Sähköinen asiakirjanhallintajärjestelmä (EDMS): mikä se on, ominaisuudet ja suositukset

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Muutama vuosi sitten sähköisistä asiakirjanhallintajärjestelmistä puhuttiin valoisana tulevaisuutena. Nykyään niitä käytetään jo aktiivisesti yksityisissä ja julkisissa yrityksissä. Mutta tärkeintä on, että EDMS:n kysyntä kasvaa jatkuvasti. Mikä on sähköinen asiakirjanhallintajärjestelmä ja miten se toimii, tarkastellaan esimerkkiä Venäjän federaatiossa toimivista järjestelmistä.

Tausta

Ymmärtääksesi paremmin, miten EDMS-ohjelma toimii, on tarpeen käydä läpi peruskäsitteet ja tehtävät. Tärkeimmät tekijät ovat ne, jotka määräävät tietyn järjestelmän valinnan.

Jos organisaatio voi toimia epävirallisen johtamisen olosuhteissa, dokumenttien hallintaa ei tarvita. Liiketoimintaprosessien myötä on olemassa tarve hallita mekanismia säännöllisen dokumentaation avulla. Jos et käsittele papereita ajoissa, ne alkavat kerääntyä ja hävitä.

Erityistä tiedostojen tallennusjärjestelmää käytetään vaihtoehtona paperillepalvelimella. Mutta sekään ei toimi pitkään. Yrityksen volyymin kasvaessa tiedon tallennuksen ja synkronoinnin tarve kasvaa.

On olemassa dilemma: käytetäänkö tietojen tallentamiseen vanhaa paperia vai EDMS:ää. Mitä niin tärkeää voit saada sähköisen järjestelmän ansiosta? Lisää organisaation tehokkuutta.

Taloudellinen vaikutus

Työtehokkuutta voidaan lisätä kahdella tavalla: vähentää kustannuksia tai parantaa tuloksia. Asiakirjat EDMS:n avulla voit saavuttaa kaksi tavoitetta kerralla. Eli järjestelmän käyttöönotto antaa organisaatiolle mahdollisuuden kuluttaa vähemmän, mutta ansaita enemmän.

Kustannusten vähentäminen paperikustannusten alenemisen, ajanhukkaan, viestinnän nopeuttamisen ja yrityskulttuurin muuttamisen avulla.

EDMS-ohjelman tehokkuuden arvioimiseksi sinun on laskettava paperityöhön käytetty aika. Konsulttiyritykset arvioivat, että tällaiset toiminnot vievät 20 % työajasta. Venäjän byrokratian järjestelmässä tämä vie vielä enemmän - 60% ajasta. EDMS:n käyttöönotto vähentää näitä kustannuksia vähintään 10 kertaa.

Toimistotyö ja asiakirjavirta

Kaksi termiä liittyvät toisiinsa. Kirjanpito on termi, joka viittaa asiakirjojen käsittelyn muodollisiin sääntöihin. Jotkut EDMS-järjestelmät voidaan räätälöidä toimistotyön sääntöjen mukaan, mutta on myös sellaisia järjestelmiä, joiden pohj alta toimistotyötä jo muodostetaan.

Asiakirja on tietojen tallennusyksikkö EDMS:ssä. Asiakirjavirta muodostetaaneri lähteistä: muista järjestelmistä, sovelluksista, sähköpostista, mutta ennen kaikkea - skannatuista paperivälineistä. Siksi skannerit ja muut laitteet ovat olennainen osa EDMS:ää. Järjestelmä tallentaa kaikki asiakirjat, ylläpitää niiden historiaa, varmistaa liikkumisen organisaatiossa ja suorittaa liiketoimintaprosesseja niiden kanssa.

Tällaisessa tietokannassa on SED:n päätös, käsky ja määräys. Niiden kautta organisaatiota johdetaan. Kaikki asiakirjat toimitetaan "ohjeen" kanssa. Lomakkeen kenttien joukko riippuu asiakirjan tyypistä. Tiedot tallennetaan järjestelmään tietokannan muodossa tällaisen kortin jokaisesta kentästä.

