Hankintabudjetti: kokoamisen ydin, indikaattorit ja muodostus

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Budjetin laadinnan aikana myynti- ja tuotantosuunnitelmat muunnetaan osastojen tulo- ja kuluindikaattoreiksi. Jotta jokainen osasto voi saavuttaa asetetut tavoitteet, on tarpeen ostaa materiaalit kustannussuunnitelman puitteissa. Tätä tarkoitusta varten laaditaan hankintabudjetti.

Hankintaorganisaatiomalli 1

Ensimmäinen vaihe on määrittää ostoosaston luomisen tarkoitus. Tuotteen erityispiirteiden ja toimittajien lukumäärän perusteella se muodostaa 2-5 hengen osaston (enintään 7 toimittajaa per johtaja). Jokainen heistä vastaa toimitusten ajoituksesta, varastotilanteesta, maksuista ja sopimusten toimeenpanosta. Osaston työtä ei voi tehdä vain johtajan ohjeiden mukaan. Divisioona perustetaan toteuttamaan myyntisuunnitelma, joka laaditaan kuukaudelle, vuosineljännekselle ja vuodelle. Hänelle tarjotaan bonus suunnitelman toteuttamisesta:

• perustulo: 40 % johtajalle, 60 % johtajalle;
• bonukset: 50% - johtajalle, 30% - päälle;
• premium - 10%.

Johtajien bonuksia kertyy suoritusindikaattoreiden perusteella:

• toimitus ajallaan;
• epälikvidien tavaroiden määrä;
• keskimääräinen varaston kiertonopeus.

Bonuksissa voit käyttää myös laadullisia indikaattoreita, esimerkiksi palvelukerrointa eli tavaramäärää hakemuksessa, joka voidaan täyttää välittömästi.

Hankintaorganisaatiomalli 2

Tämä kaava eroaa edellisestä siinä, että osastopäällikkö laskee myyntisuunnitelman perusteella hankintabudjetin. Eli yksikköön perustetaan erillinen taloushallintokeskus. Esimiesten valintaa tehostetaan, koska logistiikkakustannukset ja toimitusehdot huomioidaan. Kaikki työntekijät ovat kiinnostuneita hankintasuunnitelman toteuttamisesta ja sitä kautta yrityksen kehityksestä. Johto puolestaan voi vähentää takapotkujärjestelmän minimiin.

Ensimmäisen työmallin rakentaminen kestää 1,5-2 kuukautta. Johtajan tehtävänä on rekrytoida kokenutta henkilökuntaa. Toisessa tapauksessa osaston rakentaminen kestää 6-18 kuukautta. Suurin ongelma on psykologisessa työssä. Johtajan on muutettava työntekijät yksittäisiksi liikemiehiksi. Kaikki eivät kestä tätä roolia.

Toimintasuunnittelu

Toimintabudjetti heijastaa vuodeksi suunniteltuja toimia segmentille tai yrityksen tietylle toiminnolle. Se kehitetään kaikissa vastuukeskuksissa ja yhdistetään sitten yhteen konsolidoituun budjettiin. Asiakirjan laatimista voidaan pitää kirjanpito- ja johtamisprosessina. Ero on siinä, että raportti heijastaa yrityksen toimintaa tulevaisuudessa, eikäaikaisempien tapahtumien fiksaatio. Se koostuu osto-, myynti-, hallinto- ja tuotantokustannusten budjeteista. Katsotaanpa kutakin näistä elementeistä.

Myynti

Myynnin määrä ja sen rakenne määräävät yrityksen luonteen. Siksi yksi ensimmäisistä on myyntisuunnitelma. Sitä valmisteltaessa tulee ottaa huomioon edellisten kausien myynnin lisäksi myös niihin mahdollisesti vaikuttavia tekijöitä (kausiluonteisuus, tarjoukset jne.).

Myyntibudjetti laaditaan ottaen huomioon kysynnän taso, myynnin maantiede, ostajat. Se sisältää tulotavoitetason, joka voi näkyä kassabudjetissa. Mutta tämän indikaattorin laskeminen aiheuttaa vaikeuksia, koska yritys ei voi hallita asiakkaiden toimia. Suunniteltu kulujen määrä lasketaan organisaation toiminnan perusteella. Se on helpoin laskea. Myynnillä liiketoimintaprosessina on suuri merkitys. Organisaatioille, jotka harjoittavat tuotteiden myyntiä, myyntisuunnitelma määrittää virheen laskelmissa. Jos se on kirjoitettu väärin, se vaikuttaa kaikkiin muihin toiminta-alueisiin.

