Projektibudjetointi. Budjetin tyypit ja tarkoitus. Projektivaihe

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-17 18:49

Projektibudjetointi tulee ymmärtää tietyn järjestelmän puitteissa toteutettavien töiden kustannusten määrittämisenä. Lisäksi puhumme tältä pohj alta laadittavasta budjetista, joka sisältää vahvistetun kulujakauman kustannuserän, työtyypin, toteutusajan tai muiden erien mukaan.

Budjetin rakenteen muodostuminen

Miten hankkeen alustava budjetti on laadittu? Niiden rakenne paljastuu tilikartan kautta, joka sisältää tietyn ohjelman kustannukset. Pääsääntöisesti sen määrittämiseen riittää perinteinen kirjanpitoarvio.

Budjetointia pidetään kustannussuunnitelmana tai kustannuskirjanmerkkinä. Tämä tarkoittaa, että alustavan suunnittelun jälkeen sinun on ymmärrettävä, kuinka paljon, milloin ja mihin varoja tarkalleen ottaen maksetaan. Siksi tässä tapauksessa on mahdollista käyttää mitä tahansa menetelmää tappioiden esittämiseen. On kuitenkin muistettava, että niiden on täytettävä sidosryhmien käytännön vaatimukset,niistä kiinnostuneita sekä vakiintuneita standardeja. Lisäksi heidän tulee vastata kysymyksiin, jotka kiinnostavat projektisijoittajia.

Budjetin esityslomakkeet

Sekä suunnitelluilla että toteutuneilla budjeteilla on tietyt esitysmuodot. Joten niiden joukossa on tärkeää huomioida seuraava:

• aikataulut, jotka ovat eräänlaisia kustannussuunnitelmia;
• häviön jakautumamatriisit;
• kulutuspylväskaaviot;
• samanlaiset kumulatiiviset tappiokaaviot;
• viivakaaviot kumulatiivisista kustannuksista ajan mittaan;
• näyttö pyöreätyyppisen häviörakenteen.

On syytä huomata, että hankkeen eri kehitysvaiheissa projektin ja työdokumentaation erilainen suunnittelu on merkityksellistä. Tosiasia on, että puhumme erityyppisten budjettien kehittämisestä. Ne eroavat toisistaan sekä vaaditun tarkkuuden että tarkoituksen os alta. On syytä huomata, että budjettimarginaali pienenee huomattavasti projektin edetessä.

Budjetin lajikkeet ja tarkoitus

Virheen vähentäminen voidaan perustella alla olevan taulukon tiedoilla. Harkitse siis budjettien tarkoitusta ja päätyyppejä.

Projektin vaiheet	Rahoitus	Kohde	Virhe, %
Suunnittelukonsepti. Pääidea laajennetussa muodossa	Budjetti-odotukset. Tarkka päivämäärä	Ennakkosuunnittelu käteisen tarpeisiin ja maksuihin	25-40
Investointien perustelut (toteutettavuustutkimus)	Alustava budjetti	Kustannuserien perustelut, rahoituksen houkuttelemisen ja myöhemmän käytön suunnittelu	15-20
Tarjoukset, neuvottelut ja sopimukset. Jokaiselle vaiheelle erikseen	Päivitetty budjetti	Sovitusjärjestelyt tavarantoimittajien ja urakoitsijoiden kanssa	8-10%
Työpaperien kehittäminen. Jokaisella vaiheella on oma laskelmansa	Lopullinen budjetti	Resurssien käytön direktiivirajoitus	5-8%
Projektin toteutus ja loppuun saattaminen	Todellinen budjetti	Kustannusten hallinta (eli kirjanpito ja jälkivalvonta). Hankkeen budjetti ja kustannusarviot

Projektin budjetti ja kustannusarvio

On mielenkiintoista huomata, että projektin budjetti on samanlainen kuin arvio yrityksen yhden liiketoiminta-osan toimintakustannuksista. Suurin ero tässä on, että se peittää perinteisesti sen kokonaisuudessaan eli alusta loppuun. Liiketoimintayksikön budjetti puolestaan muodostetaan vuosittain tai neljännesvuosittain. Jotta valvonta olisi tehokkainta, se tulisi jakaa kahteen osaan: välittömät kustannukset ja välilliset kustannukset.tappio.

Ensimmäinen budjettityyppi on keskeinen hallinta- ja ohjaustyökalu projektipäälliköille sekä siihen osallistuville toiminnallisten yksiköiden johtajille. Tämä sisältää kaikkien ohjelmatiimiin kuuluvien kulut (matkakulut, palkat ja niin edelleen). Tässä tapauksessa jokainen oppiaine suorittaa erilliset tehtävät.

