Mikä on ERP-järjestelmä? Yrityksen taloudellisten resurssien suunnittelu

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Yhä useammat erikokoiset yritykset ympäri maailmaa pyrkivät tuomaan työhönsä tehokkaimman hallintatyökalun, joka tunnetaan nimellä ERP-järjestelmä. Sen käyttö on suunniteltu kaikkien organisaatiolle strategisesti tärkeiden liiketoimintaprosessien tehokkaaseen hallintaan ja suunnitteluun, päätuotanto- ja aputilojen toiminnan optimointiin.

ERP- ja ERP-järjestelmien käsite

Liiketoimintastrategia ERP (EntERPrise Resource Planning) on organisaation kaikkien osastojen ja prosessien integrointi: tuotantolaitokset, talous-, henkilöstö- ja asiakasprofiiliosastot ja monet muut. Tällaisella yhdistelmällä pyritään ensisijaisesti optimoimaan erilaisten resurssien jakautuminen yrityksen sisällä.

Jos aiemmin se oli puhtaasti markkinointikonsepti, niin nykyään ERP-järjestelmä ymmärretään useimmiten erikoistuneiden ohjelmistotyökalujen luokkaksi. Laajassa merkityksessä se on menetelmä yrityksen kaikkien resurssien suunnitteluun ja hallintaan. Historiallisesti ERP-strategia muodostettiin edeltäjiensä pohj alta:

• MRP - materiaalitarpeiden suunnittelu.
• MRP II - suunnittelutuotantoresurssit.

Sitä vastoin ERP-järjestelmää voidaan käyttää erittäin suurissa yrityksissä, jotka ovat usein maantieteellisesti hajautettuja. Tässä tapauksessa puhumme yrityksen resurssien suunnittelusta, koska siinä kiinnitetään huomiota paitsi tuotannon, myös kokonaisv altaiseen taloussuunnitteluun. ERP-järjestelmän olennainen piirre on myös sen käyttömahdollisuus kaikissa yrityksissä työn erityispiirteistä riippumatta, myös sellaisissa, jotka eivät osallistu tuotantotoimintaan. Tarkasteltaessa sitä ohjelmistotuotteena, on huomattava, että se on varustettu tehokkaammilla teknisillä keinoilla, jotka helpottavat tai korvaavat päätöksentekoprosessin.

ERP-järjestelmän tarkoitus yrityksessä

Päättääkseen yrityksensä toiminnan radikaalista muutoksesta, joka liittyy tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoon ja uuden liiketoimintastrategian toteuttamiseen, johdon tulee olla selkeästi tietoinen tämän askeleen tarpeellisuudesta, jonka tulisi ilmaistaan seuraavissa avainkohdista:

• haluttomuus hyväksyä nykyinen tilanne;
• tarve käyttää nykyaikaisia teknologioita yrityskokonaisuuden aseman vahvistamiseksi markkinoilla kilpailuympäristössä;
• olettaa merkittäviä hyötyjä toteutuksesta.

Ensinnäkin ERP-järjestelmän käyttö on suunniteltu edistämään samanlaisen liiketoimintastrategian onnistunutta toteuttamista, jonka toteuttamisen pitäisi varmistaa tehokasyrityksen resurssien suunnittelu ja hallinta. Tätä varten on tarpeen optimoida osastojen työ, nimittäin saavuttaa mahdollisimman suuri johdonmukaisuus niiden välillä ja vähentää hallintokuluja. Tämä voidaan saavuttaa tietojärjestelmän tarjoamien etujen avulla. Tämä on:

• Liiketoimintaprosessien läpinäkyvyyden lisääminen.
• Järjestämisen ja oikean tiedon löytämisen ongelmien ratkaiseminen.
• Paranna tietojen luotettavuutta ja relevanssia.
• Työnkulun nopeuttaminen osastojen välillä.
• Yksittäisen tietotilan järjestäminen pääkonttorin ja etäkonttoreiden välillä.
• Dokumentoinnin viimeistelyyn kuluvan ajan lyhentäminen ja mahdollisten virheiden poistaminen.
• Päätöksenteon nopeuttaminen kaikilla tasoilla.

