2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26
Yrityksen hallussa olevien tavaroiden ja muiden arvoesineiden todellisen määrän tunteminen on tehokkaan työn edellytys. Tästä syystä varastosta on tullut kirjanpitolaissa säädetty velvollisuus. Näin varmistetaan kirjanpitotietojen luotettavuus ja varmistetaan omaisuuden ja velkojen todellinen olemassaolo.
Ihannetapauksessa paperilla olevien ja todellisten tietojen tulisi vastata toisiaan. Mutta eri syistä (varkaus, vahingot, luonnon taantuminen, luonnonkatastrofit jne.) voidaan havaita eroja. Tällaisissa tapauksissa laaditaan sovintoilmoitus. Vakiolomake INV-18 on dokumentti, josta käy ilmi tiedot käyttöomaisuuden saatavuuden mahdollisista eroista, ja INV-19 kuvastaa inventaarioluettelon tulosten kirjanpitoa.
Tällaisia asiakirjojakirjanpitäjän laatii, joka heijastaa niihin tietoja asiaankuuluvasta varastokirjanpidosta ja vertaa niitä kirjanpitotilien tietoihin. Tämän seurauksena voi olla pulaa tai ylijäämää. Samalla niiden määrät näissä asiakirjoissa tulee ilmoittaa kirjanpidon arvioinnin mukaisesti. Tilitoimiston vastuuhenkilö on velvollinen tarkistamaan huolellisesti, onko kaikki laskettu oikein. Ja vasta sen jälkeen tee tarvittavat merkinnät.
Selvityslomakkeessa on myös pakolliset kentät, joista käy ilmi tiedot rakenneyksiköstä, jossa inventointi on suoritettu, tilauksen numero ja päivämäärä, inventoinnin alkamis- ja päättymispäivä sekä koko nimi taloudellisesti vastuussa olevista henkilöistä. Jokaisella tällaisella asiakirjalla on oma sarjanumeronsa, joka ilmoitetaan tietyssä sarakkeessa.
Toimenpide INV-19:n toisen ja kolmannen sivun täyttämiseksi on seuraava. Sarake 1 ilmoittaa inventoitavien tavaroiden ja materiaalien sarjanumerot. Sarakkeiden 2 ja 3 tarkoituksena on ilmoittaa materiaalien nimi, käyttötarkoitus, niiden lyhyet ominaisuudet ja tuotenumerot.
Seuraavat sarakkeet sisältävät tietoja mittayksiköstä ja sen koodista OKEI:n mukaan, varastonumerot ja mahdolliset passitiedot. Seuraavaksi tulevat perustiedot, joiden selventämistä varten itse asiassa laaditaan lajittelulausunto - tämä on "Inventointitulokset" -sarakkeessa näkyvä ylimääräisten (tai puuttuvien) varastoerien lukumäärä ja määrä.
Sarakkeet 12, 13, 14 osoittavat selvennyksentietueet, jotka liittyvät ylijäämään. Sarakkeissa 15-17 ilmoitetaan puutteeseen liittyvät tiedot.
Toisen arkin lopussa lajittelulomake sisältää tiedot tavaroiden ja materiaalien kokonaismäärästä ja ylijäämän (tai puutteen) määrästä. Pääkirjanpitäjän on laitettava allekirjoitus tähän!
Kolmannella sivulla sarakkeissa 18-23 näkyvät erityistoimikunnan sallimien lajittelupoikkeamien tulokset. Sarakkeisiin 24-26 merkitään ylijäämien lukumäärä ja määrä sekä niiden tilien numerot, joille ne on hyvitetty. Sarakkeet 27-32 sisältävät samat tiedot, mutta tavara- ja materiaalipulan yhteydessä.
Lajittelulause on koottu kahtena kappaleena. Tämä tehdään manuaalisesti tai tietokoneella. Yksi asiakirja jää kirjanpitoon, toinen siirretään vastaavan tyyppisten arvojen turvallisuudesta vastaavalle henkilölle. Hänen allekirjoituksensa, koko nimensä ja asemansa on myös oltava tällaisessa asiakirjassa.
