Projektisuunnittelu on Prosessin vaiheet ja piirteet, suunnitelman kehittäminen ja valmistelu

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Suunnittelun aikana tehdään laadullisia ja määrällisiä päätöksiä organisaation pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi tällaisen työn aikana on mahdollista määrittää tarkasti optimaaliset polut. Projektisuunnittelu on tarkan suunnitelman laatimista, jonka mukaan organisaation kehittäminen tapahtuu. Näin voit miettiä kaikkia yksityiskohtia, valita tapoja ratkaista ongelmia ja saavuttaa tavoitteesi. Miten tällainen työ tehdään, keskustellaan myöhemmin.

Ajanvaraus

Projektisuunnittelu on tärkeä prosessi liikkeenjohdossa. Se on erittäin tärkeää, minkä vuoksi lähes jokainen yritys tekee tätä työtä nykyään. Se vie aikaa ja resursseja, mutta se kannattaa.

Suunnittelun laadusta projektinhallintaanriippuu niiden myöhemmästä täytäntöönpanosta. Tällaisen menettelyn aikana suoritetaan aloitus, jonka aikana hyväksytään peruskirja, osallistujarekisteri ja valitaan strateginen suunta jatkokehitystä varten.

Ensin päätoimintojen järjestys selvitetään. Niiden hyväksymisen jälkeen yksityiskohdat selvitetään.

Tulevan projektin konseptin ja sen etenemisen päävaiheet hahmoteltuaan johto pystyy korjaamaan sen kaikki vaiheet, valitsemaan parhaat tavat saavuttaa asetetut tavoitteet.

Projektisuunnittelu on tärkeä prosessi johtamisessa. Sen avulla voit myöhemmin seurata ja korjata liikettä kehityspolulla ajoissa. Todellisia indikaattoreita verrataan suunniteltuihin, mikä paljastaa tietoa suunniteltujen tehtävien toteutusasteesta. Seurannan yhteydessä huomioidaan jatkuvasti päivittyvä tieto ulkoisista ja sisäisistä lähteistä. Suunnitelman ehdot, ehdot ja tunnusluvut voivat muuttua, koska niiden on vastattava todellista tilannetta.

Suunnittelu vaikuttaa suoraan kaikkiin projektinhallintaprosesseihin. Siksi jokainen organisaatio suorittaa sen. On mahdotonta hallita mitään, jos ei ole selkeää toimintosarjaa. Nämä vaiheet ovat tehtäviä, joiden toteuttaminen johtaa tavoitteen saavuttamiseen. Jos jokin alkaa mennä pieleen suunnitellusti, johtaja tunnistaa tällaisten ilmiöiden syyt, tehdään päätöksiä olosuhteiden oikeista toimista.

Suunnitteluprosessi on hankkeen elinkaaren alkuvaihe. Se on mahdotonta ilman sitäsaavuttaa haluttu tulos.

Tehtävien suunnittelu

Projektin tavoitteiden suunnitteluun kuuluu tehtäväjärjestelmän kehittäminen, joka vaiheiden tapaan johtaa niiden saavuttamiseen. Esitetyn työn avulla voit määrittää jo ennen työn aloittamista, voiko valittu toiminta tuottaa voittoa. Jokainen sijoittaja pyrkii sijoittamaan varansa kannattavimpaan, kannattavimpaan projektiin. Suunnittelun aikana on mahdollista hahmotella tulevaisuuden toiminnan pääparametrit ja tulokset, valita riittävät, realistiset tavat saavuttaa ne.

Ollakseen tuottava organisaation on vastattava useisiin haasteisiin. Jos laskelmien aikana käy ilmi, että tällaisten toimintojen tulos on negatiivinen (yritys saa tappiota), ei tarpeeksi suuri, on tarpeen tunnistaa tämän ilmiön syyt. Tietyillä säätöillä on mahdollista lisätä projektin tehokkuutta. Muutoksia voidaan tehdä jokaisessa tehtävien toteuttamisen vaiheessa. Ne voivat olla seuraavat:

