Tilanneanalyysi: vaihtoehdot, ominaisuudet, analyysin vaiheet ja tulokset

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Johtajat joutuvat usein tekemään päätöksiä ei olemassa olevan suunnitelman mukaan, vaan vallitsevan tilanteen perusteella. Tämä tapahtuu useista syistä. Esimiehen päätehtävänä on analysoida tilannetta, kehittää ja omaksua optimaalinen toimintatapa syntyneiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Mikä tämä on

Tilanneanalyysi on tapa käsitellä tietoa, joka jakaa sen ensin osiin ja tutkii sitten huolellisesti jokaisen elementin erikseen ongelman löytämiseksi ja ratkaisemiseksi. Esimerkiksi yrityksen voitto voi pienentyä kustannusten nousun tai tuottojen pienenemisen, myyntisaamisten kasvun ja muiden tekijöiden vuoksi. Jotta voit määrittää, mikä tekijä vaikutti voiton muutokseen, on tarpeen tutkia näitä tekijöitä.

Vasta kun syy on tunnistettu, päätöksentekijä (DM) voi laatia toimintasuunnitelman ja ratkaista ongelman. Tilanteen analysoimiseksi v altuutettu henkilö kokoaa asiantuntijaryhmän, joka kokoaa tiedot ja suorittaa analyyttisiämenettelyt, kukin omalla asiantuntemus- ja osaamisellaan.

Kuka tekee analyysin

Erityistilanteiden analysointia ei tee yksi henkilö, vaan useat ryhmät. Niitä johtaa esimies tai päätöksentekijä (DM). Joukkueen kokoonpano:

• Ensimmäisen tason asiantuntijat. He keräävät ja käsittelevät ensisijaisia tietoja.
• Toisen tason asiantuntijat. Tutki raportteja ja kehitä ideoita ongelman ratkaisemiseksi.
• Analyyttinen ryhmä. Tutkii toisen tason asiantuntijoiden kehittämiä ideoita ja valitsee heidän kann altaan realistisimmat vaihtoehdot tapahtumien kehittämiseen. Analyytikot kehittävät liiketoimintastrategioita ja ongelmanratkaisustrategioita.
• Päätöksentekijä valitsee ehdotetuista kehittämisstrategiavaihtoehdoista sen, joka hänen mielestään soveltuu parhaiten ongelmien ratkaisemiseen nykyisessä tilanteessa. Hän kantaa täyden vastuun tästä.

Vain suurella yrityksellä on varaa tehdä laajamittaista työtä useiden asiantuntijaryhmien avulla. Useimmissa tapauksissa yrityksen johtaja tekee tilanteen analyysin yhden ryhmän - osastojen asiantuntijoiden - mukana. Toisen ryhmän ja analyytikoiden työtä tekevät yrityksen johtoon kuuluvat henkilöt, kirjanpitäjät, markkinoijat ja insinöörit. He kokoontuvat liiketapaamiseen, keskustelevat tilanteesta ja etsivät ratkaisuja ongelmiin.

Procesings

Analyysi alkaa selvittämällä yrityksen suorituskyvyn poikkeama suunnitellusta. Esimerkiksi raportointineljänneksellä paljastui liikevaihdon lasku 30 %, eikä johtaja osaa selittää syitätämä laskun taso. Tässä tapauksessa hänen tulisi koota asiantuntijaryhmä ja tutkia tilannetta. Prosessi koostuu seuraavista tilanneanalyysin vaiheista:

1. Osoitinten poikkeaman tunnistaminen - ongelman tunnistaminen.
2. Asiantuntijaryhmän järjestäminen johtajan toimesta.
3. Työtehtävä jokaiselle työmaan asiantuntijalle.
4. Tietojen kerääminen osastoittain.
5. Asiantuntijat käsittelevät saamansa tiedot käyttämällä erikoistietojaan ja -taitojaan.
6. Edistysraporttien laatiminen asiantuntijoiden toimesta.
7. Näiden raporttien tutkiminen johtajan toimesta, keskustelu raporttien sisällöstä yleiskokouksessa.
8. Ratkaisujen kehittäminen ongelmaan ja yhden tai useamman toteuttaminen käytännössä.

Raportin ja sen esittelyn valmistelu

Johtajat ovat aina kiireisiä töissä, joten heillä ei ole aikaa lukea pitkiä pitkiä raportteja. Tämä viittaa siihen, että raportin tiedot tulisi esittää lyhyesti, ytimekkäästi ja mieluiten visuaalisesti ja kätevästi. On parempi, jos raportti sisältää satojen kirjoitettujen sivujen ja numerosarakkeiden sijaan kaavioita, kaavioita, laskentatuloksia ja tietyllä alueella analyysin suorittaneen asiantuntijan lausunnon. Luonnollisesti raportissa tulee mainita tietolähteet ja tärkeimmät indikaattorit, jotka asiantuntijan näkemyksen mukaan aiheuttivat poikkeaman yrityksen työssä. Siksi ongelmatilanteiden analysointitekniikka tulisi selvittää ennen tällaisen tilanteen syntymistä. Yrityksellä tulee olla tietokoneita, joissa on erityisohjelmistoratkaisemaan samanlaisia ongelmia.

