Matkakorvausten maksaminen: mitä sinun tulee tietää siitä?

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Matkakulujen maksaminen ei ole vain mahdollisuus matkustaa yrityksen kustannuksella, vaan myös vastuu, joka asettaa useita rajoituksia työntekijän liikkumisvapaudelle. Jotkut uskovat, että ilmainen matkustus ja minimityö on tavoite, kun työnantaja antaa vastuuta kaupungin tai maan ulkopuolisista tehtävistä. Kuinka siistiä: voit rentoutua ja kyllästyä konferensseissa. Kaikki ei kuitenkaan ole sitä miltä ensi silmäyksellä näytti.

Mitä voidaan pitää työmatkana?

Venäjän federaation työlain 167 pykälän mukaan työmatka on työnantajan kustannuksella määräaikainen matka virkatehtävien suorittamiseksi toimiston "seinien" ulkopuolella. Edellytyksenä on maan rajan ylitys, eli matkustaminen toiseen kaupunkiin ei ole työmatka. Tässä tapauksessa lähtö- ja saapumispäivät huomioidaan pakollisina tähän matka-aikaan. Työntekijä jäätoimistossa, mutta lähettävä yritys ei ole määrittänyt työaikataulua maan ulkopuolella.

Työmatkaksi voidaan poikkeustapauksissa pitää myös matkoja, jotka edellyttävät matkaa naapurikaupunkiin. Tämä sääntö koskee niitä tehtäviä, joihin ei liity jatkuvaa tarvetta ylittää raja, esimerkiksi taksinkuljettaja. Hän voi matkustaa pois kaupungista joka päivä, mutta siellä vietettyä aikaa ei pidetä työmatkana. Tilanne on erilainen virkamiehillä, jotka työskentelevät toimistoissa, ja joskus heidän täytyy matkustaa toiseen kaupunkiin parantamaan taitojaan ja osallistumaan kursseille. Kaikista kustannuksista vastaa työnantaja, koska se kuuluu hänen toimiv altaansa, ja työntekijän oikeus kieltäytyä kokeista ja opiskelusta säilyy.

Lisämatkustuserot

Ulkomaan matkustamiseen liittyy joitain poikkeuksia sääntöihin. Ne liittyvät pääasiassa aikaan ja aikakustannuksiin. Oletetaan, että työntekijä lähetetään toiseen maahan, jossa hänen täytyy jäädä viikoksi, jotta ehtii käydä näyttelyssä tai tutustua toimittajan uusiin tuotteisiin. Lento viivästyy ja työntekijä joutuu jäämään toiseen maahan omilla rahoillaan:

• Maksa hotellihuoneesta.
• Syö.
• Käytä kuljetusta maan/kaupungin sisällä.
• Tarvittavat tarvikkeet hoitoon ja hygieniaan.

Kaikki kulut on tuettava shekeillä ja kuiteilla, jotta myöhemmin, töihin palattuaan, voidaan vahvistaa materiaalista tukeamaksun palautus. Jos puhumme matkasta toiseen kaupunkiin, niin matkakorvaus maksetaan vain osittain - kuljetukset ja ruoka.

Mistä yritys tarkalleen ottaen maksaa?

Yhtiö vastaa kaikista yhden tai työntekijäryhmän matkakuluista. Hinta ei sisällä vain matkaa, majoitusta, lippuja ja vierailuja tiettyihin museoihin tai näyttelyihin. Matkakorvaus sisältää myös pakolliset maksut:

• Sairausvakuutus.
• Henkilövakuutus.
• Maksu matkatavaroista ja sen vakuutuksista.
• Ilmoitus vaaditusta summasta.
• Autonvuokrauksen vakuutusmaksut (jos työntekijällä ei ole henkilö- tai yritysajoneuvoja).

Viikonloput huomioidaan myös, sillä henkilön on pakko olla työsuhteessa työajan ulkopuolella poistumiskäskyn yhteydessä. Viikonlopputyömatkojen maksu lasketaan erikseen ja esitetään tilinpäätöksessä kerta- tai päiväkuluina. Tämä on välttämätöntä, jotta henkilö voi syödä jotain ja liikkua. Loput ylijäämästä (teattereissa, museoissa, kahviloissa, ravintoloissa, ostoksilla käyminen) työntekijä huolehtii itse.

