Hallintohenkilöstö on välttämätön lenkki liiketoimintaketjussa

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Toistaiseksi jotkut yrittäjät ovat sitä mieltä, että hallintohenkilöstö on rahan haaskausta ja tarpeetonta byrokratiaa. Tällainen lausunto voi kuitenkin olla oikeudenmukainen vain hyvin pienille yrityksille, joissa johtaja ottaa kaikki vastuut. Itse asiassa hallintohenkilöstö on tärkeä lenkki liiketoimintaketjussa. Hän on se, joka järjestää yrityksen työn, on vastuussa sen viestinnästä ulkomaailmaan, sopimusten, tilausten oikea-aikaisesta toteuttamisesta, valvoo maksujen vastaanottamista.

Jo sihteerin, toimistopäällikön, henkilökohtaisen avustajan poissaolo yhdeksi päiväksi osoittaa, kuinka paljon hallintohenkilöstöä liiketoiminnassa tarvitaan. Edellä nimeämämme työpaikat ovat tämän tyyppisiä päätehtäviä. Ne eivät kuitenkaan rajoitu tämäntyyppisiin toimiin. Kuka kuuluu hallintohenkilökuntaan sihteerin ohella? Virkailija, puhelinkeskuksen työntekijä, toimistopäällikkö, henkilökohtainen avustaja, sihteeri-kääntäjä. On virhe uskoa, että kuka tahansa voi tehdä sellaista työtä.lyhyiden kurssien jälkeen. Yrityksen toiminnan laadukkaaseen organisointiin ei tarvita vain henkilökohtaisia ominaisuuksia, kuten diplomatiaa, objektiivisuutta, täsmällisyyttä.

Hallintohenkilöstö on henkilöitä, joilla on käytettävissään erittäin tärkeää tietoa, josta usein riippuu koko yrityksen toiminta. Siksi pätevä toimistotyö, nopea tulostus, tarkkuus, tunnollisuus ja organisointitaidot ovat yksinkertaisesti välttämättömiä. Lisäksi vaaditaan erityisosaamista. Ihannetapauksessa hallintohenkilöstö on korkeakoulutettuja, ei välttämättä erikoistuneita työntekijöitä. Päävaatimus on kyky käsitellä tärkeitä tietoja ja asiakirjoja.

Toimistopäällikön tulee edustavan ulkonäön ja käytöstapojen lisäksi myös pätevästi kommunikoida yrityksen vierailijoiden kanssa, sillä heidän joukossaan on yhteistyökumppaneita ja potentiaalisia asiakkaita. Joskus tällaiselle asiantuntijalle uskotaan myös yrityksen tavaroiden tai palveluiden edistäminen. Joka tapauksessa hän koordinoi kaikkien palvelujen työtä ja viestintää pään kanssa. Hän vastaa myös työaikataulun noudattamisesta, kokous- ja neuvotteluaikataulusta. Henkilökohtainen avustaja avustaa johtajaa työmatkojen järjestämisessä ympäri maata ja ulkomaille. Yrittäjät yrittävät valita tähän tehtävään henkilön, jolla on vieraiden kielten taito, liikeetiketti, pätevä ja täsmällinen. Pääsääntöisesti naiset työskentelevät sihteereinä ja avustajina, mutta toisin kuinYleisen käsityksen mukaan ei nuoria, vaan koulutettuja yli 25-vuotiaita naisia. Mutta toimistopäällikkö voi olla mies, kaikki riippuu toimialasta. Lisäetuna ei ole vain työkokemus, vaan myös ammattitaito dokumentinhallinnan alalla. Yllättävää kyllä, pätevien ja koulutettujen asiantuntijoiden, nuorten korkeakoulututkinnon suorittaneiden runsauden vuoksi pätevän hallintohenkilöstön löytäminen ei ole helppoa. Loppujen lopuksi ei vain erikoisosaaminen ole tärkeää, vaan myös henkilökohtaiset ominaisuudet: konfliktittomuus, objektiivisuus, kyky totella ja johtaa, organisointitaidot.