Henkilöstötarpeen selvittäminen: konsepti, suunnittelumenetelmät ja tavat kattaa se

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yksi yrityksen arvokkaimmista resursseista on sen henkilökunta. Se on kuitenkin melko kallista. Siksi on erittäin tärkeää määrittää työntekijöiden määrä, jolla voit saavuttaa suurimman taloudellisen vaikutuksen alhaisin kustannuksin. Tätä varten käytetään erityisiä menetelmiä ja lähestymistapoja. Henkilöstötarpeen selvittäminen on yksi johdon ensisijaisista tehtävistä. Miten tämä prosessi suoritetaan, keskustellaan myöhemmin.

Työvoimatarpeen tyypit

Henkilöstön tarpeen selvitysprosessi on sisäänrakennettujen kokonaisv altaisten toimenpiteiden järjestelmä. Sen tehtävänä on saavuttaa tuotantoprosessille tietyt tavoitteet. Tämä on melko monimutkainen menettely, koska on tarpeen määrittää paitsi tarvittavien työntekijöiden lukumäärätehtävissä, mutta myös tehokkaimman tuotantojärjestelmän luomiseen. Siksi myös henkilöstö valitaan heidän pätevyytensä ja kokemuksensa mukaan. Koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.

Organisaatiossa suunnittelun tulee kattaa useita eri kehitysalueita. Tässä tapauksessa työvoimaresurssien suunnitteluprosessi on mahdollisimman tehokas.

Henkilötarpeen määrittämiseen on erilaisia lähestymistapoja ja menetelmiä. Useimmiten ne jaetaan kahteen päätyyppiin:

• Lupaava. Tätä lähestymistapaa kutsutaan myös strategiseksi. Se liittyy organisaation tulevaisuuteen. Henkilöstön tarve määräytyy tässä tapauksessa valitun organisaation kurssin mukaan. Samalla pitkällä aikavälillä ei lasketa vain työvoimaresurssien määrää, vaan myös työntekijöiden pätevyystasoa.
• Tilannellinen. Tällainen suunnittelu mahdollistaa tuotannon riittävän määrän resursseja lyhyellä aikavälillä. Tällä lähestymistavalla kiinnitetään huomiota henkilöstön vaihtumiseen sekä lomien, sairauslomien, äitiys- ja pitkäaikaislomien, vähennysten ja niin edelleen lukumääriin.

Suunnittelumenettelyä suoritetaan jatkuvasti eri aikajaksoissa. Joten samanlainen menettely voisi olla:

• Lyhytaikainen - jopa 12 kuukautta.
• Keskipitkä - 1 vuodesta 5 vuoteen.
• Pitkäaikainen - yli 5 vuotta.

Kokeneet johtajat määrittävät myös henkilöstön laadulliset ja määrälliset tarpeet. SisäänToisessa tapauksessa voit määrittää yrityksen tarkan työntekijöiden lukumäärän. Laadullisessa arvioinnissa selvitetään tietyn pätevyyden omaavan henkilöstön tarve.

Määrällinen tarve

Laadullisten ja määrällisten henkilöstötarpeiden määritelmät eroavat huomattavasti. Suunnittelu toimii molempiin suuntiin. Määrällisiä indikaattoreita määritettäessä valitaan menetelmä, jolla voidaan laskea v altion optimaalinen henkilöstömäärä. Tämän arvon määrittäminen suoritetaan tietyn ajan sisällä.

Henkilöstön määrällisen tarpeen määritys tapahtuu useiden perusindikaattoreiden avulla:

• Säännöllinen henkilöstömäärä. Tämä on luettelossa olevien työntekijöiden määrä tiettynä päivänä. Tässä otetaan huomioon niiden työntekijöiden määrä, jotka lähtivät ja saapuivat analyysipäivänä.
• Liitenumero. Niiden työntekijöiden lukumäärä, jotka ovat yrityksen tilassa ja joiden on tultava töihin sinä päivänä suorittaakseen työtehtävänsä. Jos löydämme eron keskimääräisen ja osallistujamäärän välillä, saamme indikaattorin koko päivän keskeytyksistä loman, työmatkan tai työntekijöiden sairauden vuoksi.
• Työntekijöiden keskimääräinen määrä. Tätä indikaattoria käytetään seuraamaan tietyn ajanjakson työntekijöiden määrää. Sitä käytetään laskettaessa keskipalkkoja, työn tuottavuutta, vaihtuvuussuhteita, henkilöstön vaihtuvuutta jne. Jos sinun on löydettävä keskimääräinentyöntekijää kuukaudeksi tai muuksi ajanjaksoksi, kunkin päivän henkilöstömäärä lasketaan yhteen jaettuna päivien määrällä. Tämä sisältää viikonloput ja vapaapäivät. Jos sinun on määritettävä vuoden keskiarvo, laske kunkin kuukauden keskimääräinen työntekijöiden määrä. Tulos jaetaan luvulla 12.