ERP-järjestelmä lisää kohteen kilpailukykyä, ei pelkästään tuomalla tehokkaampia liiketoimintaprosesseja sen työhön. Sen käytön pitäisi myös johtaa yrityksen kokonaiskustannusten vähenemiseen. Edistyneet suunnittelu-, mallinnus- ja analyysityökalut auttavat optimoimaan tuotantotoiminnan, rahoitussektorin sekä varasto-, kuljetus- ja muiden osastojen työn resurssit.

Työn pääpiirteet

Eri yrityksissä, jopa samaa liiketoimintaa harjoittavissa, kaikki liiketoimintaprosessit voivat edetä täysin eri tavoin. Yritysjohdon tietojärjestelmän tarjoama standardoitu työsuunnitelma voi poiketa merkittävästi tässä aiemmin käytetystä. Tälläsyy pitää sitä vain ohjelmistotuotteena on pohjimmiltaan väärin, koska sen toteuttaminen vaatii yhtiöltä suuria sisäisiä muutoksia olemassa olevien liiketoimintaprosessien uudelleenorganisoinnin muodossa.

Näiden järjestelmien käsitteelliset ominaisuudet liittyvät suoraan niiden olemukseen. Muista, että ERP-menetelmään kuuluu yrityksen kaikkien tärkeiden osastojen yhdistäminen resurssien tehokkaan hallinnan järjestämiseksi. Tällainen yhdistäminen toteutetaan tietojärjestelmässä yhden julkisen tietokannan avulla. Tieto saapuu arkistoon vain kerran, ja sen jälkeen useat sisäiset ja ulkoiset kuluttajat voivat käsitellä ja käyttää niitä toistuvasti. Todelliseen elämään verrattuna tässä tapauksessa yrityksen työntekijöiden päätöksentekoon kuluva aika ja vaiva vähenevät. On myös huomioitava, että ERP-järjestelmä ei ole automatisoitu prosessinohjausjärjestelmä, vaan niiden abstraktiin malliin perustuva integroitu tietojärjestelmä, johon elävät ihmiset syöttävät tietoa.

Tietokannan rakenne sekä ohjelmistopaketin toiminta kokonaisuudessaan tulee järjestää siten, että se heijastelee poikkeuksetta kaikkien osastojen toimintaa. Tämä lähestymistapa mahdollistaa yrityksen kokonaisresurssien ja liiketoimintaprosessien seurannan lähes reaaliajassa ja siten niiden operatiivisen ja strategisen hallinnan suorittamisen.

Yksi ERP-järjestelmien päätehtävistä onsuunnitteluprosessin optimointi ja suunnitelman toteuttamisen valvonta. Sisäänrakennetut älykkäät algoritmit yksinkertaistavat huomattavasti sen ratkaisua käyttäjilleen. Esimerkiksi tuotantoyrityksen suunnittelussa ja johtamisessa on monia erityispiirteitä, jotka liittyvät sen komponenttien heterogeenisyyteen. Yhdellä tehtaalla voi siis olla työpajoja, jotka toimivat sekä jatkuvasti että diskreetti. Tästä näkökulmasta katsoen toteutetun ERP-luokan järjestelmän tulisi olla universaali ja sisältää laajimman valikoiman erikoismoduuleja.

Koska nykyaikaiset yritykset ovat usein maantieteellisesti hajallaan, on erittäin tärkeää, että pääkonttorista kaukana olevilla sivukonttoreilla on täysi pääsy yhteiseen tietovarastoon. Tämä toteutetaan ERP-järjestelmien kehittämiseen osallistuvilla edistyneimmillä verkkotekniikoilla, jotka mahdollistavat myös käyttäjien käyttöoikeuksien eriyttämisen niihin tallennettuihin tietoihin.

ERP-luokan järjestelmien toimivuus

Toiminnoista puheen ollen, emme saa unohtaa, että mikä tahansa ERP-luokan tuote on yrityksen hallintajärjestelmä kokonaisuutena. Sen ominaisuuksien laajuus riippuu ensisijaisesti sen laitoksen toiminnan laajuudesta ja ominaisuuksista, joiden tarpeisiin sitä käytetään. Harkitse klassista ominaisuussarjaa:

Tuotanto

• Tuotettujen tavaroiden tai suoritettujen palveluiden suunnittelu- ja prosessispesifikaatioiden ylläpito, jotta voidaan määrittää tarvittavien materiaalien määrä ja työvoimakustannukset.
• Tuotantosuunnitelmien piirtäminen.
• Yrityksen teknisten valmiuksien suunnittelu ja hallinta eri likimäärillä: yksittäisistä yksiköistä konepajoihin ja tuotantoyhdistyksiin.