Kunkin raportin esittely ei saisi kestää yli 15 minuuttia, jotta tilanneanalyysin tulosten tutkiminen ja keskustelu ei kestä useita päiviä. Raporttien on oltava tosiasioihin perustuvia ja tietojen on oltava ajantasaisia valmistelu- ja esittelyhetkellä.

Mitä johtaja tekee saaduilla tiedoilla

Tilanneanalyysin tulosten saaminen raportin muodossa on vain puoli voittoa. Lisäksi yrityksen johtajan tulee tutkia ja analysoida näitä tietoja. Ja tässä paljon riippuu hänen tiedoistaan ja kokemuksestaan. Samalla kokemus ei tarkoita vain hänen henkilökohtaista kokemustaan, vaan myös sitä, kuinka hyvin hän tietää, kuinka samanlaisia tilanteita on ratkaistu muissa yrityksissä. Johtaja tapaa yleensä muita johtajia ja asiantuntijoita, mukaan lukien kenttäanalyysiin ja raportointiin osallistuneet, ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Millaisia tilanteita on olemassa

Ongelmatilanteet ovat normaaleja ja epästandardeja. Vakioongelmien ratkaisemiseksi johtajat käyttävät analogisesti tilanneanalyysimenetelmiä. Toisin sanoen he vertaavat tietoja, joita heillä on muista yrityksistä heidän yrityksensä tutkimuksen tuloksena saatuihin tietoihin. Jos tilanteet ovat samanlaisia, he käyttävät samoja menetelmiä ongelman ratkaisemiseen.

Jos tilanne on epätyypillinen, käytä erityistilanteiden analysointimenetelmiä. Tätä varten käytetään erilaisia tietokoneohjelmia, joilla mallinnetaan mahdollisia kehitysvaihtoehtoja, suoritetaan laskelmia, tutkitaan dynamiikkaa jne. Tätä varten johtaja voi käyttää erityisiä tietokonesimulaatioohjelmia syötettyjen tietojen perusteella. Esimerkiksi Project Expertiä ei käytetä vain liiketoimintasuunnitelmien kehittämiseen, vaan myös olemassa olevien yritysten työn ennustamiseen.

Ongelma voidaan ratkaista ilman tietokoneohjelmien apua, mutta tämä vaikeuttaa jo ennestään monimutkaisia laskelmia. Lisäksi asiantuntijoiden on piirrettävä kaavioita ja kaavioita laatiakseen raportin. Se vie paljon aikaa. Esimies ei saa käyttää erityisiä ohjelmistoja, mutta vain siinä tapauksessa, että mallintaminen tietokoneella on epäkäytännöllistä. Esimerkiksi ylivoimaisen esteen tapauksessa, jos sinun on toimittava nopeasti ja ratkaisu ei riipu menneestä asioiden tilasta tai dynamiikasta. Samaan aikaan saapuvan tiedon määrä ja laatu eivät riitä mallin rakentamiseen tietokoneelle.

Aivoriihi ratkaisumenetelmänä

Vaikeissa tilanteissa, kun johtaja tarvitsee poikkeuksellisen ratkaisun monimutkaiseen ongelmaan, hän voi turvautua tähän menetelmään tietyn tilanteen analysoimiseksi - koota kaikki asiantuntijat, osastopäälliköt ja järjestää "aivoriihi". Tämän menetelmän ydin on, että jokainen kokouksen osallistuja ilmaisee mielipiteensä ongelman mahdollisesta syystä ja kuinka se ratkaistaan. Oikeus ilmaista mielipiteensä ja ajatuksensa on jokaisella, eikä kukaan osallistujista saa sääntöjen mukaan olla sarkastinen toisen mielipiteen suhteen.

On luonnollista, että ongelmasta keskustellaan liikeetiketin jaKirjaudu. Päätöksen tekee kuitenkin edelleen päällikkö tai siihen nimetty henkilö. Aivoriihen tuloksena johtaja saa useita arvokkaita ideoita kerralla. Tällaisella analyysillä on sekä etuja että haittoja. Tärkeimmät plussat ovat nopeus ja suuri määrä vaihtoehtoja, miinus on, että tällainen tilanneanalyysi ei aina heijasta asioiden todellista tilaa ja usein kärsii objektiivisuuden puutteesta.

Tapahtumamallinnuksen ongelmat

Tapausanalyysitekniikan pääongelma on, että asiantuntijoiden on työskenneltävä suurten tietomäärien kanssa, mikä voi aiheuttaa virheitä. Myös suuret datamäärät, jotka on käsiteltävä lyhyessä ajassa, muodostavat ongelman myös tapahtumien kehityksen mallintamisessa. Joko analyysi kestää paljon kauemmin ja tulos menettää merkityksensä, tai rajallisen informaatiomäärän vuoksi analyysin tulokset saadaan suurella vääristymisasteella. Tämän seurauksena malli voi olla parhaimmillaan tehoton, pahimmillaan - johtaa konkurssiin.

