Mitkä ovat sihteerin tehtävät

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Jotta voit määritellä selkeästi sihteerin työtehtävät, sinun on tiedettävä, kuka se tarkalleen on. Loppujen lopuksi tätä asentoa voidaan tarkastella useista kulmista. Tunnetaan esimerkiksi sihteeri-referentti toimistotyöntekijänä, pääsihteeri tietyn organisaation päällikkönä (päällikkönä), v altiosihteeri virkamiehenä, sihteeri diplomaattisena henkilönä, johtajan sihteeri työntekijänä ja muita vaihtoehtoja. Useimmiten tähän virkaan viitattaessa tarkoitetaan työntekijää, joka suorittaa sekä yrityksen johtajan että yksittäisten sen rakenneosastojen päällikön tehtäviä (tehtäviä). Osoittautuu, että sihteerin viralliset tehtävät tässä tapauksessa rajoittuvat kertaluonteisten toimeksiantojen suorittamiseen organisatoristen ja teknisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Mitä sihteerin tulee tietää ja tehdä

Sihteerin on suoritettava seuraavat tehtävät päivittäin:

1. Hyväksy tiedot alaisilta siirtääksesi ne johtajalle.
2. Järjestä pään puhelinviestintä. Hänen poissa ollessaanvastaanottaa tietoa ja tuoda se sitten ohjaajan tietoon.
3. Vastaanota puhelinviestejä ja pidä niistä kirjaa.
4. Luo olosuhteet päällikön normaalille työlle: seuraa paperi- ja toimistotarvikkeiden tarvetta.
5. Apua tuotantokokousten ja tapaamisten järjestämisessä. Ilmoita osallistujille tapahtuman päivämäärä, paikka ja aika. Kerää tarvittavat materiaalit, varmista läsnä olevien läsnäolo ja tee kokouksesta pöytäkirja.
6. Suorita toimistotyötä yrityksessä. Tätä varten sihteerin tulee vastaanottaa, systematisoida saapuva kirjeenvaihto ja toimittaa se johdon harkittavaksi. Sitten, määrätyn viisumin perusteella, siirrä asiakirjat esiintyjille allekirjoitusta vastaan. Sihteerin tehtäviin kuuluu myös niiden toteuttamisen etenemisen, ajoituksen ja tulosten valvonta.
7. Suorita asiakirjojen tulostus ja kopiointi.
8. Järjestä vieraiden vastaanotto yrityksen päällikön luo ja mahdollisuuksien mukaan luo olosuhteet asioiden nopealle ratkaisemiselle.

Tämän yksinkertaiselta näyttävän sihteerin työtehtävän suorittamiseksi työntekijän on tiedettävä:

• yrityksen johdon ja sen rakenneosien koko kokoonpano;
• peruskirja, henkilöstö ja yrityksen rakenne, sen profiili, kehitysnäkymät ja erikoistuminen;
• normatiiviset asiakirjat asianmukaista kirjanpitoa varten;
• toimistolaitteiden ja viestinnän säännöt;
• VTR-, OT-, paloturvallisuus- ja teollisuushygieniasäännöt;
• työn organisointisäännöt työpaikallasijainti;
• normatiiviset ja säädökset, määräykset, päätökset, määräykset suoritetun työn suunnittelusta, kirjanpidosta ja laadunhallinnasta.

Kirjalliset tiedot

Jos puhumme tarkemmasta, kapeasta erikoistumisesta, tilanne on hieman erilainen. Otetaan esimerkiksi sihteeri-virkailijan tehtävät. Jo viran nimi määrittelee selkeästi suoritettavan työn puolen. Yleensä jokaisella yrityksellä on jo toimenkuva, josta käy ilmi kirjanpitoasiantuntijan toiminta-alueet. Jos tällaista ohjetta ei ole, on parempi luoda se. Tätä varten sinun tulee käyttää kelpuutusopasta, joka sisältää likimääräisiä näytteitä. Tämän jälkeen standardiversio on viimeisteltävä tietyn organisaation os alta ottaen huomioon erityispiirteet ja sisäiset ominaisuudet. Sihteeri-virkailijan tehtävissä tulisi yleensä olla selkeästi 3 pääsuuntaa:

1. Työskentele kirjeenvaihdon kanssa. Vastaanotto, sen käsittely nykyaikaisilla tavoilla ja oikea-aikainen lähetys.
2. Oikea sisäinen dokumentaatio.
3. Rekisteröinti, tiukka kirjanpito ja asiakirjojen siirto arkistoon säilytettäväksi.

Referenssin työn piirteet

Joissakin yrityksissä v altioon otetaan käyttöön tällainen asema, joka sisältää monenlaisia tehtäviä: "referenssipisteestä" "apulaisjohtajaan". Sellainen asiantuntijaon oltava laaja tietämys ja hyvä tilanteen hallinta. Referenssisihteerin tehtäviä laajennetaan hieman v altuuksien lisääntymisen vuoksi. Yleensä tämä on tavallista sihteerin työtä, mutta sana "viite" tekee joitain lisäyksiä vakioluetteloon. Erityisesti apulaissihteeri voi ottaa vieraita itsenäisesti vastaan tietyissä asioissa. Tietyn tiedon hallussa hän pystyy tekemään päätöksiä itsenäisesti. Lisäksi referentti suorittaa johtajan vastuulliset ohjeet organisaation (yrityksen) taloudellisesta toiminnasta. Joskus apulaissihteerille on annettu vastuu henkilötietojen hallinnasta. Tämä tehdään vain, kun työn kokonaismäärä mahdollistaa lisätehtävien suorittamisen.