Rahoitus

• Toimintalaskenta, talous-, johtamis-, verolaskenta ja valvonta.
• Yrityksen omaisuuden hallinta, mukaan lukien käyttöomaisuus, arvopaperit, pankkitilit jne.
• Yrityksen taloudellisten resurssien kokonaisv altainen suunnittelu ja tulosten valvonta.

Logistiikka

• Suunniteltujen indikaattoreiden muodostaminen tarvittaville materiaalimäärille, raaka-aineille, osille, komponenteille tuotantosuunnitelmien mukaisesti.
• Toiminnan ja myynnin hallinta: vastapuolten kirjanpito, sopimusrekisterin pitäminen, toimitusketjun hallinta, varastosuunnittelun ja kirjanpidon toteutus.

Henkilökunta

• Rekrytointiprosessin hallinta.
• Toimintahenkilöstö ja henkilöstökirjanpito, henkilöstö, palkkalaskenta.
• Työvoimasuunnittelu.

Markkinointi ja mainonta

• Pidä myyntisuunnitelmat yllä.
• Hinnoittelun hallinta erityyppisillä markkinoilla riittävän yrityksen kokonaisstrategian muodostamiseksi, läpinäkyvä politiikka tavarakustannusten laskentaan: alennusten ja erityisten myyntiehtojen huomioon ottaminen.
• Suunnittele ja hallitse meneillään olevia myynninedistämis- ja markkinointitoimia.

Projektit. Raportointi

• Tarjoaa laajan valikoiman standardoituja kirjanpito-, talous- ja johdon raportointilomakkeita sekä joustavan mekanisminluo mukautettu.
• Yleisen strategian laatiminen: vaiheittainen suunnittelu tarpeellisten ajoituksen, aineellisten, taloudellisten ja henkilöresurssien onnistuneeseen toteuttamiseen.
• Seuraa keskeisiä projektin suoritusindikaattoreita.

Mitkä yritykset voivat käyttää ERP-järjestelmiä

Ensi silmäyksellä saattaa vaikuttaa siltä, että tämän luokan järjestelmät on suunniteltu yksinomaan suurteollisuudelle, koska niille on enemmän ominaista resurssivirtojen ja erilaisten prosessien rakenteen monimutkaisuus. On kuitenkin tilanteita, joissa MRP- tai MRP II -luokkien käyttö ei välttämättä riitä pienelle yritykselle. Nykyään markkinoilta voit ostaa ohjelmistotuotteita erilaisilla ominaisuuksilla. Yrityksen laajuudesta riippuen, missä niitä voidaan tehokkaasti käyttää, on olemassa raskaita, keskikokoisia ja kevyitä ratkaisuja.

Mitä tulee ei-valmistusorganisaatioihin, ERP-luokan järjestelmät soveltuvat myös niihin. Tällaisille yrityksille ei liian laaja toiminnallisuus riitä. Tällä hetkellä on olemassa pieniä integroituja tai paikallisia järjestelmiä, jotka voivat vastata kaupan yritysten tai palvelualalla toimivien organisaatioiden tarpeisiin. On myös huomattava, että monet kehittäjät tarjoavat asiakkailleen ja teollisuudelleen tuotteita.

Tietoja luokittelumenetelmistä

Ilmeisin ominaisuus, jonka mukaan kaikki ERP-yrityshallintajärjestelmät voidaan luokitella, onorganisaation mittakaavassa, jos niitä voidaan soveltaa. Tästä näkökulmasta, töiden lukumäärästä riippuen, on tapana jakaa ratkaisuja:

• Suuret yritykset (yli 10 tuhatta ihmistä).
• Keskikokoiset yritykset (1 000 - 10 000 henkilöä).
• Keskikokoiset yritykset (100-1000 henkilöä).
• Pienet yritykset (alle 100 henkilöä).

Tällaisten tietotuotteiden systematisoitumisen tärkeä merkki on toimivuus. Toteutettujen tehtävien määrästä riippuen on seuraava yleisesti hyväksytty jako:

• Suuri integroitu.
• Keskiarvo integroitu.
• Taloushallinto.
• Paikallinen.

