Toimistopäällikkö. Työvastuudet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

"Toimistopäällikön" asemassa useimmat työnantajat näkevät työntekijän, joka suorittaa melko laajan valikoiman tehtäviä. Tämän yksikön lisäämisellä henkilöstöluetteloon on tarkoitus varmistaa toimiston tai jopa useiden siitä vastaavien yksiköiden sujuva toiminta. Jos et tarvitse tavallista sihteeriä, joka vastaa puheluihin, vastaanottaa postia ja vieraita, niin tietysti toimistopäällikkö on johtaja, koska tämä työntekijä tarvitsee tiettyjä v altuuksia ja v altuuksia. Ilman tätä hän ei pysty tehokkaasti täyttämään hänelle osoitettuja tehtäviään.

Osaan päätehtävänsä toimistopäällikön tehtäväluettelon tulee kattaa vähintään viisi aluetta. Samalla on ymmärrettävä, että toimisto ei ole huone, jossa pomo istuu, vaan paikka, jossa hallinnollisia ja johtavia tehtäviä edelleen suoritetaan. Tämä tarkoittaa, että niiden laatu ja määräajat riippuvat siitä, miten toimistopäällikön työ rakennetaan.

Johdon vastuut. Näitä ovat toimistosuunnittelu, organisaatiorakenne, henkilöstöjohtaminen, yrityskulttuuri ja politiikan kehittäminen.viestintä vastapuolten kanssa ja sen noudattamisen valvonta.

Hallintotoiminnot. Ne kattavat toimistotyön organisoinnin, palvelujen välisten suhteiden luomisen, toimistotilojen jakautumisen työntekijöiden kesken.

Kotitaloustyöt. Toimistopäällikön tulee järjestää toimistotarvikkeiden, paperitavaroiden, kulutustarvikkeiden ja kodintarvikkeiden hankinta. Lisäksi hänen on huolehdittava toimiston siivouksesta, toimistolaitteiden kunnossapidosta, sähkölaskujen oikea-aikaisesta maksusta, vuokrasta jne.

Valvontatehtävät. Tämä toiminta-alue sisältää auditoinnit, tarkistukset, materiaaliomaisuuden inventoinnin, dokumentoinnin.

Raportointi. Niihin kuuluu raportointidokumentaation (tietojen) laatiminen johtajalle.

Organisaation koosta riippuen tämä työntekijä voi olla yksi johtaja, jolla on johtamisv altuudet (pienten yritysten kohdalla), tai hän voi johtaa kokonaista osastoa. Samalla organisaation johtajan tulee ymmärtää, että halu yleistää työntekijät, muiden palveluiden toimiv altaan kuuluvien asioiden laskeminen heidän tehtäviinsä ei ole aina perusteltua. Tällaista työntekijää ei esimerkiksi pidä kuormittaa kirjanpidolla, henkilöstöhallinnolla jne. Tällainen sekoitus vaikuttaa yleensä negatiivisesti työn laatuun. Syynä tähän on se, että nämä vastuut ovat paljon laajempia kuin toimiston ylläpitovastuut, ne läpäisevät koko organisaation kokonaisuutena. Siksi toimistopäällikön on tehtävä ansioluetteloa kirjoittaessaankeskittyä työkokemukseen ja taitoihin edellä mainituilla viidellä toiminta-alueella sen sijaan, että sotkettaisiin niitä liian moniin tehtäviin, jotka eivät usein liity toimiston toimintaan. Samaan aikaan työnantajan, joka etsii pätevää työntekijää tälle alueelle, ei pidä unohtaa, miksi hän tarvitsee tätä työntekijää, eikä esittää tarpeettomia vaatimuksia, jotka eivät liity päätehtävään.