On syytä muistaa, että kustannuseriä perusteltaessa huomioidaan seuraavat seikat:

• ostettujen materiaalien kustannukset;
• tuotantoon käytetty määrä;
• tekniikan normaalista käytöstä poikkeamisesta aiheutuvat kustannukset;
• tuotteen käyttöönottoon käytetty summa;
• toimituskustannukset;
• muut kulut.

Voorastaan suorat tyyppikustannukset tulee esittää seuraavasti:

• eriteltynä - täsmälleen projektin rakenteen mukaisesti suoritettavien tehtävien tasolle;
• sisältää viikoittaiset kulut henkilöstön palkoista, materiaaleista (valmistetuista tai ostetuista) ja muista väliarvoprojektin kunkin komponentin ja tehtävän os alta;
• sisältää materiaalien ja työvoiman maksamiseen suoraan liittyvät yleiskulut;
• tiivistetään osallistuvien tahojen suorittamien eri tehtävien mukaan;
• varaa hallintavarauksia (toisin sanoen jätä tietty kustannus- ja aikavaraus varmuuden vuoksi).

Budjettiprosessin tärkeys

Budjetointiprojekti asettaa merkittäviä paineita sekä sen esimiehille että osastoille. Tosiasia on, että se esittää sellaisen vaihtoehdon: jos pysymme budjetin sisällä, toimimme tehokkaasti, mutta jos ylitämme, työ tehdään huonosti.

Tämä vaatimus ei kuitenkaan usein sovellu hankkeen varsinaiseen budjetointiin. Tosiasia on, että budjetit muodostetaan ja toteutetaan tietyn paineen alaisena useiden tekijöiden, sekä subjektiivisten että objektiivisten, vaikutuksesta.

Esimerkiksi palkattu projektipäällikkö joutuu usein hyväksymään budjetit, jotka on laadittu ja hyväksytty ilman hänen osallistumistaan, vaikka ne näyttävät hänestä epärealistisilta. Muussa tapauksessa työntekijältä voidaan evätä sopimus. Jos hän kuitenkin suostuu budjettiin, joka ei ilmeisesti noudata annettuja määräaikoja, sekä käytettävissä oleviin resursseihin, niin heti kun tiettyjen tulosten saavuttaminen vaatii suunniteltua enemmän menoja, työntekijän on pakko selittää tämä ongelma, vaikka se tosiasia, että budjetti asetettiin alun perin erittäin alhaiselle tasolle.

On syytä muistaa, että projektibudjetointi voi olla järkevää. Tässä tapauksessa budjetin tarkoituksena on ensisijaisesti määrittää projektin todelliset kustannukset yritykselle. Siksi, jos projektipäällikkö hyväksyy budjetin, joka ylittää merkittävästi kustannusperusteluvaiheessa hyväksyttävän 15-20 % virhemarginaalin (tiedot yllä olevasta taulukosta), on hyvin todennäköistä, että tilanne ei rajoitu vain projektin rakenteen selittämiseen. syyt ylimmälle johdolletämä ylimäärä. Tässä tapauksessa projektipäällikkö menettää todennäköisesti työpaikkansa.

Kuinka vältät tämän?

Tällaisen tilanteen välttämiseksi amerikkalainen tiedemies M. Thomsett ehdottaa johtajia muodostamaan omat projektibudjetinsa. Hän kuitenkin huomauttaa useista syistä tälle käytökselle:

• Olet vastuussa projektin tulevien kustannusten ja budjetin käyttömahdollisuuksien raportoinnista. Tämä ei ole mahdollista, jos työskentelet enn alta määrätyllä budjetilla.
• Projektipäällikkönä sinun pitäisi tietää paremmin kuin kukaan muu siitä, kuinka paljon tietty projekti maksaa. Asetamaasi budjettia pidetään rahatavoitteena. Sen pitäisi tyydyttää sinua seuraavien parametrien mukaan: tarjota mahdollisuus mitata projektin onnistumista ja olla tapa mitata johtajan (eli sinun) pätevyyttä.
• Sinun on sallittava joitakin vähennyksiä budjettikohtiin. Tämä on erittäin tärkeää, jos tiettyjen kustannusten perusteet tulevat voimaan tulevaisuudessa. On lisättävä, että oletuksia verrataan nykyisen ajanjakson mahdollisuuksiin, mutta mahdollisia komplikaatioita ei oteta huomioon. Budjettiprosessi toimii suunnitellusti vain, kun sinulla on mahdollisuus vertailla tällä tasolla.

Rahoitussuunnitelman luominen, seuranta ja toteuttaminen

Sinun tulee tietää, että projektibudjetit muodostetaan, valvotaan ja toteutetaan erillään liiketoimintaan osallistuvien yksiköiden taloussuunnitelmasta,koko yritys.