• Yksityiskohtaus, suunnittelun tarkoituksen (tai tavoitteiden) selventäminen, tapahtuman halutun tuloksen määrittäminen.
• Tulevan työn laajuuden ja kokoonpanon määrittäminen.
• Arvioi kunkin vaiheen ajoitus.
• Laske projektin budjettikustannukset.
• Luo aikataulu ja laske kunkin vaiheen budjetti.
• Resurssien tarve on määritetty. Laskelma tehdään projektin jokaiselle vaiheelle ja organisaation tämänsuuntaiselle toiminnalle kokonaisuutena.
• Logistiikkasuunnitelma käynnissä.
• Riskiarviointi suoritetaan, menetelmää luodaan oikealle reagoinnille vaaratilanteiden sattuessa.
• Tapahtuman yksityiskohdat selitetään sijoittajalle yksityiskohtaisesti.
• Tiedot sovitaan kaikkien prosessiin osallistujien kanssa.
• Vastuu töiden suorittamisesta ja annettujen tehtävien suorittamisesta on jaettu toimeenpanijoiden ja esimiesten kesken.
• Suunniteltua vuorovaikutusta ja johdon suunnittelumenettelyjä täsmennetään.

Projektinhallinta ja projektisuunnittelu liittyvät läheisesti toisiinsa. Ainoastaan asetettujen tehtävien johdonmukainen suorittaminen sovitussa ajassa ja täysimääräisesti voi taata tavoitteen saavuttamisen, voiton tekemisen yrityksen toiminnassa.

Pääprosessit

Projektisuunnittelun organisointiprosessissa suoritetaan joukko pakollisia ja valinnaisia toimia. Organisaation toiminnasta riippumatta niitä sovelletaan kokonaisstrategisen vision luomisen yhteydessä. Pakollisia prosesseja ovat seuraavat:

• Kaikkien suunniteltujen tehtävien kuvaus ja lisädokumentaatio, projektin sisältö.
• Projektin päävaiheiden määrittely, niiden myöhemmät yksityiskohdat.
• Arvioidun arvion laatiminen. Kaikkien projektin loppuun saattamiseen tarvittavien resurssien kokonaiskustannukset lasketaan.
• Askel askeleelta toimintasuunnitelman laatiminen, jonka toteuttaminen johtaa tavoitteidesi saavuttamiseen.
• Kuvaa työn järjestyksen.
• Tekniset riippuvuudet sekä suoritettavan työn rajoitukset.
• Lasketaan tarvittava aikajokaisen työvaiheen loppuun saattaminen, työvoimakustannusten ja muiden tuotantosyklin kussakin vaiheessa tarvittavien resurssien määrittäminen.
• Resurssien tyypin, joukon ja määrän määrittäminen.
• Ilmoittaa työn todellisen ajankohdan, jos resurssit ovat rajalliset.
• Luo budjetti ja linkitä arvioidut kustannukset jokaiselle työtyypille.
• Luo valmis suunnitelma.
• Muun tutkimustyön tulosten kerääminen suunnittelun aikana, suunniteltujen arvojen asettelu yhteen dokumenttiin.

Hankkeen suunnittelun ja kehittämisen aikana nämä toimet ovat pakollisia.

Lisätoimenpiteet

Projektin toteutussuunnittelun aikana joitain prosesseja ei ehkä tarvita. Vasta tarpeen tullen johtaja sisällyttää ne yleisluetteloon. Näitä tukiprosesseja ovat seuraavat:

• Laatustandardien suunnittelu ja niiden suurimman sallitun alueen asettaminen. Käsitellään myös tapoja saavuttaa vaadittu valmiin tuotteen ominaisuudet.
• Organisaatioalan suunnittelu, mikä tarkoittaa toiminnallisen osaamisen, vastuiden ja alisteisuuden jakamista kaikkien projektiin osallistujien kesken.
• Valinta henkilöstöä, jolla on asianmukainen pätevyystaso, työkokemus, jonka toiminta mahdollistaa hankkeen toteuttamisen mahdollisimman pian. Joissakin tapauksissa tarvitaan hyvin koordinoidun ryhmätyön muodostamista.
• Ota yhteyttä turvallisiin jäseniinprojekti tarvitsemillasi tiedoilla.
• Hankeriskityyppien tunnistaminen, niiden arviointi ja dokumentointi. Näin voit tunnistaa ja poistaa epävarmuustekijät jo suunnitteluvaiheessa, jotta voidaan arvioida niiden mahdollisen vaikutuksen suuruus projektiin. Tässä vaiheessa lasketaan sekä suotuisat että epäsuotuisat skenaariot tilanteen kehittymiselle valitun strategian toteuttamisen aikana.
• Logististen menettelyjen suunnittelu. On täsmällisesti määrätty, mitä raaka-aineita, muita tarvittavia materiaaleja ja resursseja ulkopuolisilta organisaatioilta ostetaan, kuinka paljon ja millä taajuudella toimituksia tehdään.