Matkakorvauksen maksumenettely: milloin rahat myönnetään ja palautetaan?

Ensinnäkin tulee antaa määräys työntekijälle, joka on esimiesten mielestä pätevä ulkomailla ratkaistavissa asioissa. Näiden on oltava virkamiehiä, jotka täyttävät tietyt velvollisuudet ja täyttävät tehtävän valintakriteerit. Toisin sanoen, jos työntekijä ei tunne ulkomaalaistakielestä, viranomainen on velvollinen maksamaan hänelle tulkin, mikäli se on tarpeen kutsuvan yrityksen kanssa neuvottelua varten. Tarkasteltuaan tilauksen työntekijä allekirjoittaa sen ja saa ennakkomaksun lippujen tilaamisesta ja hotellin vuokrauksesta viimeistään 24 tuntia ennen lähtöä.

Tärkeää! Ennakkomaksun tulee olla 50 % matkalle varatusta summasta. Sen on katettava kaikki ulkomailla oleskelusta aiheutuvat kulut. Päivittäisten matkakulujen maksaminen ei koske matkapuhelinliikennettä ja mobiili-internet-liikennettä.

Jäljellä oleva puolet summasta käytetään jäljellä olevien kulujen laskemiseen, joita pidetään ennakoimattomina tai ylimääräisinä. Työntekijä toimittaa heille shekit, ja vasta kotiin saapuessaan hän voi luottaa tappioiden korvaukseen. Tarjottiin esimerkiksi kuljettaja, joka huolehtii kuljetuksesta. Hänelle myönnetään erillinen matkakorvaus koneen korjaukseen, osien vaihtoon, tarvikkeiden vaihtoon ja tankkaukseen. Toinen työntekijä ei voi hakea korvausta kuljetuskustannuksista, sillä kuljetus ja henkilökohtainen kuljettaja tarjotaan.

Toinen tapaus, jos liput tilattiin, mutta lento myöhästyi. Työntekijälle soitettiin kiireesti takaisin, ja hänen oli ostettava bussiliput omilla rahoillaan. Sitten kulut korvataan. Kun rahaa ei ole ollenkaan, yritys lähettää sen vastaanottajan tilille nopeimmalla ja kätevimmällä tavalla.

Milloin siitä on hyötyä matkustajalle?

Työmatkustaminen ei aina liity henkilökohtaisiin kuluihin. Ontapaukset, joissa lähettävä osapuoli korvaa ruokakulut ja työntekijä jää "miinalle". Tämä koskee hetkiä, jolloin isäntäosapuoli maksaa kaikki ruokakulut hotellin sisällä, jossa henkilö oleskelee, tai ne kulutetaan henkilökohtaisista rahoista (vieras saapuu taloon/asuntoon). Samalla 50 % kansalaisen ruoasta maksetuista kustannuksista palautetaan hänelle ilman, että tarvitsee esittää kuitteja ravintoloiden ja kahviloiden ruoan tai valmisruoan ostosta.

Tästä säädetään laissa ja johtuu siitä, että henkilöllä on oikeus kieltäytyä terveydellisistä syistä hänelle ei-toivotusta ruoasta. Siksi hän voi ostaa jotain maun ja tarpeiden mukaan, mutta matkapäivistä maksetaan lain määräämällä tavalla. Joskus kulut voidaan korvata työntekijän ja pomon yhteisellä sopimuksella.

Matkakorvausten maksaminen: matkat ja viestintä viikonloppuisin

Jos henkilö pakotetaan viikonloppuisin tekemään työtehtäviä, esimerkiksi solmimaan sopimuksia tai allekirjoittamaan niitä, matkaviestinnästä on maksettava. Tällaiset odottamattomat, mutta odotettavissa olevat kulut voidaan korvata osittain tai kokonaan yhteisellä sopimuksella. Käytännössä käy usein niin, että ulkomaan työmatkalla voi olla eri aikavyöhykkeen lisäksi myös viikonpäiviä tai vuodenaikoja.