Tuotanto ja varastot

Tuotteen julkaisusuunnitelma perustuu myyntimääriin. Siinä otetaan myös huomioon tuotantokapasiteetti, varastomuutokset ja ostobudjetit. Laskenta suoritetaan seuraavan kaavan mukaan:

Tuotetuotanto=varasto kauden lopussa + myyntimäärä - varasto kauden alussa.

Tuotantomäärä lasketaan tuotteiden tuotannon ominaisuuksien perusteella.

Kokonaistuotantokustannukset ovat tuotteiden valmistukseen liittyviä. Samalla erillisellä rivillä on huomioitu työvoimakustannukset kahdessa osassa: kiinteä ja kappaletyö (työntekijän palkkiot tuotantosuunnitelman toteutumisen perusteella).

Budjetti kaupallisiin, hallintokuluihin

Myynnin kulut ovat kaikkia tavaroiden myyntiin, edistämiseen liittyviä kuluja. Niiden määrä riippuu johtamisalan päätöksistä. Päätös tilojen pinta-alan muuttamisesta vaikuttaa tavaroiden varastointikustannuksiin. Muuttuvien kustannusten määrä muodostuu provisiosta, pakkaus-, käsittely- ja kuljetuskustannuksista. Kaikki muut kiinteät kulut ovat hallinnollisia.

Hankintabudjetti

Hankintasuunnitelma tavaratyypeittäin tai toimittajittain näyttää kuinka monta tuotetta yrityksen tulee ostaa ulkoisilta ja sisäisiltä toimittajilta. Hankintabudjetti muodostuu myyntisuunnitelman, varastotason, tuotannon työmäärän, ostovelkojen takaisinmaksuehtojen ja -menettelyn perusteella.

Ostaminen=suunniteltu käyttö + jakson lopun varasto - jakson alun varasto.

Tuotantovarastot

Pysyvien tuotantomateriaalien tarpeen määräävät laitteiden korjauskustannukset, rakennussuunnitelma ja uusien tuotteiden valmistelu. Usein taloustieteilijät tekevät virheen jättäessään huomioimatta nämä kustannukset budjetoiessaan.

Kulujen suunniteltu määrä riippuu resurssien tyypistä ja niiden kuluttamisesta. Budjetti muodostuutuotannon, talouskeskusten resurssien kulutuksen normeihin ja käyttöomaisuuden tarpeeseen perustuen. Ensimmäinen artikkeli lasketaan kertomalla suunniteltu tuotantomäärä normeilla. Tämä vaatimus on mukautettu varastosaldoihin ja varastostandardeihin. Näin hankintabudjetti muodostuu luontoissuorituksina. Muuntaaksesi sen arvoehdiksi, sinun on kerrottava suunnitellulla hinnalla.

Esimerkki

Terästehdas suunnittelee valmistavansa ensi vuonna 3 000 tonnia tuotteita. Tämä vaatii kuparia ja öljyhappoa. Kulutus 1 tonnia kohti: kupari - 0,06 kg, happo - 0,0058 l. Kuparin saldo vuoden alussa on 100 kg ja lopussa - 50 kg. Raaka-aineiden hinta on 4500 ruplaa. /t. kupari ja 10 000 ruplaa. / litra happoa.

Vuoden tarve:

• 30000, 006=180 kg kuparia
• 30000,0058=17,4 litraa happoa

Suunniteltu ostomäärä:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 ruplaa. - kuparille.
• (17, 410 000)=174 000 ruplaa. - hapolle.

ADC-osakkeet

Hankintabudjettisuunnittelua hallinto- ja taloustoiminnassa (AHA) tehdään eri tavalla. Tavaravalikoima on erittäin laaja (paperitarvikkeista toimistoremonttimateriaaleihin), eikä kulutustasoja ole. Varastovaatimukset voidaan määrittää kolmella tavalla:

• Käytä rakenneyksiköiden pyyntöjä. Toimituspalvelu kerää hakemukset, käsittelee, arvioi saldot, päivittää hinnat ja laskee budjetin.
• Asennainventaariostandardit suosituimmille tavaroille, kuten paperitavarat, pesuaineet. Budjetti lasketaan käytettävissä olevien varastojen perusteella.
• Aseta AHD:lle varastoostoraja prosenttiosuutena perusmateriaalien hinnasta.

Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä varastojen kokoamiseen ylimääräisten resurssien tunnistamiseksi. Hankintabudjettia laadittaessa tällaisia materiaaleja tulee säätää alaspäin. Varsinkin jos tarjontaa ei ole rajoitettu.

Hankintabudjettitoiminnot

• Budjetti on suunnittelutyökalu, joka osoittaa, miten resursseja voidaan käyttää mahdollisuuksien perusteella. Se on myös keino seurata ja arvioida suorituskykyä vertaamalla suunniteltuja ja toteutuneita indikaattoreita.
• Esimiesten työtä voidaan arvioida hankintabudjetin rakenteen ja toteutusasteen perusteella. Organisaatiot käyttävät niitä arvioidakseen johtamisyksikköjensä suorituskykyä.
• Ostoosaston budjetti voi toimia motivoivasti, jos se sisältää toiminnan tavoitteen. Esimerkiksi osastolle annettiin tehtäväksi ostaa raaka-aineita puolella miljoonalla ruplalla jälkimaksulla. Jos tavoite saavutetaan, johtaja ja hänen sijaisensa saavat bonuksen, joka lisää budjetin menopuolta seuraavalla kaudella.
• Työntekijän on ymmärrettävä, mitä tehtäviä hänelle on asetettu. Jos organisaation kehitystavoitteet pidetään salassa, niitä ei saavuteta. Tässä mielessä budjetti muodostaa viestintäympäristön niin tiimissä kuin välillätyöntekijät ja alaiset.

Työskentele tarjousten kanssa

Materiaalien hankintabudjetin muodostamiseksi voidaan järjestää tarjouskilpailuja - löytääkseen tietyn kategorian parhaat tavarantoimittajat. Sääntelyasiakirjojen mukaan materiaalien jakamiseen ryhmittäin laaditaan strategia, laatuindikaattorit ja urakoitsijat luokitellaan. Muodostetaan tarjouslista toimittajien ehdotuksista. "Voittaja" määritetään automaattisesti määritettyjen arviointikriteerien mukaan. Lisäksi työn tekeminen sopimuksen ja hankintabudjetin muodostamiseksi on käynnissä.

Ostovaihtoehdot:

• Yksi erä. Asiakirjojen laatimisprosessi on yksinkertaistettu, mutta organisaatio tarvitsee suuria varastoja tarvikkeiden säilyttämiseen. Tuotteen pilaantumisen aiheuttamien tappioiden riski kasvaa.
• Pienet erät. Nopea pääoman kierto ja pienempi säilytystila.
• Tarvittaessa. Tavarat toimitetaan laskulla (ilman sopimusta) pienissä erissä täysillä ennakkomaksulla.

Hankintojen valvonta

Budjetin toteutumisen valvomiseksi talousvastuukeskukset voivat laskea ostot. Samaan aikaan suunnittelua tehdään kahdella tasolla:

• Etulevaisuuteen katsova johtaminen - materiaalitarpeen muodostuminen vuodelle, jaoteltuna vuosineljännesten/kuukausien mukaan. Vuosisuunnitelman laatimisen jälkeen suoritetaan tavarantoimittajien valinta ja pitkäaikaisten sopimusten solmiminen.
• Kalenterinhallinta - kuukausittaisen muodostusja kymmenen päivän / viikoittaiset ostosuunnitelmat, jotta yritykselle voidaan toimittaa keskeytyksettä tiettyjä raaka-aineita. Tämä on vuosisuunnitelman yksityiskohta.

Kuukausittaisen ostobudjetin laskemiseksi sinun tulee noudattaa tätä algoritmia:

• Laske tuotannon materiaalitarve ottaen huomioon nykyiset saldot, odotetut tulot ja turvallisuusvarastot.
• Vaatimus on mukautettu tilauksiin, tuotteisiin ja sallittuihin vaihtoihin.
• Jos tuotantosuunnitelmissa tapahtuu muutoksia, ostobudjettia muutetaan.
• Raaka-aineiden toimitusaikataulu ja toimittajien maksusuunnitelma laaditaan.
• Jos toimitus epäonnistuu, otetaan askel taaksepäin ja valitaan uusi toimittaja. Jos toimittajaa ei ole mahdollista vaihtaa, käynnistetään hankinta- tai materiaalilaadun muutos.

Näin voit budjetoida ostoksesi.