EDMS:n toiminnot ja tehtävät

Asiakirjanhallintaohjelma on suunniteltu ratkaisemaan seuraavat tehtävät:

• dokumenttien kanssa työskentelyn systematisointi.
• asiakirjojen luominen mallien mukaan, niiden rekisteröintivarasto;
• kirjanpitoautomaatio;
• asiakirjan luokittelu.

Katsotaanpa tarkemmin SED:n toimintoja. Työnkulkuohjelmaa käytetään:

• korttien luominen.
• asiakirjan tekstin muodostaminen;
• tallenna tiedot pdf- tai msword-muodossa;
• käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta;
• reittien luominen;
• asiakirjan kulun ohjaus;
• ilmoitusten, muistutusten lähettäminen;
• päiväkirjat, hakemistot, luokittelut;
• tilausten luominen;
• hae ja allekirjoita asiakirjoja;
• raportin luominen.

Järjestelmän yleisiä toimintoja ovat:

• kaukosäädinkäsitellä asiakirjoja;
• tietokantajärjestelmän käyttäminen tietojen tallentamiseen;
• samanaikainen työ EDMS:n kanssa;
• turvaa varmenteilla, viivakoodeilla ja personoinnilla.

Edut ja haitat

SED:hen vaihtamisella on enemmän etuja kuin haittoja. Huonosti organisoitu projekti voi kuitenkin tuhota kaikki automaation edut. EDMS:n toteutuksen tavoitteiden tulee olla saavutettavissa. Edut sisältävät:

• tietojen keskitetty jäsennelty tallennus;
• sama lähestymistapa asiakirjojen muodostamiseen ja käsittelyyn;
• käyttäen malleja;
• haku;
• tarkastuksen käyttöoikeus.

Haittoja ovat korkeat käynnistyskustannukset ja tiukka käyttäjien koulutus.

Asiakirjaprosessit

EDMS:ssä sähköinen dokumenttien hallinta käy läpi useita vaiheita, joiden aikana asiakirjalle määritetään tiettyjä ominaisuuksia. Käsittely tapahtuu sekä manuaalisesti että automaattisesti. Toisessa tapauksessa aseta:

• vaiheiden välisten siirtymien ehdot;
• reitin erottaminen;
• työstösyklit;
• aloita aliprosessit, ajastimet, käsittelytoimenpiteet;
• käyttäjäroolit on asetettu.

Hoitotyypit:

• Asiakirjan luominen.
• Muokkaus.
• Uudelleennimeäminen.
• Siirrä.
• Tallenna.
• Indeksointi.
• Poistaminen.

SED maksaa

Asiakirjanhallinta ei voi toimia täysin ilman lisenssiä, palvelimia, täydellistä asennusta ja kaikkien käyttäjien koulutusta. Jokainen näistä elementeistä vaatii suuria käteiskustannuksia. Lisäksi emme saa unohtaa EDMS:n integrointia muihin järjestelmiin, tietokantojen ja ohjelmistojen päivittämistä, teknisen tuen konsultaatioita ja muita ylläpitokustannuksia.

EDMS:n esittely

Projektin toteutus voi kestää useita kuukausia. Prosessi riippuu sekä dokumentointiprosessien määrästä että taloudellisista, organisatorisista ja resursseista. Toteutus suoritetaan seuraavan algoritmin mukaan:

• työryhmän luominen, johtajan tunnistaminen;
• määritä tavoitteet ja tavoitteet;
• olemassa olevien dokumentaatioprosessien tarkistaminen;
• toimeksiantojen kehittäminen;
• SED-valinta;
• sopimuksen tekeminen EDS:n toteuttamisesta;
• työmääräysten kehittäminen ja hyväksyminen;
• Hakemistojen alkuperäisen sisällön tarkistaminen;
• EDS-esitesti;
• kouluttaa henkilöstöä työhön;
• EDMS:n testaustoteutus;
• testitulosten analyysi;
• virheen korjaus;
• EDMS:n täysi toteutus.

