Organisaatioprosessit: tyypit, vaiheet, tavoitteet

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Organisaatioprosessit ovat suunnitelman mukaisen työn tekemisen prosessia, joka on jaettu kolmeen vaiheeseen. Työnjako, ryhmittely erillisiin lohkoihin (osastot, sektorit) ja erillisten ryhmien koordinointi.

Kolme prosessiesimerkkiä

Seuraavat esimerkit prosessin jakautumisesta voidaan erottaa:

• Työn jakaminen erillisiin vaiheisiin. Tällöin yksittäiselle työntekijälle osoitetaan erityyppisiä töitä hänen pätevyytensä, taitojensa ja kokemuksensa mukaan.
• Ryhmätyöt erillisiksi lohkoiksi. Erillisillä lohkoilla tarkoitetaan alaa, osastoa tai osa-aluetta, jossa ryhmä saman pätevyyden omaavia työntekijöitä työskentelee tietyn projektin parissa. Tällä jaolla työ sujuu nopeammin.
• Työn koordinoinnissa on kyse konfliktien ratkaisemisesta ja mekanismin rakentamisesta niiden välttämiseksi.

Prosessin vaiheet

Organisaatioprosessi voidaan jakaa useisiin vaiheisiin:

• Työnjako.
• Tehtävien ryhmittely.
• Työn koordinointi.

Mutta monia muitakin voidaan tunnistaa. Riippuu organisaatiosta ja siitätoimintaa.

Työnjako

Ensimmäinen vaihe organisatorisessa prosessissa, jossa työn jakautuminen työntekijöiden kesken heidän pätevyytensä ja taitojensa mukaisesti. Samalla johdon on varmistettava, että yksittäinen työntekijä ei tee enempää tai vähemmän työtä kuin hänen kollegansa. Jakoperiaate perustuu kykyyn jakaa työntekijöiden työaika. Ja myös, että he tekevät vain sen työn, jonka he osaavat parhaiten.

Tämä lyhentää aikaa siirtymisestä toimintojen välillä, vähentää koulutusta (koska työntekijät tekevät vain sitä, mitä he jo tietävät). Myös laitteita ja työkaluja parannetaan. Tässä erikoistumisessa on vaara - työn yksitoikkoisuus. Se riistää työntekijältä luovat taidot ja niiden ilmentymisen työn aikana. Tämän välttämiseksi johtajat käyttävät useimmiten kahta tapaa

1. Työntekijän toimialan laajentaminen.
2. Työn rikastuminen.

Toiminta-alan laajentaminen tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden yhdistää ja tehdä useita valitsemiaan tehtäviä kerralla. Se voi myös laajentaa suoritettavia tehtäviä. Työvoiman rikastaminen on työn etenemisen riippumattoman valvonnan tarjoamista työntekijälle.

Oikea tehtävien ryhmittely jatkosuoritusta varten

Yrityksen organisatoristen prosessien vaihe edellyttää erilaisten lohkojen (toimialojen ja toimialojen) luomista, jotka vastaavat yksittäisistä tehtävistä. Tällä saavutetaan ratkaisun suurin tehokkuus ja nopeus.yksi ongelma. Pääsääntöisesti saman työn tekijät yhdistyvät yhdeksi osastoksi.

Näin työ jakautuu pienissä organisaatioissa.

Tällaiset organisaatiot jakavat tuotantoosastot toiminnallisten ominaisuuksiensa mukaan. Eli suoritetun työn tyypin mukaan. Kukin erillisen osaston johtaja vastaa tietyistä yrityksen toiminnoista - myynnistä ja markkinoinnista, kuljetustoiminnasta ja taloustoiminnasta. Jotkut segmentit voidaan myös jakaa 2-3 osastolle.

Tämä kaavio näyttää jakautumisen suurissa organisaatioissa.

Varajohtajatasot muodostuvat yrityksen tuotantotyypin mukaan. Alemman tason muodostaa geopoliittinen sijainti. Viimeinen taso on järjestetty jonkin suunnan aktiviteettityypin mukaan. Nämä ovat organisaatioprosessien päätyypit. Yksinkertaistettuna se näyttää kaaviosta.

Työnhallinta

Organisaatioiden työn yhteensovittaminen mahdollistaa työntekijöiden ohjauksen ja ohjaamisen oikeaan suuntaan edellisissä vaiheissa. Tällä varmistetaan, että työt tehdään oikein, ajallaan ja suunnitelman mukaisesti. Koordinointi voidaan tehdä komentoketjun kautta. On myös toinen tyyppi - pystysuora. Tässä ohjaus on jaettu erillisiin linkkeihin, jotka kohoavat toistensa yläpuolelle.

Esimerkiksi johtaja hallitsee tavallisia työntekijöitä. Ja hänen työtään valvoo ylempi johto. Mitä enemmän määräätyöntekijöitä, sitä vähemmän esimiehiä tarvitaan, jolloin tieto pääsee johdolle nopeammin. Mutta kun työntekijöitä on vähemmän, presidentin on käsiteltävä enemmän työpaikkakonflikteja.

On toinenkin koordinointimenetelmä - markkinat, tehokkain ja vahvin. Markkinat ovat hyvä esimerkki keskinäisestä avunannosta vertikaalisessa koordinaatiossa. Se ei vaadi suurempaa keskitettyä johtajuutta, markkinat ovat voimakkaimmat tuottajalle ja kuluttajalle. Joillekin yrityksille markkinat ovat kannattavin koordinointimenetelmä.