Tähän on syitä:

• Projekteilla ei ole tapana toistaa itseään. Osastojen ja osastojen budjetit muodostetaan vuosittain. Ne tarkistetaan usein kuuden kuukauden välein tai useammin. Projektit lopettavat olemassaolonsa välittömästi toteutumisen jälkeen. Tosiasia on, että ohjelman toteuttamisaika ei ole sidottu tilivuoteen. Talousarvion tarkistaminen ei ole toivottavaa. Poikkeuksen muodostavat tapaukset, joissa alkuperäisestä versiosta löytyy raakoja virheitä tai kun ympäristö muuttuu dramaattisesti (jossa tietty projekti toteutetaan).
• Esimiehen käsissä - suora valvonta budjetin toteuttamiseen. On syytä huomioida, että osastojen ja osastojen taloussuunnitelmat riippuvat pääsääntöisesti useiden palvelujen välille kehittyvästä suhteesta: toimeenpanoosasto antaa yhdelle tai toiselle osastolle kustannusrajan toisen osaston antamien tietojen perusteella; Henkilöstöä ja järjestelmää koskevat päätökset tekee kuitenkin ylin johto. Hankkeessa päinvastoin käytetään budjettia kahden suunnan mukaisesti: käytössä olevien resurssien (saavutukset ja henkilöstö), ne ovat jo osaston käytettävissä ja budjetissa sekä ulkopuolisten resurssien rajallinen käyttö. jotka houkuttelevat väliaikaisesti. Ylimääräisen työntekijän palkkaaminen johtaa joka tapauksessa kiinteisiin kuluihin; ylimääräinen henkilöstöyksikkö projektia varten, joka yleensä työllistää jo palveluksessa olevia voimia.
• Budjetin toteutuksen onnistuminen riippuu suoraan hankkeen toimintasuunnitelman moitteettomasta noudattamisesta sekä resurssien käytön aikataulusta. Se koostuu myösriippuen siitä, kuinka hyvin esimies on suunnitellut kunkin vaiheen toteutuksen, sekä siitä, noudattavatko projektitiimiin osallistuvat työntekijät sovittua aikataulua. Jos tietyn vaiheen tai työn toteuttaminen kokonaisuutena viivästyy esimerkiksi henkilö- tai aikaresurssien tarpeesta johtuen kuin alun perin päätettiin, vaikuttaa tämä jotenkin epäsuotuisasti budjettiin, eli projektityön suorittamiskustannusten nousu.

Samanlaisia sääntöjä, ainakin ihannetilanteessa, tulisi käyttää yrityksen kaikkien osastojen johtajien, joilla on oma budjetti. On syytä tietää, että jokainen heistä on vastuussa siitä, että se ei ylitä budjettitasoa ja vastaavasti ylimenoa. Käytännössä kuitenkin vain pieni osa yrityksistä noudattaa tiukasti tätä sääntöä. Toisa alta vain harvat yritykset antavat osastopäälliköiden asettaa budjettitason, joka todella tarvitaan osastolla toteutettavaan projektiin.

Tarjoukset, neuvottelut ja sopimukset

Seuraavaksi kannattaa harkita hankkeen kulminaatiovaihetta: tarjouskilpailujen järjestämistä, erikoiskohteita sekä yhteistyö- ja kumppanuussopimusten tekemistä.

Tarjouksen alla tulee ymmärtää tarjouskilpailu, jonka aikana toteutetaan markkinoitavien tuotteiden ja palvelujen toimittajien valinta. Kunnalliset ja v altion asiakkaat suorittavat toimintansa 44-FZ:n Sopimusjärjestelmästä alallatavaroiden, töiden, palveluiden ostot v altion turvaamiseksi. ja kuntien tarpeet.”

V altioyhtiöt, säänneltyä toimintaa toteuttavat organisaatiot, luonnolliset monopolit toimivat lain 223-FZ "Tavaroiden, töiden ja palvelujen hankinnasta tietyntyyppisten oikeushenkilöiden toimesta" mukaisesti. henkilöt” (esimerkiksi rakennusalan tarjouskilpailut).

Erikoispaikat

Kaupalliset rakenteet toimivat nykyisen siviililainsäädännön mukaisesti Venäjän federaation alueella. He julkaisevat tietoa suunnitelmistaan tarjoussivustoilla. Hankintoihin on oikeus osallistua sekä yksityisillä että juridisilla henkilöillä, jotka täyttävät täysin asiakkaan ja Venäjän lainsäädännön vaatimukset.

Tarjouksia on erilaisia: avoin (eli kaikille osallistujille), esimerkiksi avoin tarjouskilpailu, tarjouspyyntö, sähköinen huutokauppa, ehdotuspyyntö; suljettu (eli rajoitetulle henkilömäärälle), esimerkiksi rajoitetut huutokaupat ja kilpailut. Ostokset voidaan tehdä sekä sähköisessä että paperimuodossa.