Esitettyjen tunnuslukujen määrittämiseksi tuotanto kirjaa palkanlaskennan ja läsnäolon. Samalla tiedon lähteenä ovat tilaukset työhönotto- ja vir alta irtisanomisesta, siirrosta, korvaamisesta, työntekijän tilapäisestä poissaolosta hyvästä syystä jne.

Työstömäärän laskemiseksi tiettynä päivänä henkilöstötarpeen määrittämiseen käytetään erilaisia menetelmiä:

1. Työvoimaintensiteetin menetelmä. Olettaa työprosessin aikaa koskevien tietojen käytön.
2. Laskentamenetelmät. Käytä palveluhintoja, työpaikkoja, numeroita ja hallittavuutta koskevia tietoja.
3. Stokastiset menetelmät. Voit määrittää numeeriset ominaisuudet käyttämällä korrelaatio- tai regressioanalyysiä.
4. Asiantuntijan arvioiden menetelmä. Sisältää yksinkertaisia tai laajennettuja (yksittäisiä, useita) laskelmia.

Laatuindikaattorit

Henkilöstön laadullisen tarpeen määrittämisessä on huomattavia vaikeuksia. Analyytikon on tällaisen tutkimuksen aikana määritettävä henkilöstön määrän lisäksi myös organisaation tarvitseman ammattitaidon ja työntekijöiden pätevyyden taso.

Vaikeus piilee siinä, että tällä hetkellä ei ole olemassa yhtä järjestelmää työn laadun, työntekijöiden potentiaalin määrittämiseksi. On vain perusluettelo ominaisuuksista ja ominaisuuksista, jotka määräävät työntekijän pätevyyden ja taitojen:

• Taloudellinen. Ne määräävät työntekijän suorittaman työn monimutkaisuuden, pätevyyden, työolot, palvelusajan ja toimialan.
• Henkilökohtainen. Tiettyjen taitojen läsnäolo, kurinalaisuus, tehokkuus, tunnollinen tehtäviensä suorittaminen, luovuus ja luovuus.
• Organisatorinen ja tekninen. Työvoiman tekninen varustelu, sen houkuttelevuus, tuotantoteknologian organisoinnin taso, rationalisointi.
• Sosiaalinen kulttuuri. Yhteiskunnallinen aktiivisuus, kollektivismi, moraalinen ja yleinen kulttuurinen kehitys.

Organisaation henkilöstötarpeen määrittäminen laadullisin perustein perustuu seuraaviin tietoihin:

• Organisaatiorakenne.
• Henkilöstön jako ammattipätevyyden mukaan (ilmoitettu tuotanto- ja teknisessä dokumentaatiossa).
• Töiden vaatimukset.
• Yrityksen rakenteellisten osastojen henkilöstö.
• Organisaatio- ja johtamisprosessien määräykset.

Jokaiselle laatuominaisuudelle määritellään henkilöstön tarve. Organisaation moitteettoman toiminnan edellyttämä henkilöstön kokonaismäärä määräytyy tuloksista summaamallajokaiselle kriteerille. Tätä varten kehitetään seuraavia organisatorisia asiakirjoja:

• Järjestelmätavoitteet, joiden pohj alta yrityksen organisaatiorakenne rakennetaan.
• Yrityksen ja sen osastojen yleinen organisaatiorakenne.
• Henkilökunta.
• Työkuvat. Niitä käytetään myös pää- ja johtohenkilöstön tehtävien työvoimaintensiteetin laskennassa.

Työvoimaresurssien tarpeeseen vaikuttavat tekijät

Tietyt tekijät vaikuttavat työvoiman suunnitteluprosesseihin ja henkilöstövaatimuksiin.