Kolme päätekijää vaikuttavat analyysin tehokkuuteen. Nämä ovat asiantuntijan pätevyys, tietojen määrä, jonka hän pystyy käsittelemään, ja aika, joka on käytettävissä tilanteen analysointiin.

SWOT-analyysi

SWOT-analyysi on yrityksen vahvuuksien ja heikkouksien sekä sen kehittymismahdollisuuksien ja sen kohtaamia tai kohtaamia uhkia koskeva tutkimus ja arviointi. Alla on matriisi SWOT-analyysin suorittamista varten.

Ylävasemmassa solussa näkyvät yrityksen vahvuudet ja mahdollisuudet, jotka tunnistettiin seurannan ja tilanneanalyysin ensimmäisessä vaiheessa. Esimerkkinä voisi olla tilanne, jossa tiedettiin, että yrityksellä on monopoliasema tiettyjen tuotteiden tuotannon markkinoilla, ja tietyn teknologian ansiosta se pystyy valmistamaan sen vielä halvemmalla. Analyysi auttaa tunnistamaan, millainen tuote on kyseessä, ennen kuin kilpailijat tulevat markkinoille.

Oikean yläkulman solu osoittaa vahvuudet ja uhat. Esimerkiksi joihinkin yrityksen perustuotteisiin, joista se saa eniten voittoa, on syntynyt useita kilpailukykyisiä yrityksiä, jotka valmistavat samanlaisia tuotteita ja myyvät niitä halvemmalla.

Vasemman alakulman solussa luetellaan yrityksen haitat ja mahdollisuudet. Esimerkiksi yrityksen valmistamalla tuotteella on korkeista kustannuksista huolimatta kysyntää.

Oikea alakulma osoittaa heikkouksia ja uhkia. Ensimmäinen voi olla tuotteiden korkea hinta tai heikko laatu ja uhkana kilpailijoiden toiminta tai kuluttajien maksukyky. Miltä SWOT-analyysi näyttää, voit nähdä yllä olevasta taulukosta.

SWOT-analyysin etuna tilannetta analysoitaessa ja arvioitaessa on, että sen avulla voidaan arvioida paitsi sisäisiä, myös ulkoisia tekijöitä, jotka voivat olla jopa sisäisiä merkittävimpiä.

Tekijäanalyysi

Faktorianalyysi on tilanneanalyysimenetelmä, joka sisältää laskelmien tekemisen sen perusteellatiedot yrityksen toiminnasta ja monitekijäisen mallin rakentamisesta yrityksen nykytilasta ja jatkokehityksestä. Tyypillisesti tätä menetelmää käytetään arvioitaessa yrityksen taloudellista tilaa. Lasketaan indikaattorit, kuten maksuvalmius, kannattavuus, taloudellinen vahvuus ja konkurssin todennäköisyys.

Tapausanalyysi

Tämä on analyysimenetelmä, kun yrityksen nykytilaa koskevien raporttien luettuaan kokouksen osallistujat jaetaan ryhmiin ja hajallaan ryhmäkeskusteluun saaduista tiedoista. Sen jälkeen he tapaavat uudelleen, ja jokainen ryhmä tuo ideansa julkiseen keskusteluun.

Keskimääräinen ryhmäkoko on kolmesta seitsemään henkilöä. He voivat ilmaista ajatuksensa sekä yhtiökokouksessa että suoraan päätöksentekijälle. Tapausanalyysi sisältää ongelman kuvauksen, sen vertailun vastaaviin tapauksiin ja ratkaisun. Toisin sanoen ryhmien tulee kertoa, miten he näkevät tilanteen, miltä se näyttää heistä ja mihin toimiin tulisi ryhtyä ongelman ratkaisemiseksi.

Saavuttujen tulosten arviointi

Tilanneanalyysin tuloksena kehitettyjen toimintojen suorittamisen jälkeen tulee tarpeelliseksi arvioida nämä tulokset, eli analysoida uudelleen. Vain tässä tapauksessa ei tarkisteta yrityksen tilaa, vaan vaikutusta sen jälkeen, kun ratkaisut on otettu käyttöön käytännössä. Voit tehdä tämän vertaamalla sitä, mikä oli ennen ja jälkeen muutoksia.

Analysoinnin rooli yrityksen työssä

Ilman säännöllistä fyysisen tilanteen analysointiayrityksen normaali kehitys on mahdotonta. Johtajan tulee aina olla tietoinen siitä, mitä tapahtuu, ja pystyä määrittämään yrityksen tilan lisäksi myös sen kehitysnäkymät. Se auttaa paitsi selvittämään, mitä puutteita yrityksen toiminnassa on, myös tunnistamaan ulkoiset uhat ja mahdollisuudet lisätä sen kilpailukykyä ja kehitystä. Tämä on kuitenkin tehtävä nopeasti ja pienin kustannuksin. Nopea analyysi mahdollistaa yrityksen taloudellisen vakauden ylläpitämisen, työn olemassa olevien puutteiden tunnistamisen ja varauksien löytämisen niiden poistamiseksi. Johtaja pystyy jatkossa hyödyntämään niitä etuja, jotka antavat hänelle työn tuloksena hankitun kokemuksen ja tiedon.