Miten tämäntyyppinen työ eroaa muista?

Organisaation kehittäminen on toimintaa, jonka pitäisi virtaviivaistaa yritysten tuotanto- ja johtamisprosesseja. Hänen konseptinsa syntyi psykologian ja sosiologian perusteille, joiden oli tarkoitus ratkaista syntyneet ristiriidat käytännössä. Tämän termin esitteli Robert Blake vuosina 1946-1949. ESSO Corporationissa (tällä hetkellä Exxon).

Pääasiallinen ero tämän prosessin ja muun työntekijöiden kanssa tehtävän työn välillä on se, että organisaatiota tarkastellaan kokonaisuutena ja kaikki vuorovaikutuksessa olevat elementit. Systemaattinen lähestymistapa koostuu toiminnallisten, rakenteellisten, teknisten ja henkilökohtaisten suhteiden huomioimisesta organisaation sisällä. Myös tämäntyyppisten töiden ohjelmat koostuvat toiminnan ja siihen liittyvien ongelmien analysoinnista.

Tällaisten ratkaisujen tarkoituksena on lisätä tuotannon tehokkuutta. Organisaation kehittämisen käsite luotiin, jotta yritys voisikehittynyt aktiivisesti ja tasaisesti. Siksi sen nimessä on sana "kehitys". Ja kasvu ei tapahdu "shokkien" tai "impulssien" kustannuksella, vaan sisäisten resurssien kustannuksella. Mikä on ensimmäinen asia, jonka organisaation kehittämisen ammattilaiset yrittävät saavuttaa?

Ensinnäkin käytettyjen resurssien ja myytyjen tuotteiden välinen tasapaino sekä näiden tuotteiden takaisinmaksu. Samoin yrityksen kehittäminen, kasvu ja tiimin yhteenkuuluvuus organisaatiossa. Näiden asiantuntijoiden työn tulokset ovat seuraavat:

• tiimin tai henkilökunnan valmius paikallisiin tai globaaleihin muutoksiin;
• työntekijöiden positiivinen asenne toisiinsa sekä keskinäisen avun kehittäminen;
• yrityksen organisaatio- ja toiminnallisten rakenteiden optimointi;
• yleisen työtyytyväisyyden saavuttaminen koko yrityksessä.

Tällaisen asiantuntijan työ on hyvin monimutkaista ja, kuten edellä mainittiin, perustuu psykologiaan ja sosiologiaan. Lisäksi johtajat näkevät näiden ihmisten työn jälkeen parantuneen tuotteiden laadun, parantuneen tuottavuuden, vahvistavan organisaation asemaa markkinoilla, vähentävän henkilöstön menetyksiä, kasvavat tuloja jne.

Päävaiheet, jotka organisaation kasvun asiantuntijat käyvät läpi

Organisaation kasvu on jatkuva prosessi, joka jakautuu useisiin vaiheisiin.

• Ensimmäisessä vaiheessa asiantuntija ja johto ymmärtävät, että yritystä on tarpeen muuttaa erilaisissa rakenteissa. Tämä oivallus voi tulla niissähetkiä, jolloin työntekijät huomaavat komplikaatioita yrityksen työssä. On myös tärkeää, että kaikki haluavat vaihtaa yritystä.
• Toisessa vaiheessa, kun tietoisuus ja halu ratkaista ongelmia ja muuttaa yritystä paremmaksi ilmaantuu, asiantuntija aloittaa työnsä. Joitakin ongelmia ollaan ratkaisemassa, nimittäin työsuhdejärjestelmää luodaan organisaatiomuutosten toteuttamiseksi.
• Kolmannessa vaiheessa, kun asiantuntija on soluttautunut yritykseen, hän alkaa kerätä tietoja hänestä. Tämä on erittäin tärkeä toiminta, ja se suoritetaan tiukasti asiantuntijan erityistekniikan mukaisesti. Vaikka yrityksellä on runsaasti tietoa, se ei välttämättä aina pysty paikantamaan selkeitä organisaatioongelmia.
• Neljännessä vaiheessa, kun tarpeeksi tietoa on kerätty, se on analysoitava ja tutkittava. Tätä vaihetta voidaan kutsua myös diagnostiseksi. Asiantuntijan on tehtävä "diagnoosi" ja aloitettava "hoito" sekä toteutettava organisaatiomuutokset.
• Viidennessä vaiheessa asiantuntija ymmärtää kaikki ongelmat, hänen on laadittava suunnitelma niiden poistamiseksi ja välttämiseksi. Tässä suhteessa hän käyttää erityisiä tekniikoitaan. Kun suunnitelma on laadittu, se on toteutettava. Asiantuntijan tulee valvoa suunnitelman toteutusta.
• Kuudes vaihe, se on viimeinen. Kun organisaatio on muuttunut parempaan suuntaan, asiantuntijan tarve katoaa. Joskus on tapauksia, jolloin yrityksen riippuvuus asiantuntijasta tulee liian suureksi, se ei voi toimia ilman häntä. Nämä ongelmat ovat myösasiantuntija ratkaisee.

Organisaatiokasvun tärkeys

Kehittyvässä tai konkurssin partaalla olevassa yrityksessä sinun on tutustuttava tähän konseptiin. Ja on toivottavaa palkata asiantuntija. Hänen työnsä tulee maksamaan rahaa, mutta muutokset, joita hän tekee yritykseen, ovat korvaamattomia.