Paikallinen versio on yleensä yhtenäinen laatikollinen tietotuote, jonka painopiste on kapea ja jonka kokonaiskustannukset ovat suhteellisen pienet. Useimmiten se kattaa yhden tai useamman lohkon organisaation tai sen kirjanpitotoiminnan rahoituksen alalla. Tällaiset järjestelmät sopivat pienille tuotanto- tai kauppayrityksille.

Yritysjohtamisen talous- ja johtamisjärjestelmää voidaan käyttää pääasiassa ei-tuotantoorganisaatioissa, pääasiassa kaupassa tai palveluiden tuottamisessa. Talous- ja laskentatoimen lisäksi täällä ovat mukana myös logistiikan hallinnan moduulit.

Integroidut tietojärjestelmät voivat kohdeobjektin mittakaavasta riippuen olla keskikokoisia tai suuria. Ne kattavat kaikki yritysrakenteiden liiketoimintaprosessit, nimittäin vuorovaikutuksen tavarantoimittajien ja kuluttajien kanssa,lopputuotteen tuotanto, materiaali- ja rahoitusvirrat, henkilöstösuhteet, toimitus, varastointi ja markkinointi, projektien toteutus ja monet muut.

Modernit ERP-järjestelmämarkkinat

Kaikki kotimaan markkinoilla tänään esitettävät ohjelmistotuotteet voidaan jakaa kahteen pääluokkaan: venäläiset ja tuontituotteet. Niiden väliset erot eivät ole vain luomispaikassa, vaan myös toimivuudessa.

Tehokas länsimainen kehitys toimii standardina niin kutsutuille ERP-luokan järjestelmille. Selkeimpiä esimerkkejä näistä ovat SAP:n, Oraclen, PeopleSofin, SAGE:n, Baanin, Microsoft Business Solutionin tuotteet. Niitä kaikkia voidaan käyttää minkä tahansa tason kohteisiin, myös erittäin suuriin. Niiden käyttö venäläisille yrityksille voi kuitenkin usein olla vaikeaa seuraavien ongelmien mahdollisen esiintymisen vuoksi:

• Yritysten valmistautumattomuus olemassa olevien liiketoimintaprosessien vakavaan uudelleenjärjestelyyn. Tällaisten muutosten laajuutta on vaikea liioitella. Ulkomaisten yritysten johtamisjärjestelmien liiketoimintaprosessit eroavat olennaisesti maassamme yleisesti käytetyistä.
• Riittävä määrä asiantuntijoita, jotka pystyvät toteuttamaan tuontitoiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin Venäjällä asianmukaisella laatutasolla.
• Tällaisten ratkaisujen käytön korkeat kustannukset.

Yleisestä jälkeen länsimaisista analogeista huolimatta nykyaikainen venäläinen kehitys lisää asteittain toimivuuttaan. Ne on täysin mukautettu kotimaisten yritysten työhön. ja se voidaan toteuttaa onnistuneestijos tietyssä tapauksessa ei vaadita laajaa liiketoimintaprosessien kattavuutta, vaan riittää, että joillekin toiminta-alueille asetetaan kirjanpito ERP-järjestelmän avulla. Esimerkkejä edistyneestä kotimaisesta kehityksestä ovat 1C:n ja Galaktikan tuotteet.

Katso tulevaisuuteen - ERP II

Jonkin aikaa sitten syntyi ERP II -konsepti, joka oli tulosta ERP-metodologian parantamisesta. Yrityksen resurssien suunnittelu ja hallinta ovat edelleen keskeisiä tehtäviä. Uuden metodologian syntymisen käynnistänyt Internetin nopea kehitys jätti kuitenkin jälkensä tehden perinteisestä liiketoiminnasta osittain sähköistä. ERP II on yhdistelmä klassista yrityksen hallintajärjestelmää ja erityisiä verkkokaupan ratkaisuja.

Nyt on tullut erittäin tärkeäksi olla vuorovaikutuksessa vastapuolten kanssa verkon kautta. Tässä on kaksi tärkeää aluetta: toimitusketjun hallinta ja asiakkuuksien hallinta. Yrityksen sisäinen tieto lakkaa olemasta vain sellaista, siirtyy ulkoiseen ympäristöön ja muodostaa perustan yhteistyölle muiden liiketoimintakokonaisuuksien kanssa. Uusi konsepti on tässä tapauksessa muotoiltu yrityksen resurssien ja ulkosuhteiden hallintaan. Ideologisen uudelleensuuntautumisen lisäksi ERP II -järjestelmät saivat omat teknologiset piirteensä.