Muita toimintoja saatetaan tarvita hankeprosessien suunnittelun aikana. Se riippuu tavoitteista, joihin organisaatio pyrkii työssään.

Suunnitteluvaiheet

Projektisuunnittelussa on 4 päävaihetta. Niitä tarjosi konsulttiyritys Booz Allen & Hamilton.

Vakiosuunnittelumalli on seuraava:

Vaihe 1. Tavoitteiden muodostuminen

Kahden tyyppisiä tavoitteita on asetettu. Ne voivat olla muodollisia tai todellisia. Ensimmäisessä tapauksessa esitetään kriteerit hankkeen hyödyllisyyden määrittämiseksi. Viralliset tavoitteet syntyvät esimiesten motivaatiosta. Todelliset tavoitteet ovat tapoja, joilla muodolliset tavoitteet voidaan saavuttaa.

Vaihe 2. Ongelmaanalyysi

Tässä suunnitteluvaiheessa selvitetään organisaation todellinen tilanne. Seuraavaksi tehdään ennuste sen tulevasta tilasta. Sen jälkeenolemassa olevien ongelmien tunnistaminen suoritetaan, minkä vuoksi tavoitejärjestelmät vastustetaan ennakoivan analyysin tuloksia. Tämä mahdollistaa ongelmien strukturoinnin lopulta.

Vaihe 3. Etsi vaihtoehtoja

Nämä ovat toisensa poissulkevia ratkaisuja.

Vaihe 4. Vaihtoehtojen arviointi

Jokaisen olemassa olevan skenaarion hyväksyttävyys määritetään. Kunkin päätöksen tehokkuus ja riskiaste arvioidaan, minkä jälkeen tehdään asianmukainen päätös. Optimaalisen vaihtoehdon ei tulisi olla vain käytännössä toteutettavissa, vaan myös laillinen, jotta voit päästä mahdollisimman lähelle tavoitetta. Samalla otetaan huomioon olemassa olevat aika-, resurssi- jne. rajoitukset.

Kun luot alueellista, teollista tai muuta suunnitteluprojektia, muista soveltaa sitä jatkossa vertaillaksesi todellisia tuloksia suunniteltuihin. Näin voit hallita edistymistä kohti yhteistä tavoitetta ja tehdä tarvittavat muutokset ajoissa.

Ajoitus

On syytä huomata, että projektien aikataulutus perustuu hieman erilaiseen kaavaan. Se korostaa 5 päävaihetta:

1. Töiden määrittäminen ja niiden kirjoittaminen luetteloksi. Joissakin tapauksissa johtajat tekevät virheitä, kun he eivät luettele kaikkia prosesseja kerralla. Tämän ilmiön poissulkemiseksi on suositeltavaa käyttää peräkkäisen hajotuksen menetelmää tulevaa työtä määritettäessä.
2. Jokaiselle valitulle paikalle määräytyy järjestys ja kesto. Se riippuutulevan työn tekniset ominaisuudet. Tätä varten käytetään myös hajotustekniikkaa, jota täydentävät asiantuntija-arviot. Näin voit määrittää tarkasti kunkin toimenpiteen suunnitellun keston. Tätä varten voit käyttää aivoriihitekniikkaa, jonka avulla voit tarkastella tekniikan ominaisuuksia eri näkökulmista.
3. Määrittää resurssien tyypin ja niiden saatavuuden. Se voi olla rahoitusta, materiaaleja, työvoimaa, tietoa ja niin edelleen. Työaikataulu korreloi logistiikan, rahoituksen jne. aikataulun kanssa. Kaikkien vaiheiden tulee olla yhteydessä toisiinsa, muodostaa jatkuvan prosessin. Näin vältytään häiriöiltä tuotantoprosessissa. Samalla niukat resurssit vaativat erillistä pohdintaa. Ne määräävät suurelta osin tulevan työn koko kirjon keston ja järjestyksen.
4. Rajoitukset asetetaan ulkopuolelta. Näitä ovat tuotannon kausiluonteisuus, laitetarvikkeiden valmistettavuus ja muut ulkoiset tekijät.
5. Järjestelmä on luotu vastaamaan nouseviin riskeihin projektinhallinnan aikana. Hankkeen suunnittelu alkaa niiden analysoinnista. Todennäköisimpiä ja vaarallisimpia uhkia varten kehitetään asianmukaisia vastatoimia.

