Kirjanpitäjän avuksi: raporttien toimittaminen sähköisessä muodossa

2024 Kirjoittaja: Howard Calhoun | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:26

Raportointikauden taakan keventämiseksi veroviranomaiset suosittelevat vahvasti siirtymistä sähköiseen ilmoitusten tekemiseen. Tämä menetelmä säästää merkittävästi veronmaksajien aikaa ja yksinkertaistaa huomattavasti tarvittavien maksujen ja maksujen yhteensovittamista.

Sähköisellä raportoinnilla on useita etuja

Sähköisten viestintäkanavien kautta lähetetyllä raportoinnilla on useita etuja paperiasiakirjoihin verrattuna. Huolimatta siitä, että erikoisoperaattorin palveluista joutuu maksamaan kuukausittain tietty summa rahaa, sähköinen raportointi on yritykselle hyödyllistä.

Ensinnäkin, jos sähköistä asiakirjaa ei tarvitse monistaa paperille, paperitavara- ja raportointiarkistointikustannukset pienenevät. Lähetetyt raportit tallennetaan myös sähköisessä muodossa ja tarvittaessa tulostetaan ohjelmasta. Toiseksi postikulut pienenevät, eikä kuriiripalveluja tarvita. Kaikki nämä kustannuserät ovat tärkeä osa tavaran kustannuksia taiyrityksen tarjoamat palvelut.

Jos lähetät ilmoituksen erikoisohjelman kautta, jokaista lukua ei tarvitse tarkistaa huolellisesti. Jos digitaalisten suhteiden välillä havaitaan poikkeama, ohjelma itse kertoo, mistä etsiä virhettä.

Verovirastolle sähköisessä muodossa olevat ilmoitukset toimitetaan aina voimassa olevilla lomakkeilla, koska kaikki lainsäädännön muutokset ladataan jatkuvasti ohjelmaan. Ladattaessa vanhaa lomaketta järjestelmä ilmoittaa muotovirheestä.

Sähköisen asiakirjahallinnan lisäominaisuudet

Yhteys sähköiseen asiakirjahallintaan antaa yrityksille useita etuja, jotka ovat erittäin hyödyllisiä heidän työssään. Järjestelmän käyttäjillä on mahdollisuus saada otteita oikeushenkilörekisteristä, tilata todistuksia velattomuudesta ja tehdä työpöytätarkastus etänä. Raporttien toimittaminen sähköisessä muodossa säästää merkittävästi kirjanpitäjän työaikaa ja auttaa sinua olemaan tietoinen kaikista asiakirjojen vastaanottamiseen ja maksuihin liittyvistä muutoksista.

Kaikki lähetetyt raportit on lajiteltu lähetyspäivän ja kalenterijakson mukaan. Ohjelma tallentaa myös kaiken rahastoilta ja viranomaisilta tulleen liikekirjeen. Sähköisten tietojen suojaamiseksi ohjelma varmuuskopioi ja palauttaa kadonneet tiedot, jos se epäonnistuu.

Mikä tekee sähköisestä raportoinnista houkuttelevan?

Sähköisen asiakirjanhallinnan helpottamiseksi ja uusien asiakkaiden houkuttelemiseksi, erikoistunutoperaattorit tarjoavat palvelua, kuten tekstiviesti-hälytysten lähettämisen viesteistä tai lähetettyjen raporttien tilan muutoksista. Lisäksi suurilla kirjanpitoosastoilla työskentelyn optimoimiseksi ohjelmasta on asennettu usean käyttäjän versio, jossa on mahdollisuus lähettää useita raportteja samanaikaisesti.

Omistusmuodosta ja kirjanpidon tyypistä riippumatta käyttäjät voivat tehdä muodottomia pyyntöjä rahastoille ja verovirastolle. Vastaanotettujen asiakirjojen käsittelyä koskevien määräysten mukaan verovelvolliselle on lähetettävä vastaus asiakirjan vastaanottamisesta ja sen toimittamisesta toimeenpanevalle osastolle.

Kuinka tulla sähköisen dokumentinhallinnan käyttäjäksi?

Sähköisen asiakirjahallinnan jäseneksi liittyminen edellyttää sopimuksen tekemistä veroviraston kanssa. Asiakirjassa kuvataan yksityiskohtaisesti tiedonsiirron ehdot, riitojenratkaisumenettely. Tämän jälkeen yritys valitsee erikoistuneen operaattorin, joka suorittaa tiedonsiirron.

Viestintäkanavien kautta välitetyt raportit tulee allekirjoittaa sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella, jonka voi hankkia varmennekeskuksesta. Tällaisen avaimen avulla voit tunnistaa saapuvat asiakirjat tarkasti. EDS:llä on tietty voimassaoloaika, jonka jälkeen avainta päivitetään ja jatketaan etänä, raporttien lähettäminen sähköisessä muodossa jatkuu. Tämä toimenpide keksittiin turvallisuustarkoituksiin ja tietojen suojaamiseen.

Koosta ja koosta riippuenyrityksen tarpeiden mukaan voit valita sopivimman palvelukokonaisuuden. Jos yritys toimittaa vain neljännesvuosittaisen ja vuosikertomuksen, ei ole tarvetta ostaa koko palveluvalikoimaa, joka mahdollistaa asiakirjojen kuukausittaisen toimittamisen. Veronmaksajalla on myös mahdollisuus käyttää raporttien toimittamiseen osallistuvan kolmannen osapuolen palveluita. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse tehdä sopimusta operaattorin kanssa ja ostaa tietokoneohjelmaa.

Saat lisätietoja valvontaviranomaisten virallisilla verkkosivuilla ja lue yksityiskohtaiset ohjeet ja suositukset sieltä. Voit esimerkiksi toimittaa raportin FSS:lle sähköisessä muodossa täysin veloituksetta vastaanottamalla henkilökohtaisen EDS:n.

Nollaraportoinnin toimittaminen sähköisessä muodossa

Nollaraportointi on toimitettava yhteisesti pääasiakirjojen kanssa. Huolimatta siitä, että asiakirjoissa ei ole kertymiä, organisaatiolle määrätään sakko tällaisten asiakirjojen toimittamatta jättämisestä. Raporttien toimittaminen sähköisessä muodossa helpottaa huomattavasti kirjanpitäjän työtä ja säästää aikaa. Lisäksi tämä menetelmä kurittaa veronmaksajaa ja auttaa välttämään seuraamuksia. Tämä on erityisen tärkeää yrityksen toiminnan alussa.

Eläkesäätiöön ilmoittaminen kahdessa minuutissa on totta

Eläkesäätiölle toimitettava tilinpäätös on tärkein, koska esitettyjen tietojen perusteella rahasto saa tietoa tulevien eläkkeiden laskentaa varten. Raportti rahanpesun selvittelykeskukselle sähköisessä muodossa toimitetaan asiantuntijan kauttateleoperaattori ja allekirjoitettu digitaalisella allekirjoituksella. Lähetetty laskelma hyväksytään alustavasti tarkistettavaksi, ja virheen sattuessa rahasto ilmoittaa asiasta veronmaksajalle. Tällainen viestintä auttaa käyttämään työaikaa järkevästi ja korjaamaan epätarkkuudet ajoissa.

Vuosikertomus on melko rankkaa aikaa jokaiselle kirjanpitäjälle. Sähköisten asiakirjojen toimittamisen mahdollisuuden myötä kaikki on yksinkertaistunut huomattavasti. Tämän palvelun käyttäjien määrä kasvaa joka vuosi, joten yritysten, jotka eivät vielä ole liittyneet sähköiseen asiakirjahallintaan, kannattaa kiirehtiä.