Liikekirjeen kirjoittaminen: säännöt ja ohjeet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Kaiken yrityksen olennainen ominaisuus on liikekirjeenvaihto. Kunkin yrityksen työntekijät kommunikoivat kollegoiden ja asiakkaiden, tavarantoimittajien ja kuluttajien kanssa. Yleensä jokaisen toimiston päivittäiseen rutiiniin kuuluu varmasti osallistuminen kirjeenvaihtoon.

Huolimatta siitä, että useimmat yritysten ja organisaatioiden työntekijät lähettävät ja vastaanottavat useita viestejä päivittäin, kaikki eivät noudata vakiintuneita normeja ja sääntöjä niitä luodessaan. Osoittautuu, että liikekirjeen kirjoittaminen oikein ja oikein ei ole niin yksinkertaista. Maailmassa sovelletaan useita työnkulkuun liittyviä vaatimuksia ja malleja. Ne sisältävät liikekirjeen kirjoittamisen säännöt sekä suunnittelun pääkohdat.

Kun kirjoitat viestiä kolmannelle osapuolelle tai vain kollegalle naapuriosastolla, sinun tulee noudattaa tiukkaa tyyliä (lukuun ottamatta ystävällistä kirjeenvaihtoa, jota varten ei olevastaavat rajoitukset). Älä käytä liian tunteita sanoja edes kuvailemaan kaupan tärkeyttä tai testattujen tuotteiden iloa. Liikekirjeen tulee olla selkeä, ytimekäs ja kohtuullisen hillitty.

Viestin tulee alkaa vastaanottajasta. Jos se on tarkoitettu kolmannen osapuolen organisaation työntekijälle, sinun on ehdottomasti ilmoitettava sen nimi, vastaanottajan asema sekä hänen koko nimensä. Siinä tapauksessa, että asiakirja jää yrityksen sisälle, riittää sukunimi alkukirjaimilla (voit myös lisätä viran).

Ulkopuoliselle organisaatiolle osoitetun liikekirjeen tulee olla yrityksen kirjelomakkeella (riippumatta siitä, lähetetäänkö se sähköisesti vai paperilla). Jos se puuttuu, voit yksinkertaisesti ilmoittaa lähettäjän tiedot asiakirjan "otsikossa".

Ennen kuin aloitat tekstin kokoamisen, sinun on mietittävä sen rakennetta, tunnistettava kirjoittamisen pääkohdat ja tavoitteet. Tämä tekee kirjoitusprosessista paljon helpompaa. Kirjeen tulee päättyä allekirjoitukseen, josta käy ilmi lähettäjän nimen lisäksi myös asema sekä hänen edustamansa yrityksen nimi.

Kun lähetät tarjouksen mahdolliselle asiakkaalle tai kumppanille, sinun on lopuksi ehdottomasti ilmaistava kiitollisuus yhteistyöstä ja toivottava yhteistä jatkotyötä.

Yrityskirjeenvaihdossa käytettyjen sääntöjen lisäksi on myös suosituksia. Esimerkiksi kaikki tietylle henkilölle osoitetut asiakirjat tulee alkaa sanoilla "rakas" koko nimellä jaei nimikirjaimet. Ei tarvitse käyttää lyhenteitä kirjaimissa, esimerkiksi kirjoittaa "uv". tai vähentää vastaanottajan asemaa, hänen työpaikkaansa.

Kansainvälistä asiakirjavirtaa pidetään vaikeimpana, koska jokaisessa v altiossa on omat viestinnän vivahteensa, eikä kirjeen kirjoittajalle aina ole selvää, millä kielillä sinun tulee olla kirjeenvaihdossa ulkomaisten kumppaneiden kanssa, joten täytyy käyttää kääntäjien palveluita. Ennen kuin turvaudut tällaisen asiantuntijan palveluihin, on selvitettävä, osaako hän kirjoittaa liikekirjeen englanniksi vai puhummeko banaalista kirjaimellisesta käännöksestä. Jos ulkomaista asiakirjavirtaa on tarkoitus ylläpitää jatkuvasti, on parempi palkata työntekijä, joka puhuu vierasta kieltä tarpeeksi kirjoittaakseen siihen liikekirjeen.

Yleensä tehtävän saavuttaminen riippuu monessa suhteessa siitä, miten asiakirja on laadittu ja miten se on suunniteltu. Älä siis koskaan aliarvioi liikeetiketin merkitystä kommunikoidessasi.