1. Jos työntekijä lähetettiin Yhdysv altoihin, jossa sunnuntai lasketaan työpäiväksi, niin päivän kulut korvataan 100 %. Ei kuitenkaanluottamus tulee laiminlyödä, koska tämä on myös todistettava.
2. Jos matkustaja on matkalla Etelä-Afrikkaan, huomioidaan myös kausivaihtelu ja vuodenaikojen vaihtelu. Esimerkiksi "talvesta kevääseen" lentäminen talvivaatteiden matkalaukkujen kanssa on lisäkuorma vaihdettavia alusvaatteita lämpimään vuodenaikaan. Matkatavarasäilytyksen maksu jaetaan puoleen, jos osapuolet sopivat: työntekijä ei ota paljon tavaraa - esimies maksaa, ylimäärä on työntekijän syyn vuoksi - sen hinta.

Sama asia tapahtuu muissa tapauksissa, kun on erimielisyyksiä ja kiistanalaisia kustannuksia koskevia kysymyksiä. Joskus matkapäivien maksaminen merkitsee sen poikkeuksellista tapahtumista yrityksen tuottamuksesta, mutta tämä tosiasia on myös todistettava työntekijälle. On tärkeää ottaa huomioon myös muut olosuhteet, jotka vaikuttavat velvoitteiden erottamiseen.

Palkat

Pitääkö pomon maksaa palkkaa työntekijän ollessa ulkomailla? Tämä on kiistanalainen kysymys, koska työntekijä suorittaa jo toimintaansa ja saa vähennyksiä. Toisa alta hän viettää vapaa-aikaa, jonka hän voisi viettää perheen kanssa tai lomalla töistä. Ja sen sijaan hänet pakotetaan työskentelemään viikonloppuisin, mutta vain matkan vähennysten kustannuksella.

Koska viikonlopun matkakorvaus on vain osittainen, sinun tulee maksaa työntekijän työtunnit arvioiden hänen panoksensa yrityksen kehitykseen allekirjoitetun työsopimuksen mukaisella perushinnalla. Palkka ei saa vaikuttaa lisämatkoihin, jos se on yrityksen edun mukaista, jahenkilö on velvollinen täyttämään v altansa. Mutta motiivina voi olla peilitilanne, jolloin työmatkalla tehdyt ylityöt voivat vaikuttaa kertakorvauksen suuruuteen. Tämä tarkoittaa, että pykälän 1 momentin mukainen päiväraha. Venäjän federaation työlain 168 §, lisätään palkkaan.

Mikä vaikuttaa päivärahaan eri organisaatiorakenteissa?

Päiväpäivärahan maksaminen ei riipu henkilön maasta ja asuinpaikasta. Korkeimman oikeuden 26.4.2015 päätöksen nro CAS 05-151 mukaan päivärahat katetaan kokonaisuudessaan lähtöön asti. Jos ne ylittyvät, johdon on korvattava ne. Nämä ovat "taskukuluja", jotka ovat välttämättömiä vakituisen työpaikan ulkopuolella työaikojen tai virkatehtäviin liittyvien töiden suorittamiseen. On syytä huomata, että rahat maksetaan yleisestä budjetista, joka muodostaa v altion rahaston.

Jos työntekijä kuuluu budjettiorganisaatioon, sillä on erillinen rahasto, josta tulee rahaa tällaisiin kuluihin. Puhumme sisäasiainministeriöstä - tämän organisaation sosiaaliset ja lääketieteelliset puolet ovat täysin v altion vastuulla, eikä sillä ole mitään tekemistä vakuutusrahastojen kanssa ja kansalaisista, jotka työskentelevät v altiosta riippumattomissa tehtävissä.

Tässä budjettilaitosten matkakulujen maksaminen riippuu täysin v altion hallinnosta ja yksiköiden tarjonnasta. Asepalveluksen os alta vähennykset ovat jonkin verran suuremmat kuin ei-v altiollisissa rakenteissa tai yksityisissä liikeyrityksissä.”Koska velvollisuus ja tehtävä työntekijälle on maan tehtävä, niin sitten kulutmaa maksaa.”