On pidettävä mielessä, että tällainen tapahtuma vaatii vakavaa valmistelua, erityisesti oikeudellista, taloudellista ja teknistä. Tämä on tarpeen sopimuksen soveltamisen ja täytäntöönpanon varmistamiseksi. Siksi johtajien tulee aluksi asettaa henkilöstönsä ryhmätyöhön, koska lopputulos riippuu työntekijöiden suorittaman toiminnan johdonmukaisuudesta.

Tarjouksen toteuttamisen päävaiheet

Kaavamaisesti osallistuminen tällaisiin tapahtumiin voidaan esittää seuraavasti: Markkina-analyysi → Valinta ja jatkokuittaussähköinen allekirjoitus → Rekisteröityminen → Tarjoussivuston haku → Taloudellisen vakuuden valmistelu → Erityistilin avaaminen (tämä on tarpeen hankintaan osallistuville 44-FZ:n mukaisesti) → Hankintaan osallistumista koskevan hakemuksen valmistelu ja myöhempi jättäminen → Suora osallistuminen tarjouskilpailussa. Viimeinen vaihe on tietysti tuloksen saaminen.

Mietitään esitellyn listan päävaihetta: osallistumista esimerkiksi rakennustarjoukseen. Se on sähköinen huutokauppa 44-FZ. Enn alta määrättynä aikana asiakas alkaa harkita osallistujien hakemuksia. Kun hakemuksesi katsotaan oikeutetuksi osallistumaan huutokauppaan, sinun tulee laskea vähimmäishintataso, jolla olet valmis toimittamaan rakennustuotteen tai tarjoamaan siihen liittyviä palveluita, järjestämään tämän tarjouksen mukaiset työt.

Elektroninen huutokauppa järjestetään reaaliajassa. Näin ollen osallistujalla on kymmenen minuutin kuluessa viimeisen hintatarjouksen jättämisestä oikeus tehdä oma tarjous verkossa "huutokauppavaiheessa": 0,5 - 5 % NMCC:stä. Toisin sanoen kerrallaan suoritettava askel ei saa ylittää 5 % ilmoituksessa ilmoitetusta kumppanuus(yhteistyö)sopimuksen alkuperäisestä enimmäishinnasta.

Huutokaupan tulosten mukaan laaditaan pöytäkirja. Kun huutokauppa katsotaan päättyneeksi, alkaa hakemusten lisäosien käsittelyvaihe.

Johtopäätös

Olemme siis harkinneet budjetoinnin luokkaa:tarkoitus ja budjetin tyypit, projektin vaiheet. Lisäksi analysoimme päävaihetta tarkemmin. On syytä huomata, että jopa aloittelija voi voittaa tarjouksen. Kuinka toteuttaa se käytännössä?

Sähköiseen kaupankäyntiin kuuluu asiakkaiden eli rahan läsnäolo. Tarjous sulkee kuitenkin pois epäviralliset suhteet. Ei ole mitään keinoa päästä sopimukseen. Sopimuksen ehtojen noudattamatta jättäminen voi johtaa sopimuksen menettämiseen, varojen menetykseen ja mahdollisuuden osallistua muihin huutokauppoihin hylkäämisen vuoksi. Aloittelijat rikkovat usein näitä sääntöjä banaalin välinpitämättömyyden vuoksi.

Ensinnäkin sinun pitäisi saada käsiisi tarjoukset, jotka eivät sisällä tiukkoja sääntöjä. Esimerkiksi kaupallisen suunnitelman huutokaupassa. Vasta sen jälkeen on suositeltavaa siirtyä vakaviin tarjouksiin, joita sääntelee hankintalainsäädäntö 44-FZ ja 223-FZ mukaisesti. Pääedellytys voitolle ei ole muuta kuin tietoisuus. Ensinnäkin pitää ajatella työn laatua, ei sopimuksen määrää.

Kuvittele, että voitit silti. Sinulla on sopimus käsissäsi. Pystyykö yritys löytämään lisäkapasiteettia ja -voimia toteuttaakseen sen ilman ongelmia? Ja jos ei, kuinka paljon rahaa tarvitaan työntekijöiden palkkaamiseen tai laitteiden vuokraamiseen? Pysyykö kauppa kannattavana?

On syytä muistaa, että tarjoajien virheiden joukossa keskeisiä ovat mm. määräaikojen rikkominen, asiakirjojen tarkkaavaisuus, yritykset osallistua useaan tarjouskilpailuun samanaikaisesti, teknisen suunnitelman toimintahäiriöt,kauppaa tappiolla. Kaikki tämä voi johtaa haitallisiin seurauksiin. Siksi kaikki luetellut puutteet on vältettävä etukäteen.