Suunnitteluperiaatteet

Yritysprojektia suunniteltaessa johtajan on noudatettava tiettyjä periaatteita. Tärkeimmät ovat:

• Tarkoituksenmukaisuus. Hankkeen toteuttamisella tavoitellaan selkeää, lopullista päämäärää ilman, että sitä ruiskutetaan vähäpätöisiin tehtäviin.
• Systemaattinen. Tulevaisuuden projektinhallinnan tulee olla kokonaisv altaista ja kokonaisv altaista. Samalla otetaan huomioon sen kehittämisen ja kokoamisen piirteet. Joissakin tapauksissa projekti voidaan jakaa alajärjestelmiin. Ne tulevat myös olemaan sukulaisia. Samaan aikaan muutokset yhdessä järjestelmässä edellyttävät muutoksia toisessa rakenteessa. Hankkeen jakaminen useisiin osiin antaa mahdollisuuden seurata elementtien sisäisiä yhteyksiä ja vuorovaikutuksia, valita tehokkain rakenne. Hankkeen toteutuksen arviointi voidaan tässä tapauksessa antaa laadullisten ja määrällisten prosessien kann alta.
• Monimutkaisuus. Ilmiöitä tarkastellaan niiden yhteyden ja riippuvuuden näkökulmasta. Tätä varten käytetään erilaisia johtamisen menetelmiä ja lähestymistapoja.
• Turvallisuus. Projektityötä suunniteltaessa suunnitellaan, että kaikki toiminnot on miehitetyllä tarvittavilla resursseilla.
• Etusijalla. Hankkeen kehittämisessä päähuomio kiinnitetään tärkeimpiin, tärkeimpiin tehtäviin. Niiden määritelmä riippuu tulevaisuuden yleisestä kehityksen käsitteestä.
• Taloudellinen turvallisuus. Lasketaan organisaatiolle aiheutuneiden tappioiden ja menetysten määrä, jos suunniteltu tapahtuma ei toteutunut. Riskejä ei voi välttää ollenkaan, mutta ne on arvioitava ja päätökset on perusteltu tähän suuntaan.

Projektin rakenne

Strukturointia tarvitaan projektityön suunnittelun yhteydessä. Hierarkkinen työjärjestys sisältää koko projektin jakamisen erillisiin osiin. Tämän avulla voit tarkentaa komplekseja eri tasoilla. Sellainenlähestymistapa yksinkertaistaa prosessinhallintaa.

Strukturoimalla voit tehdä seuraavan:

• Määrittele työn laajuus keskitason tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Hallitse projektin edistymisastetta, arvioi mahdollisuutta saavuttaa kaikki sen tavoitteet.
• Raportointi luodaan optimaalisen rakenteen mukaan.
• Milestones on asetettu mittaamaan projektin edistymistä.
• Vastuu on jaettu oikein esiintyjien kesken.
• Kaikki tiimin jäsenet saavat objektiivista, ymmärrettävää tietoa projektin tavoitteista.

Virheet jäsentelyssä

Jotkut johtajat tekevät virheitä strukturoinnin aikana, mikä vaikuttaa negatiivisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Tärkeimmät ovat seuraavat:

• Järjestelyvaihe ohitetaan yleensä. Johtaja lähtee suoraan etsimään ratkaisuja nykyisen ajanjakson ongelmiin.
• Vain organisaatioyksiköitä käytetään, lopputuotteita tai resursseja ei käytetä.
• Strukturointi ei kata koko projektia.
• Rakenneelementit toistuvat.
• Ei ole rakenteiden integrointia hankedokumentaation ja taloudellisen raportoinnin laadinnan erityispiirteiden mukaisesti.
• Rakenne on yli- tai aliyksityiskohtainen.
• Projektin yksittäisiä elementtejä ei voi käsitellä tietokoneella.
• Aineettomia lopputuotteita (palvelut, palvelut jne.) ei oteta huomioon.

Järjestämisen perusteet

Projektisuunnittelu on vastuullista työtä. Rakentaminen on tehtävä oikein. Se suoritetaan seuraavin perustein:

• Luotavan projektin elinkaaren jaksot.
• Divisioonan rakenteen piirteet.
• Tuloksen komponentit, jotka saadaan projektin päätyttyä.
• Prosessi, yrityksen työn toiminnalliset elementit.
• Esineiden maantieteellinen sijainti.