Järjestelmän valintaongelman ratkaiseminen

Tämän tason ohjelmiston valinta on erittäin vastuullinen prosessi. Väärä päätös tässä asiassa, varsinkin suurissa hankkeissa, voiaiheuttaa vaikuttavia aika- ja rahakustannuksia ilman odotettua tulosta.

Isokokoisen järjestelmän tehokas toteuttaminen, jonka pitäisi varmistaa esimerkiksi tuotantoyrityksen tehokas johtaminen, vaatii siltä välttämättä liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelua. On tärkeää estää tilanne, jossa toteutusvaiheen päätteeksi ohjelma kerää käyttämätöntä dataa tai ei ratkaisisi tarvittavia tehtäviä. Tästä syystä on parempi kutsua hankkeen toteuttamiseksi yhteistyöhön asiantuntijaryhmä, joka on osoittanut itsensä tässä asiassa.

On olemassa tietty lista kriteereistä, joiden perusteella projektitiimi voi yhteisymmärryksessä kohdeyrityksen hallinnon kanssa tehdä optimaalisen, kustannustehokkaan päätöksen ohjelmistotuotteen valinnassa:

• Järjestelmän teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien yhteensopivuus yrityksen päätavoitteiden kanssa.
• Omistuskustannusten kokonaismäärän tulee mahtua tähän tarkoitukseen varattuun budjettiin. Järjestelmän hankintakustannusten lisäksi tämä sisältää käyttö- ja muuntyyppiset välilliset kustannukset.
• Toteutetun ERP-luokan tietojärjestelmän on täytettävä kaikki yleisesti hyväksytyt tekniset vaatimukset, mikä tarkoittaa, että sen on oltava skaalautuva, luotettava, kestävä mahdollisia vikoja vastaan, siinä on oltava virus- ja hakkeri suojaus.
• Toimittajan on varmistettava asennetun ohjelmiston myöhempi ylläpito ja tuki.

ERP-luokan järjestelmien käyttöönottoprosessi

ERP-järjestelmien käyttöönotto yrityksissä seuraa samannimisen strategioiden toteuttamista niissä. Tämä toimenpide kestää kohteen mittakaavasta riippuen yleensä useista viikoista useisiin vuosiin. Organisaatio voi ryhtyä toimeenpanoon itse tai käyttää siihen erikoistuneiden yritysten apua. Voimme erottaa tämän prosessin päävaiheet:

1. Ensisijainen organisaatio. Tässä on tarpeen määritellä strategiset tavoitteet ja tavoitteet sekä määritellä toteutuksen odotettu vaikutus tietylle organisaatiolle. Näiden tietojen perusteella on mahdollista laatia hankkeelle tekninen suunnitelma.
2. Projektikehitys. Tässä vaiheessa analysoidaan organisaation nykyistä toimintaa: sen edistämisstrategiaa, liiketoimintaprosesseja. Sen tulosten perusteella rakennetaan järjestelmämalli ja työsuunnitelmaan tehdään tarvittavat tarkennukset.
3. Projektin toteutus. Koska liiketoimintaprosessien suorittamisen säännöt sanelevat toteutettu ERP-järjestelmä, ne muutetaan tässä yhtenäisten vaatimusten mukaisesti. Tarvittaessa kehitetään raportointilomakkeita ja algoritmeja tiedon siirtämiseksi aiemmin käytetyistä kirjanpitoohjelmista. Jos edellisissä vaiheissa paljastuu järjestelmän toimintojen riittämättömyys objektille, se viimeistellään. Se päättyy käyttäjien koulutukseen ja esitestaukseen.
4. Käyttöönotto. Käytön aikana mahdolliset virheet ja toimintahäiriöt tunnistetaan ja poistetaan.

JärjestelmäERP-luokan hallinta ei ole nykyään vain kopio kalliista ohjelmistoista, jotka on asennettu organisaation kaikkiin tietokoneisiin, vaan se on myös lupaavan liiketoimintastrategian tärkein liikkeellepaneva voima. Sen valinnan tulee perustua kohdeobjektin olemassa oleviin tarpeisiin ja kykyihin. Koko liiketoiminnan menestyminen kokonaisuutena riippuu tehdyn päätöksen oikeellisuudesta ja myöhemmän toteutuksen vaiheiden toteutuksesta.