uskollisen asenteen asiakirjan kirjoittajaa kohtaan. Kuvittele, että olet pomo. Ja tee raportti tavalla, joka on sinulle hyödyllinen ja kiinnostava lukea.