Matkaverot

Tällä raportointikaudella sovelletaan seuraavaa lakia: organisaatioille ei ole vähimmäis- ja enimmäisrajoja, eli jokainen yritys voi asettaa oman maksurajan tarjotakseen työntekijälle työpaikan ulkopuolisen päivän. Jos hän kuitenkin lähtee muutamaksi tunniksi, päiväraha maksetaan täysimääräisenä, koska kyseessä ei ole etu, vaan kustannusten kattaminen.

Pienet yritykset yrittävät rajoittua 700 ruplan päivärahaan, koska summaa ei veroteta pykälän 3 momentin mukaisesti. Venäjän federaation verolain 217. Henkilön tulovero on pidätettävä määrästä, joka muodostaa vahvistetun vähimmäismäärän ylittävän eron.

Tärkeää! Jos työntekijä lähetetään ulkomaille, verovapaa raja on 2500 ruplaa. Budjettilaitoksessa matkakulujen maksaminen tapahtuu täsmälleen samalla tavalla.

Esimerkki päivittäisten maksujen vähennysten laskemisesta

Oletetaan, että herra Petrov oli työmatkalla 5 päiväksi, josta 2 päivää osui viikonloppuun. Hän on oikeutettu 1000 ruplaan jokaisesta toisessa kaupungissa vietetystä päivästä viranomaisten päätöksen mukaisesti. Näistä 5 000 ruplasta summaa, joka on 5700=3 500 ruplaa, ei veroteta. Loput puolitoista tuhatta ovat verotuksen ja vakuutusmaksujen alaisia.

Kun matkustaa ulkomaille samat 5 päivää, henkilö saa 3 000 ruplaa päivässä. 15 000 ruplasta jää jäljelle 2 500 ruplaa, josta on maksettava tulovero jamaksut. Tässä tapauksessa shekkejä ja kuitteja ei vaadita missään tapauksessa.

Mitä asiakirjoja tulee esittää?

Heti kannattaa aloittaa kuljetuksista - jos matkustat omalla autolla, kirjanpito antaa rahtikirjan, jossa polttoaineen ja muiden kulutushyödykkeiden maksusta maksetaan shekit ja kuitit. Lento-, juna- ja linja-autoliput tulee säilyttää kotiin palaamiseen asti. Myös passista, jossa on rajanylitysmerkit, tulee ottaa valokopio rahtikirjaan liitettäväksi. Maan sisäisillä kaupunkimatkoilla sinun on laadittava toimeksiantoraportit - tämä on lomake, joka kuvastaa palveluvelvoitteiden luetteloa.

Jos työntekijä on varannut hotellin henkilökohtaisesti, sinun tulee selvittää etukäteen, onko heillä lomake nro 3-G vieraille annettavaa varten. Muuten majoitus tapahtuu työntekijän kustannuksella, koska tällaiset organisaatiot eivät tarvitse KKM:ää. Kun lähetät muistion (budjettijärjestöille), sinun tulee liittää lisäksi liput, joissa on lähtö- ja saapumispäivä. Viikonloppuisin matkakorvaukset voidaan pakottaa, jos laaditaan paikallinen laki ja allekirjoitetaan T-9-lomakkeella oleva määräys. Nämä asiakirjat ovat ensisijaisia kirjanpitäjiä ohjaaviin lakeihin nähden. Ne on ensin otettava huomioon, jotta matkakorvauksia ei makseta liikaa.

Pääasiallinen ero budjettiyritysten ja yksityisten yritysten välillä on pakollinen työntekijä, joka on "syyllisesti" maan ulkopuolella. On tärkeää tehdä kaikki, jotta työntekijä voi ajoissa ja huolellisestisuorittaa kaikki yrityksen tehtävät. Yksityiset yritykset ovat harvoin kiinnostuneita tällaisista maksuista, koska aina on täytettävä lisäasiakirjoja ja vähennettävä verot. Siksi tarkista etukäteen kaikki, mikä myönnetään ja allekirjoitetaan sinun nimelläsi. Ota myös selvää, mitkä kaupungin tai maan ulkopuoliset organisaatiot myöntävät asiaankuuluvat asiakirjat. Joskus on melko vaikeaa saada lippua julkisessa liikenteessä todistamaan virkamatkan tosiasia.