Ne voivat olla suoria tai epäsuoria, sisäisiä tai ulkoisia. Seuraavilla tekijöillä on suurin vaikutus:

• Työmarkkinaolosuhteet. Ne määritellään useilla ominaisuuksilla. Edellytyksiä ovat demografinen tilanne, työttömyys, koulutuksen laatu, työvoiman tarjonta ja kysyntä eri sektoreilla, työvoimapalvelun osallistuminen asiantuntijoiden koulutusprosesseihin.
• Teknologiset innovaatiot. Aktiivinen edistyminen nykymaailmassa johtaa ihmistyön yksinkertaistamiseen, muuttaa sen sisältöä. Tämä edellyttää pätevien asiantuntijoiden oikea-aikaista uudelleenkoulutusta.
• Muutoksia lainsäädännön alalla. Tätä tekijää on vaikea ennustaa. Tämä viittaa työsuojelun ja työllisyyden alan lainsäädäntöön.
• Kilpailijoiden rekrytointitapa. Organisaation tulee jatkuvasti seurata ja tutkia menetelmiä ja lähestymistapoja henkilöstön kanssa työskentelyynkilpailijoita. Näiden tietojen perusteella organisaation omaa henkilöstöpolitiikkaa tarkennetaan.
• Yrityksen tavoitteet. Ne voivat olla lyhyt- tai pitkäaikaisia ja noudattaa yhteistä strategiaa.
• Rahoitus. Jokaisella organisaatiolla on tietyt taloudelliset mahdollisuudet. Tämän perusteella valitaan myös organisaation henkilöstöpolitiikka.
• Henkilökuntapotentiaalia. Tämä on perusta markkinointisuunnitelman toteuttamisen onnistumiselle. Jos yrityksen henkilöstöosasto pystyy huomioimaan kehitysalueen, henkilöstön kyvyt, tämä mahdollistaa avoimien työpaikkojen sulkemisen ajoissa.

Työvaiheet

Henkilöstötarpeiden määrittämisessä on useita perusvaiheita. Useimmiten samanlaisen tehtävän suorittamisen aikana erottuu kolme suurta prosessia.

Ensimmäisessä vaiheessa yritys analysoi omat resurssinsa. Tämä on tarpeen sen määrittämiseksi, onko tällaisia tarpeita tulevaisuudessa mahdollista tyydyttää yksin. Tässä tapauksessa tärkeitä indikaattoreita ovat voitto, yrityksen liikevaihto. Hänellä on oltava tarpeeksi resursseja maksaakseen työntekijöilleen.

Seuraavaksi, toisessa vaiheessa, tehdään analyysi kuluneen ajanjakson henkilöstötarpeesta. Tehdään johtopäätös työvoimaresurssien käytön tarkoituksenmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Analyytikko tunnistaa tämän prosessin heikkouksia. Pitkän aikavälin suunnitelmaa kehitetään, jonka avulla voit kokonaan eliminoida tai minimoida pelotetekijöiden negatiiviset vaikutukset.

Kolmannessa vaiheessa se hyväksytäänpäätöksen konkreettisista toimenpiteistä henkilöstöpolitiikan alalla tällä hetkellä. Tämä ottaa huomioon organisaation yleiset tavoitteet ja tavoitteet. Päätetään tiettyjen työntekijöiden säilyttämisestä ja vähentämisestä. Henkilöstötarpeen määrittämisen analyysin jälkeen voidaan tehdä useita päätöksiä:

• henkilöstön vähennys;
• henkilöstön houkutteleminen ulkopuolelta;
• henkilöstön koulutus ja uudelleenkoulutus.

Lisäksi luetellut toiminnot voidaan suorittaa samanaikaisesti. Se riippuu organisaatiossa kehittyneestä tilanteesta.

Menetelmät tarpeen määrittämiseksi

Yrityksen henkilöstötarpeiden selvittäminen tapahtuu tiettyjen menetelmien mukaisesti.

On olemassa useita suosittuja tekniikoita:

1. Työpäivän kuvaaminen. Tämä on tehokas, mutta erittäin aikaa vievä menetelmä. Työntekijällä on monenlaisia velvollisuuksia. Niiden suorittamisen aikana aika tallennetaan. Tämän lähestymistavan avulla voit tunnistaa tarpeettomia toimia. Joissain tapauksissa päätetään tietyn työntekijän työn tarpeesta koko tuotantoprosessissa tai avoimesta työpaikasta sellaisenaan. Pienissä työmäärissä voi olla tarpeen yhdistää kaksi henkilöstöyksikköä yhdeksi.
2. Laskelma palvelustandardien mukaan. Jokaiselle työntekijälle asetetaan tietyt suoritusindikaattorit erilaisten standardien ja sääntöjen perusteella. Saatuaan tiedon päivittäisestä tuotantomäärästä johtajat voivat laskea henkilöstön tarpeenjonkin aikaa.
3. Asiantuntijan arvioinnit. Tämä on yksi suosituimmista menetelmistä. Sitä käyttävät useat yritykset. Esimiesten mielipide on ratkaiseva henkilöstötarpeen määrittelyssä. Mutta samaan aikaan johtajille on tunnusomaista korkea koulutus ja ammattitaito. On tärkeää saada selkeä käsitys tämän toimialan kehityksestä tulevaisuudessa.
4. Ekstrapolointi. Nykyisten tietojen perusteella tehdään pitkän aikavälin ennuste. Tämä ottaa huomioon mahdolliset muutokset. Tämä voi olla hintojen nousu, v altion suunnitellut toimet tällä alalla, sen kehitys tulevaisuudessa jne. Tätä lähestymistapaa käytetään, jos organisaation sisäiset ja ulkoiset olosuhteet ovat vakaat. Maassamme sitä voidaan käyttää vain lyhyen aikavälin suunnitteluun.
5. Tietokonemallin rakentaminen. Osastopäälliköt välittävät tietoa, jonka pohj alta rakennetaan tietokoneennuste organisaation työvoimatarpeista tietylle näkökulmalle. Tämä on suhteellisen uusi menetelmä, joten se ei ole ehtinyt saavuttaa merkittävää jakelua. Se vaatii merkittäviä taloudellisia kustannuksia sekä asiaankuuluvien asiantuntijoiden osallistumista työhön. Tekniikka sopii paremmin suurille yrityksille.

Laskentakaavat

Henkilöstön tarpeen määritys tehdään erityisten laskelmien avulla.

Ennen kuin valitset kaavan, sinun on määritettävä, mihin yritys on taipuvaisempi toteuttaessaan henkilöstöpolitiikkaansa:

• Kasvatatuotannon määrä, mikä edellyttää lisähenkilöstön osallistumista.
• Vähentää tuotannon määrää, mikä johtaa työvoimaresurssien vapautumiseen.
• Tuotantomäärän ei ole tarkoitus muuttua. Henkilöstön tarve määräytyy henkilöstön luonnollisen liikkuvuuden perusteella irtisanomisen, asettamisen, eläkeiän jne. yhteydessä.

Siksi yritysten suunnitteluosastoilla tapahtuu tuotannon kasvun laskenta ja perustelu. Tuottavuuden lisäämiseksi kaikki tekijät otetaan huomioon. Määritä suunniteltu työntekijöiden määrä käyttämällä kaavaa:

Chpsp=ChbpI + OI, jossa Nspp on keskimääräinen suunniteltu henkilöstömäärä suunnittelujaksolla, Nbp on henkilöstömäärä menneellä (perus)jaksolla, I on tuotantomäärän muutosindeksi tulevaisuudessa, OI on henkilöstömäärän kokonaismuutos vuonna perusjakso.

Keskimääräinen työntekijöiden määrä

Henkilöstön tarpeen määrittäminen voidaan tehdä toisella kaavalla. Voit määrittää keskimääräisen työntekijöiden määrän seuraavasti:

Chss=ChyavKss, jossa Nss on keskimääräisen henkilöstön lukumäärä, Nyav on työntekijöiden määrä, joka tarvitaan tehtävän suorittamiseen yhden työvuoron aikana, Kss on keskimääräisen henkilöstömäärän kerroin.

Menetelmät tarpeiden kattamiseksi

Kun työvoimaresurssien tarve selviää, hahmottele tapoja kattaa se:

• Ulkoinen. Tässä tapauksessa huomiota kiinnitetään erikoistuneiden oppilaitosten valmistuneisiin, henkilöstön uudelleenkoulutuskeskuksiin sekä ehdotuksiinrekrytointitoimistot, avoimet työmarkkinat.
• Kotimainen. Yrityksen henkilökunta käy uudelleenkoulutusta, parantaa taitojaan. Tätä tarkoitusta varten tehdään ammatillista kehitystä urakasvun mahdollisuutta varten. Tämä lähestymistapa vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.

Tukihenkilöstön määrä

Apuhenkilöstön tarpeen määritys tehdään myös yksinkertaisen kaavan mukaan:

Chsvr=KrmRSKss, jossa Nvvr on lueteltujen tukityöntekijöiden lukumäärä, Krm on tukityöntekijöiden työpaikkojen määrä, RS on työvuorojen määrä yhdessä päivässä.