Toteutusvirheet

Erityistä huomiota tulee kiinnittää prosesseihin, jotka vaativat paperiasiakirjan. Suurin virhe on paperiasiakirjan kopioiminen sähköiseen asiakirjaan. Tämä vaikeuttaa työtä ja aiheuttaa kielteisen asenteen automaatiota kohtaan. Kukaan ei maksa ylimääräistä kaksoistyöstä. On välttämätöntä rakentaa automaatioprosesseja ilmanpäällekkäisyyttä. Toinen virhe on henkilöstön valmistautumattomuus. Useimmiten uusiin prosesseihin suhtaudutaan vihamielisesti. Siksi on välttämätöntä selittää työntekijöille, miksi EDMS-järjestelmää ylipäänsä otetaan käyttöön, jotta he tietoisesti lähestyvät oppimisprosessia.

Asiakirjojen tallennustekniikat

EDMS:ssä sähköinen dokumenttien hallinta koostuu attribuuteista, joiden perusteella suoritetaan haku, luokittelu, ryhmittely ja raportointi. Joskus dokumentti luodaan mallipohjan mukaan, joskus siirtämällä tietoja tietokannasta. Attribuutit tallennetaan taulukoihin. Itse tiedosto sijoitetaan tallennuskansioon, sen tiedot sijoitetaan DBMS-hakemistoon. Vain EDMS-käyttäjät voivat käyttää tietoja.

Mitä on upotettu skannaus?

Asiakirjojen täydellinen käsittely ja niiden näytteiden sijoittaminen arkistoon suoritetaan skannereilla. Skannausprosessin aikana on mahdollista automaattisesti luoda asiakirjaan viivakoodi ja rekisteröidä se tietokantaan myöhemmällä suunnalla määritettyä reittiä pitkin.

Optinen tekstintunnistus

Tämä sähköinen asiakirjanhallintajärjestelmä EDMS muuntaa asiakirjan sähköisen kuvan valokuva- tai jpeg-muodossa tekstimuotoon. Tässä tapauksessa käytetään erityistä ohjelmistoa erillisen sovelluksen tai integroidun ESCOM. BPM:n muodossa EDMS:ään. Mikä on ESCOM. BPM? Tämä on ohjelma eri fonteilla kirjoitettujen asiakirjojen tunnistamiseen. On kuitenkin syytä huomata, että itsenäisissä sovelluksissa on enemmän ominaisuuksia ja ne tunnistavat jopa käsin kirjoitetun tekstin.

Viivakoodaus

Tämä tekniikka tarjoaa joukon toimenpiteitä graafisen viivakoodin luomiseksi ja käyttämiseksi asiakirjassa. Järjestelmäpalvelimen kautta luodaan ainutlaatuinen viivakoodi. Se tarjoaa myös asiakirjojen tunnistamisen, sen nopean haun tietokannasta ja jakelun varastopaikkoihin. Rekisteröinnin yhteydessä tarraan painetaan sähköistä korttitunnusta vastaava viivakoodi. Se on liimattu asiakirjan paperiversioon.

EDS

Digitaalisen allekirjoituksen avulla voit varmistaa asiakirjan oikeellisuuden ja tietojen muuttumattomuuden. Allekirjoitus tapahtuu kryptografisen palveluntarjoajan ja ohjelmistoavaimen - sertifikaatin - avulla. Jälkimmäinen on tiedosto erityisessä muodossa, joka luodaan uudelleen lisenssin myöntämiskeskuksessa. Tietojen turvallisuuden varmistamiseksi varmenne kannattaa tallentaa älykortille tai I-Token-avaimiin. Ne on suojattu PIN-koodilla. Jos PIN-koodi syötetään väärin useita kertoja, varmenne lukitaan automaattisesti.

Koko teksti- ja attribuuttihaku

Attribuuttihaku suoritetaan erityisellä lomakkeella käyttämällä useita arvoja korttikentistä. Esimerkiksi "Tili"-ehto etsii tietoja "Vastaanottaja"- tai "Lähettäjä"-kentästä. Samalla järjestelmä vertaa syötettyjä kriteerejä korttien tietoihin ja kirjaa tulokseen ne kortit, jotka täsmäävät. Haku perustuu tarkkaan tai osittaiseen vastaavuuteen.

Koko tekstihaku suoritetaan tiedoston tietojen mukaanasiakirja, mukaan lukien sanamuodot sisäänrakennettujen DBMS-työkalujen, kuten MS SQL SERVER, ORACLE, avulla. Täydellistä hakua varten tiedostot on syötettävä tietokantaan asiakirjan (doc), taulukon (xls), esityksen, viestin muodossa.